7 Taken voor zakelijke naleving aan het einde van het jaar die eerder eerder dan later worden uitgevoerd

Wachten tot de chaos van de feestdagen aanbreekt om de verplichte zakelijke nalevingstaken aan te pakken, maakt een toch al stressvol seizoen nog moeilijker. En het uitstellen van de indiening tot een later tijdstip kan grote problemen veroorzaken.

Het niet op tijd indienen van rapporten en formulieren kan leiden tot boetes, sancties en zelfs schorsing of ontbinding van een bedrijf. Niet bepaald een ideaal scenario om afscheid te nemen van 2021 en hallo te zeggen tegen 2022!

Gelukkig kunnen bedrijfseigenaren, met wat voorbedachte rade en planning, een sprong maken in hun eindejaarsvereisten voordat ze halsoverkop gaan in het kopen (en inpakken!) van geschenken, reizen naar familieleden en het organiseren van vakantiefeesten.

Ik zal een aantal eindejaarsvereisten met u delen waaraan veel ondernemers moeten voldoen om hun bedrijf een goede reputatie te geven. Houd er rekening mee dat niet iedereen dezelfde verantwoordelijkheden op het gebied van zakelijke naleving heeft. Ze variëren afhankelijk van het type entiteit, de branche en waar een bedrijf is gevestigd. Om die reden moeten ondernemers ervoor zorgen dat ze de specifieke regels en vereisten begrijpen die op hen van toepassing zijn. Overleg met een vertrouwde advocaat en belastingadviseur kan ervoor zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien.

1. Houd een jaarvergadering.

Bijna elke staat vereist dat bedrijven jaarlijkse aandeelhoudersvergaderingen houden en notulen van die vergaderingen opnemen. In sommige staten moeten LLC's (vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid) jaarlijkse ledenvergaderingen houden. Zelfs als dit niet vereist is door wettelijke regels, moet een LLC mogelijk nog steeds een vergadering houden volgens de voorwaarden van zijn operationele overeenkomst. Elk bedrijf dat verantwoordelijk is voor het houden van een jaarvergadering maar er in 2021 nog geen heeft gehouden, zal het binnenkort willen plannen!

2. Dien een jaarverslag in.

Veel staten eisen dat LLC's en bedrijven elk jaar een jaarverslag indienen. Sommige hebben in plaats daarvan tweejaarlijkse rapporten (om de twee jaar). En dan anderen - zoals Pennsylvania en zijn tienjaarlijkse rapporten (elke tien jaar) - volgen een ander schema. Bedrijfseigenaren moeten de regels en deadlines van hun staat onderzoeken, zodat ze deze cruciale verantwoordelijkheid voor naleving niet missen.

Niet alleen de frequentie van de rapporten varieert, maar ook de vervaldata. Sommige staten stellen deadlines die overeenkomen met de verjaardag van de oprichtings- of oprichtingsdatum van het bedrijf. Anderen hebben de rapporten nodig op hetzelfde moment als wanneer de jaarlijkse belastingaangiften moeten worden ingediend. Anderen hebben ze nodig tegen het einde van het kalenderjaar.

3. Bekijk de belastingbetalingen die tot nu toe in 2021 zijn gedaan.

Bedrijven (zoals eenmanszaken, algemene partnerschappen en LLC's met buiten beschouwing gelaten entiteiten) die het hele jaar door driemaandelijkse geschatte inkomsten en belastingbetalingen voor zelfstandigen doen, kunnen profiteren van het herzien van hun jaarlijkse inkomsten, uitgaven en belastingbetalingen. Door de wiskunde te controleren, kunnen ze bepalen of ze hun belasting voor het jaar te weinig of te veel hebben betaald. Vervolgens kunnen ze hun situatie bespreken met hun belastingadviseur of accountant om te zien of het zinvol kan zijn om hun laatste geschatte belastingbetaling van het jaar aan te passen om eventuele overschotten of tekorten te compenseren.

4. Evalueer of het type bedrijfsentiteit nog steeds het beste juridische en financiële scenario creëert.

De bedrijfsstructuur die een startup in eerste instantie kiest, blijft misschien niet de beste optie naarmate het bedrijf groeit en evolueert. Een eenmanszaak die werknemers aan zijn loonlijst heeft toegevoegd en zijn productlijnen heeft uitgebreid, kan bijvoorbeeld merken dat de bescherming van persoonlijke aansprakelijkheid en fiscale flexibiliteit van een LLC juridisch en financieel een optimale situatie zal bieden. Advocaten, accountants en belastingadviseurs kunnen ondernemers helpen te beoordelen welk type entiteit aan hun behoeften voldoet en het ideale moment te bepalen om de verandering effectief te maken.

5. Informeer de staat van fundamentele veranderingen.

Bedrijven die zijn geregistreerd als vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en bedrijven moeten officieel op de hoogte stellen van bepaalde wijzigingen die zich bij de entiteit hebben voorgedaan. In veel staten wordt het formulier dat voor de indiening wordt gebruikt ofwel 'Artikelen van wijziging' of 'Certificaat van wijziging' genoemd.

Over het algemeen omvatten wijzigingen die een wijzigingsmelding rechtvaardigen:

• Het bedrijf heeft zijn naam veranderd.
• Het bedrijf is verhuisd en heeft nu een nieuw adres.
• Een of meer leden van de LLC hebben de organisatie verlaten of er zijn nieuwe leden.
• Het bedrijf heeft toestemming gegeven om meer aandelen te verkopen.
• Het bedrijf heeft een nieuwe klasse aandelen toegevoegd.
• Er zijn wijzigingen aangebracht in wie zitting heeft in de raad van bestuur van het bedrijf.
• De entiteit is van geregistreerde agent veranderd.
• Het bedrijf heeft bepalingen van de oorspronkelijke organisatiedocumenten toegevoegd, gewijzigd of verwijderd, bijvoorbeeld de statuten (LLC) of de statuten (corporation).

Bedrijfseigenaren moeten wijzigingsartikelen indienen om dergelijke wijzigingen zo snel mogelijk in het jaar waarin ze zich hebben voorgedaan te melden, zodat de staat over nauwkeurige informatie over hun bedrijf beschikt. Het hebben van actuele gegevens die bij de staat zijn ingediend, helpt ervoor te zorgen dat een entiteit een goede reputatie behoudt en de bedrijfssluier handhaaft die de persoonlijke activa van de eigenaren beschermt tegen juridische en financiële claims tegen het bedrijf.

6. Registreer voor Loonheffingen.

Ondernemers die van plan zijn om in 2022 hun eerste werknemers in dienst te nemen, kunnen aan de slag door zich voor het nieuwe jaar aan te melden voor de loonheffingen. Werkgevers houden federale inkomstenbelasting in op de loonstrookjes van werknemers, dus ze hebben een EIN (Employer Identification Number) nodig als ze er nog geen van de IRS hebben gekregen. Staatsregistraties omvatten State Unemployment Insurance Tax (SUI), die kortdurende werkloosheidsuitkeringen biedt aan in aanmerking komende werknemers die werkloos zijn vanwege het verlies van hun baan of het vertrek vanwege gezondheids- of persoonlijke problemen. De meeste staten eisen ook dat bedrijven zich registreren om staatsinkomstenbelasting (SIT) in te houden op het brutoloon van hun werknemers en dit af te dragen aan de belastingdienst van de staat.

7. Een inactief bedrijf ontbinden.

Een bedrijf sluiten houdt meer in dan alleen de verkoop van producten of diensten afremmen. Ondernemers moeten een proces volgen om het bestaan ​​van de LLC of het bedrijf officieel te beëindigen door een document met de naam "Artikelen van ontbinding" of "Certificaat van beëindiging" in te dienen bij het kantoor van de minister van Buitenlandse Zaken. In sommige staten moeten algemene partnerschappen papierwerk indienen om hun staat van hun ontbinding op de hoogte te stellen.

Andere taken kunnen zijn het sluiten van de belastingrekeningen van het bedrijf en het annuleren van zakelijke licenties en vergunningen.

Als de juiste staat, federale en lokale instanties niet formeel worden geïnformeerd bij het sluiten van een bedrijf, kan dit betekenen dat de eigenaren verantwoordelijk blijven voor het indienen van de vereiste rapporten en het betalen van belastingen en andere vergoedingen, ook al hebben ze hun activiteiten gestaakt.

Rel de feestdagen goed in; Controleer nu nalevingstaken van uw lijst

Ook al lijkt het einde van het jaar nog ver weg, het komt snel dichterbij. Organiseer je en pak je resterende compliance-verantwoordelijkheden nu aan, zodat je kunt genieten van de vakantie zonder enige afleiding!