Naast de voorbereiding op de verkiezingsdag, werkvakanties en de decembervakantie, bereiden eigenaren en werknemers van kleine bedrijven zich voor op open inschrijving. Open inschrijving is een periode waarin werknemers in aanmerking komen voor bepaalde zorgverzekeringen en hun verzekering kunnen wijzigen. Open inschrijving begon op 1 november en eindigt op 15 december.
Voor veel bedrijven valt de periode samen met de inschrijvingsperiode van andere door de werkgever gesponsorde voordelen. Voor veel kleine bedrijven is het open inschrijvingsproces vol moeilijkheden, waaronder het communiceren van uitkeringsplannen aan werknemers en het voldoen aan federale regelgeving, die van jaar tot jaar kan veranderen, om er maar een paar te noemen.
Terwijl u zich voorbereidt op open inschrijving, volgt hier een samenvatting van de regels voor 2020, zodat u uw bedrijf aan de regels kunt houden en vragen kunt beantwoorden die uw werknemers waarschijnlijk zullen hebben.
Judy Kamens, compliance-specialist bij Lawley Insurance, heeft een checklist opgesteld met een overzicht van eigen maxima, voordelen voor preventieve zorg en limieten voor bijdragen aan flexibele spaarrekeningen voor de gezondheidszorg. Hier leest u meer over de nalevingsproblemen waarmee kleine bedrijven dit jaar rekening moeten houden.
Gezondheidsplannen die niet in het nieuwe jaar zijn opgenomen, moeten voldoen aan de limieten voor kostendeling voor essentiële gezondheidsvoordelen (EHB).
"De jaarlijkse limiet voor het delen van de totale kosten van ingeschreven personen voor EHB voor abonnementsjaren die beginnen op of na 1 januari 2020, is $ 8.150 voor alleen-zelfdekking en $ 16.300 voor gezinsdekking", aldus Kamens.
Werknemers moeten de contante maxima van hun plannen herzien en garanderen dat ze voldoen aan de limieten van de Affordable Care Act (ACA's) voor het 2020-planjaar.
Plannen met een hoog eigen risico, ook bekend als een hoog-aftrekbaar gezondheidsplan (HDHP), moeten compatibel zijn met een gezondheidsspaarrekening (HSA). Als onderdeel van de wet moet het eigen vermogen van de plannen lager zijn dan de limiet van de ACA, zei Kamens. Voor de 2020-abonnementen is de contante maximale limiet voor HDHP's $ 6.900 voor alleen-zelfdekking en $ 13.800 voor gezinsdekking.
Een plan dat meerdere dienstverleners gebruikt om uitkeringen te beheren, moet worden bevestigd dat het “alle claims voor EHB over de dienstverleners van het plan coördineert of het contante maximum verdeelt over de categorieën van uitkeringen, met een gecombineerde limiet die niet hoger is dan de maximum voor 2020”, aldus Kamens.
Bovendien moeten "groepsgezondheidsplannen met een eigen risico voor het gezin dat hoger is dan de ACA's zelf-alleen contante maximumlimiet, een individueel eigen maximum in de gezinsdekking insluiten, zodat niemand uit eigen zak kan -of-pocket-uitgaven overschrijden $ 8.150 voor het 2020-planjaar.
Alle plannen die vallen onder preventieve zorgvoordelen die geen grootvaders zijn en die bepaalde gezondheidsdiensten moeten dekken, maar die geen vereisten voor kostendeling kunnen opleggen, zoals eigen risico, eigen bijdrage en/of co-assurantie. Voorbeelden van voordelen voor preventieve zorg zijn onder meer
Er zijn meer dan 50 verschillende preventieve zorgdiensten. Bezoek de U.S. Preventive Services Task Force voor informatie over wat ze zijn.
Een flexibele bestedingsrekening (ook bekend als een flexibele bestedingsregeling of FSA) is een soort spaarrekening waar werknemers hun geld op storten, zodat bepaalde eigen zorgkosten kunnen worden gedekt. In tegenstelling tot traditionele spaarrekeningen betalen werknemers geen belasting over dit geld. Het is niet verplicht voor werkgevers om bij te dragen aan de FSA's van werknemers, maar sommige dragen bij als een personeelsvoordeel. Het maximale bedrag dat een werkgever bijdraagt, mag de maximale limiet van de ACA voor het planjaar niet overschrijden.
Voor 2020 heeft de IRS het volgende aangekondigd:
De jaarlijkse bijdragebeperking :Voor het kalenderjaar 2020 is de jaarlijkse limiet voor inhoudingen voor een persoon met alleen-eigen dekking onder een hoog-aftrekbaar gezondheidsplan $ 3.550. Voor een persoon met gezinsdekking onder een hoog-aftrekbaar gezondheidsplan, is de limiet $ 7.100.
Het hoog-aftrekbare gezondheidsplan: Voor het kalenderjaar 2020 wordt een gezondheidsplan met een hoog eigen risico gedefinieerd als een gezondheidsplan met een jaarlijks eigen risico dat niet minder is dan $ 1.400 voor alleen-eigen dekking of $ 2.800 voor gezinsdekking en jaarlijkse contante uitgaven (aftrekbare bedragen, eigen betalingen). en andere bedragen, maar geen premies) die niet hoger zijn dan $ 6.900 voor alleen-zelfdekking of $ 13.800 voor gezinsdekking.
Werkgevers willen weten wat ze wettelijk verplicht zijn te doen als een werknemer de open inschrijving mist, en het antwoord zal je misschien verbazen:helemaal niets.
Werkgevers zijn wettelijk niet verantwoordelijk voor werknemers die de deadline voor open inschrijving missen. Natuurlijk kunnen werknemers van streek zijn, en dit kan extra stress en papierwerk opleveren voor uw administratief personeel, maar u bent wettelijk verantwoordelijk.
De behoeften van elk bedrijf zijn anders, dus het is belangrijk om rond te shoppen. Hier is wat u in gedachten moet houden bij het beoordelen van plannen voor gezondheidszorg, pensioenen en andere voordelen.
Bij het overwegen van ziektekostenverzekeringen zijn de meeste eigenaren van kleine bedrijven niet op de hoogte van al hun opties, zei Stahl. Een collectieve ziektekostenverzekering is het traditionele middel om werknemers verzekeringsvoordelen te bieden, maar individuele/familiale ziekteverzekeringsplannen kunnen werknemers in staat stellen om meer gepersonaliseerde en betaalbare dekking te krijgen op basis van hun behoeften, en de bedrijfseigenaar aanzienlijke administratieve tijd en kosten te besparen.
Door dit type abonnement aan te bieden, krijgt u ook toegang tot aanzienlijke overheidssubsidies die de dekkingskosten met gemiddeld 70% verlagen, zei Stahl. Stahl merkte op dat een zorgverzekeraar u kan helpen beoordelen of een collectieve of individuele/familieverzekering de beste structuur is voor uw bedrijf en uw werknemers.
Voor ziektekostenverzekeringen is het vooral belangrijk om rekening te houden met het totale prijskaartje. Het kiezen van een abonnement dat te duur is voor uw werknemers kan leiden tot hoge boetes, dus probeer geen kosten te besparen door te veel van de financiële lasten af te schuiven op uw werknemers.
"De grootste keuze die werkgevers hebben, is hoeveel ze willen bijdragen aan het plan en hoeveel elke werknemer gaat bijdragen", zegt Arthur Tacchino, Chief Innovation Officer van SyncStream. "Niet alleen moet de werkgever dekking bieden, maar zij [ook] moeten [dekking] aanbieden die als betaalbaar wordt beschouwd."
Zoals hierboven vermeld, is de boete voor niet-betaalbare dekking $ 3.000 per jaar per fulltime werknemer, maar "het zijn alleen fulltime werknemers die naar de beurzen gaan en gesubsidieerde dekking ontvangen", zei Tacchino.
John Neumaier, regionaal president, regio Noordoost van Arthur J. Gallagher &Co., een wereldwijd verzekeringsmakelaar en servicebedrijf voor risicobeheer, adviseerde dat voordat u een beslissing neemt, naar uw werknemers moet luisteren, zodat u hun behoeften en voorkeuren begrijpt.
"Driemaandelijkse rondetafelgesprekken over personeelsbeloningen zijn een geweldige manier om werknemers te betrekken en feedback te vragen ... aangezien de waargenomen waarde van een voordelenprogramma sterk kan variëren tussen verschillende demografische groepen binnen het personeelsbestand van een werkgever", vertelde Neumaier aan Mobby Business.
Lesley Grady, senior director bij advies- en makelaardijbedrijf NFP Corp., was het ermee eens dat werknemers zich gesterkt voelen als ze keuzes hebben, maar te veel keuzes zijn ontmoedigend en kunnen werknemers op een dwaalspoor brengen. Uw personeel heeft opties nodig, maar die opties moeten aansluiten bij de strategie en de personeelscultuur van het bedrijf, zei ze.
Het kiezen van voordeelpakketten is slechts het halve werk; uw medewerkers moeten ze ook begrijpen. Het duidelijk en eenvoudig communiceren van de plannen aan uw werknemers is de sleutel om werknemers te helpen optimaal te profiteren van hun voordelen.
John Park, vice-president strategische bedrijfsontwikkeling en chief transformation officer bij Stella Health, zei dat veel mensen het proces van het inschrijven van uitkeringen moeilijk en complex vinden. Dit geldt vooral wanneer je veranderingen introduceert, die leiden tot meer verwarring en angst, zei hij.
"Werkgevers zijn overmoedig in de communicatie over uitkeringen", zegt Park. "De meeste werkgevers communiceren slechts één keer per jaar, tijdens open inschrijving, [maar] er moet voortdurend worden gecommuniceerd over het inschrijven en het gebruik van voordelen."
Onze bronnen gaven hun advies over het bespreken van voordelen met uw werknemers.
"Begrijp de formulieren en wat u rapporteert. Een van de grootste problemen die we als bedrijf hebben gehad met werkgevers waarmee we hebben gewerkt, is dat ze de belastingformulieren zelf niet begrepen en vervolgens geen vragen van hun werknemers konden beantwoorden. Hoe beter de werkgever de naleving en [de] formulieren kan begrijpen, hoe groter de kans dat ze boetes en [tot] betere veldvragen zullen vermijden.” – Arthur Tacchino, Chief Innovation Officer, SyncStream
"Leer uw werknemers op over de terminologie van basisvoordelen – eigen risico, premie, etc. – tijdens elke open inschrijvingscyclus. Werknemers die hun arbeidsvoorwaardenpakket volledig begrijpen, zullen ze eerder waarderen.” – George Katsoudas, senior vice-president nalevingsadviseur, Arthur J. Gallagher &Co.
"Omdat werkgevers hun werknemers steeds vaker vragen om betere gebruikers van de gezondheidszorg te zijn, moeten bedrijven ze uitrusten met de informatie die nodig is om verstandige kostenbeslissingen te nemen . Een goede eerste stap is ervoor te zorgen dat werknemers weten hoe ze toegang kunnen krijgen tot de gratis transparantietools die de meeste medische maatschappijen online aanbieden. Geef werknemers een overzicht van de medische en farmaceutische kostenstijgingen om stickerschok te voorkomen.” – John Neumaier, regionaal president, regio Noordoost, Arthur J. Gallagher &Co.
“Geef mensen de combinatie van keuze en persoonlijke verantwoordelijkheid voor hun gezondheidszorg. Onderdeel hiervan is een voordeelontwerp dat financiële verantwoordelijkheid bevordert [en] hun voordelen op de meest effectieve manier gebruikt. Op de lange termijn leidt het tot betere keuzes en gedragsveranderingen die leiden tot een betere gezondheid en lagere kosten.” – John Park, vice-president strategische bedrijfsontwikkeling en chief transformation officer, Stella Health
Voor meer advies over het samenstellen van een geweldig pakket arbeidsvoorwaarden voor uw werknemers, gaat u naar deze Mobby Business-gids.
Als u uw medewerkers helpt zich voor te bereiden op open inschrijving, zijn er een paar vragen die u moet beantwoorden.
Moeten uw medewerkers zich bij open inschrijving aanmelden voor alle verzekeringen? Nee dat doen ze niet. De meest populaire soorten verzekeringen waarvoor werkgevers zich doorgaans aanmelden tijdens open inschrijving zijn onder meer een tandartsverzekering, een verzekering voor gezichtsvermogen, een kortlopende arbeidsongeschiktheidsverzekering en een langdurige arbeidsongeschiktheidsverzekering.
Wat is het verschil tussen een PPO en een HMO? De verschillen tussen plannen voor gezondheidsonderhoudsorganisatie (HMO) en voorkeursaanbiedersorganisatie (PPO) zijn onder meer de netwerkgrootte, de mogelijkheid om specialisten te zien, kosten en dekking buiten het netwerk, volgens Medical Mutual. Hoewel PPO's over het algemeen meer flexibiliteit hebben bij het zien van specialisten en grotere netwerken hebben dan HMO's, samen met enige flexibiliteit buiten het netwerk, kosten ze meer dan HMO's.
Wat gebeurt er met het geld in mijn HSA nadat ik 65 ben geworden? Al het geld dat na de leeftijd van 65 op een gezondheidsspaarrekening blijft staan, kan worden gebruikt om de eigen zorgkosten te betalen, zoals een nieuwe bril en eigen bijdragen.
Ga naar SHRM's Open Enrollment Guide om nog beter voorbereid te zijn op open inschrijving en om aanvullende veelgestelde vragen te bekijken.
Adam C. Uzialko heeft ook bijgedragen aan de rapportage en het schrijven in dit artikel. Voor een eerdere versie van dit artikel zijn enkele broninterviews afgenomen.
Wat u moet weten over lijfrentes en de SECURE Act
Wat u moet weten over open inschrijving
Wat kleine bedrijven moeten weten over de nieuwe stimulansleningen van de SBA
Wat is open inschrijving?
4 dingen die je moet weten over open inschrijving voor 2019
Wat werkgevers moeten weten over de Family and Medical Leave Act (FMLA)
Wat u moet weten over generatie Z