Zijn uw medewerkers te veel afgeleid om hun werk gedaan te krijgen? Veel werknemers zeggen dat ze productiever zijn wanneer ze thuis werken dan wanneer ze op kantoor zijn. Als de jouwe er zo over denkt, kan daar een goede reden voor zijn.

Een recent onderzoek van Oxford Economics onderzocht de moderne werkplek en ontdekte dat, hoewel werknemers willen om productief te zijn op het werk, staan ​​open kantoren, constante geleidbaarheid en technologische problemen in de weg.

Op de vraag welke eigenschappen het belangrijkst zijn in de werkomgeving, stond het kunnen concentreren op het werk zonder onderbrekingen op nummer één. Werknemers vinden het zelfs belangrijker dat ze zich kunnen concentreren dan een eigen kantoor, gesubsidieerde kinderopvang of gratis eten op het werk. Met andere woorden, zoals de enquête stelt, gaat het niet om 'zitzakken en gratis burrito's'.

Wat belemmert de productiviteit? De studie vond drie belangrijke elementen:

Geluidsniveau

Open kantoortuinen passen goed bij de hedendaagse nadruk op samenwerken, en kunnen samenwerken is iets dat werknemers waarderen. Open ruimtes kunnen echter luidruchtig zijn, vooral als werknemers dicht op elkaar staan, zoals dat kan zijn als een klein bedrijf ruimte probeert te besparen. Naast het afleiden van werknemers, kan lawaai het telefoneren met klanten of cliënten bemoeilijken omdat mensen aan beide kanten van het gesprek moeilijk verstaanbaar zijn. Het wegfilteren van achtergrondgeluid is mentaal vermoeiend en ondermijnt de productiviteit van werknemers. Enigszins verrassend zijn millennial-medewerkers vaker dan andere leeftijdsgroepen om afgeleid te worden door lawaai, en vinden ze dit vervelender dan andere demografische groepen.

Oplossing: Neem maatregelen om ruis te minimaliseren. Door harde vloeren te bekleden of vloerkleden neer te leggen, wordt geluid geabsorbeerd, net als raambekleding, planten, geluidsabsorberende plafondtegels en zelfs wanddecoratie. Kortom, hoe meer harde oppervlakken op uw locatie, hoe luidruchtiger het zal zijn; het toevoegen van zachtere elementen zal het geluidsniveau verlagen. Zorg ook voor stille ruimtes waar medewerkers kunnen vergaderen zonder anderen te storen. Werknemers die constant aan de telefoon moeten zijn, zoals verkopers of medewerkers van de klantenservice, moeten geconcentreerd zijn in een ruimte weg van anderen die rust nodig hebben. Ruisonderdrukkende hoofdtelefoons, apparaten met witte ruis of smartphone-apps, en zelfs oordopjes kunnen ook helpen.

Technische hulpmiddelen

Hoewel technologie ons werk in sommige opzichten een stuk eenvoudiger heeft gemaakt, blijkt uit het onderzoek dat er nog een lange weg te gaan is. Slechts 38 procent van de werknemers in de enquête zegt over alle tools te beschikken die ze nodig hebben om hun werk te doen, en slechts 36 procent zegt dat de apparaten die ze gebruiken wanneer ze niet op kantoor zijn, naadloos samenwerken met technologie op de werkplek. Dit verhoogt de frustratie over afleiding:werknemers proberen misschien hun werk gedaan te krijgen in een coffeeshop of thuis omdat het kantoor te lawaaierig is, maar merken dat ze niet over de middelen beschikken om ergens anders effectief te werken.

Oplossing: Zorg ervoor dat uw medewerkers over de juiste technische hulpmiddelen beschikken om hun werk te doen, waar ze ook zijn. Als uw medewerkers bijvoorbeeld op afstand werken of vaak op zakenreis zijn, voorzie ze dan van technologie om onderweg te gebruiken. Als werknemers liever hun eigen apparaten gebruiken, zoals velen doen, probeer dan apps te vinden die werken met meerdere platforms of met de platforms die de meeste werknemers gebruiken. Dit helpt ervoor te zorgen dat de apparaten die uw team op kantoor, thuis en onderweg gebruikt allemaal soepel integreren, wat een hogere productiviteit betekent.

Constante connectiviteit

Constante verbinding via apparaten en technologie is een andere factor die bijdraagt ​​aan afleiding. Werknemers op een hoger niveau voelen eerder de druk om constant 'aan' te zijn.

Oplossing: Stel grenzen aan connectiviteit. Probeer echt op te staan ​​en met elkaar te praten in plaats van elke communicatie via een elektronisch apparaat te voeren. Zorg ervoor dat medewerkers weten wat er wel en niet van hen wordt verwacht op het gebied van responsiviteit. Als je niet verwacht dat je team in het weekend op je e-mails reageert, zeg het dan! Dat is misschien de enige keer dat u uw e-mails kunt doorzoeken, maar ze kunnen druk voelen om te reageren. Sommige bedrijven proberen e-mailvrije dagen of elimineren e-mails op vrijdagmiddag; anderen stellen regels, zoals geen e-mails voor 07.00 uur of na 20.00 uur. Kijk wat voor u en uw medewerkers werkt.

Waar het op neerkomt bij het verbeteren van de productiviteit door afleiding te elimineren:het draait allemaal om duidelijke communicatie met uw team over hun behoeften, uw verwachtingen en hoe de twee kunnen voldoen.

Een SCORE-mentor kan uw bedrijf helpen productiever te zijn, ongeacht met welke problemen u wordt geconfronteerd. Bezoek www.score.org om vandaag nog met een mentor te worden gekoppeld.