Als eigenaar van een klein bedrijf houdt u een boekhouding bij voor financiële planning en naleving van de wet. Sommige records bevatten vertrouwelijke informatie over uw bedrijf, klanten en werknemers.

U moet de informatie in uw boekhouding beschermen tegen schade, diefstal en natuurrampen. Probeer deze vier eenvoudige stappen om uw boekhouding te beveiligen.

Stap 1:Bewaar papieren dossiers veilig

Bewaart u uw boekhouding in oude, kapotte archiefkasten? Of stapel je ze op open planken? Geen van beide scenario's is ideaal om uw informatie veilig te houden. Kapotte opslagcontainers en open planken maken uw administratie kwetsbaar. Bescherm papieren documenten met een schone, stevige archiefcontainer die vergrendelt.

U moet uw papieren dossiers beschermen tegen waterschade. Stel dat u uw bestanden op de kelderverdieping achterlaat en dat een storm de kelder overstroomt en uw administratie verpest. Bewaar geen papieren documenten waar ze aan water kunnen worden blootgesteld.

Bescherm papieren dossiers ook tegen brandschade. Houd papier uit de buurt van elektrische ruimtes en apparatuur die warmte gebruikt (bijv. lasgereedschap). U kunt opslagcontainers en archiefkasten gebruiken die brandwerend en waterdicht zijn.

Stap 2:Kopieën maken

Kopieën dienen als back-up voor het geval uw originele gegevens verloren gaan of vernietigd worden. U kunt fysieke kopieën maken of digitale kopieën scannen. Bewaar de ene set records op een andere locatie dan de andere set. Op die manier loop je niet het risico beide sets tegelijk te verliezen.

Soms verliest u documenten voordat u een kopie kunt maken. Zoek in dat geval uit of er een manier is om een ​​kopie van de bron te krijgen. Vaak kunt u met een verzoek kopieën krijgen van uw ingediende IRS-formulieren voor kleine bedrijven. Als u een belastingaangifte mist, gebruik dan formulier 4506 om een ​​kopie aan te vragen bij de IRS.

Stap 3:Desktoprecords beschermen

Als u bepaalde soorten bedrijfsgegevens rechtstreeks op uw computer opslaat, moet u beveiligingsprogramma's op het apparaat instellen. Installeer antivirussoftware op uw computer om uw bureaubladrecords te beschermen tegen schadelijke software.

U hebt alleen toegang tot bureaubladrecords vanaf de computer waarop u de bestanden hebt opgeslagen. Als uw computer beschadigd is, kunt u uw gegevens kwijtraken. Kopieer back-uprecords op een externe schijf.

Als je een oude computer wegdoet, verwijder dan je boekhouding van het bureaublad. Verwijder niet alleen de bestanden. U moet de schijf wissen om de gegevens van de computer te verwijderen.

Stap 4:houd de boekhouding online bij

U hebt toegang tot cloud-boekhoudsoftware vanaf internet. Dat betekent dat u uw gegevens niet kwijtraakt als uw computer beschadigd raakt. U slaat uw informatie op in de cloud en u kunt er verschillende apparaten voor gebruiken.

Cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor kleine bedrijven neemt maatregelen om uw informatie te beschermen. Het versleutelt bijvoorbeeld uw gegevens op dezelfde manier als banken dat doen. Gebruik een sterk wachtwoord voor je online boekhouding en houd het verborgen voor anderen. Gebruik ook antivirussoftware om uw computer tegen een virus te beschermen.

Heeft u een gemakkelijke manier nodig om de transacties van uw bedrijf te volgen? Patriot's online bedrijfsboekhoudsoftware is gemaakt voor de kleine ondernemer. Bespaar tijd en geld met het eenvoudige cash-in, cash-out administratiesysteem. Probeer het vandaag nog gratis!