Als eigenaar van een klein bedrijf moet u dingen kopen om uw bedrijf te runnen. Veel verkopers en leveranciers sturen facturen wanneer u bij hen koopt. Het niet beheren van facturen kan leiden tot late betalingen, extra kosten en beschadigde relaties. Om zakelijke rekeningen beter te beheren, moet u stappen ondernemen om het crediteurenproces te verbeteren.

9 stappen naar verbetering van het crediteurenproces

Crediteuren zijn een moeilijk maar belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Gebruik de volgende stappen voor het crediteurenproces om te leren hoe u de crediteurenprocessen kunt verbeteren.

1. Ga papierloos wanneer mogelijk

Elektronische facturen kunnen het crediteurenproces eenvoudiger maken. U hoeft niet op de post te wachten om rekeningen te ontvangen. Bovendien kunnen papieren facturen gemakkelijk verloren gaan of beschadigd raken. Met online facturering kunt u late betalingen door verloren papieren facturen voorkomen.

Sommige leveranciers geven u de mogelijkheid om een ​​papieren of elektronische factuur te ontvangen. Moedig uw leveranciers aan om facturen te e-mailen. Geef ze de contactgegevens die ze hiervoor nodig hebben.

Zodra u een online factuur heeft ontvangen, kunt u deze importeren in uw boekhoudsoftware. U kunt ook papieren facturen scannen en uploaden naar de software, zodat al uw facturen op dezelfde plaats staan.

Stel indien mogelijk online betalingen in voor uw vaste leveranciers. U hebt informatie nodig zoals het rekeningnummer, contactgegevens en het verschuldigde bedrag. Met online facturering kunt u betalingen beheren vanaf uw telefoon of computer. U hoeft zich geen zorgen te maken over het met de hand schrijven van cheques of het kopen van portokosten.

2. Standaardiseer uw workflowproces voor crediteurenadministratie

Herhaling is de sleutel tot een efficiënt crediteurenproces. Zet een gestandaardiseerd systeem op voor het beheren van facturen vanaf het moment dat u een factuur ontvangt tot wanneer u deze betaalt.

Bewaar uw facturen op een centrale plek waar u ze gemakkelijk kunt terugvinden. Bestel de facturen op prioriteit en datum. Organiseer bijvoorbeeld rekeningen op de vervaldatums die het dichtst bij de vervaldatums liggen die het verst verwijderd zijn.

Gebruik een ouderdomsrapport voor crediteuren om de vervaldatums van facturen te beheren. Een AP-verouderingsrapport helpt u te zien welke leveranciersbetalingen hun vervaldatum hebben overschreden.

Een AP-verouderingsrapport vermeldt leveranciers aan de linkerkant. De volgende kolommen laten van links naar rechts zien hoe oud factuurbedragen zijn. Ze hebben het label "huidig", "achterstallig 1-30 dagen", "achterstallig 31-60 dagen", enzovoort. De totale bedragen voor elke rij staan ​​in de laatste kolom.

3. Herinneringen instellen

Ga proactief te werk bij het organiseren van crediteurenadministratie. Het kan gemakkelijk zijn om betalingen te vergeten en sommige facturen door de kieren te laten glippen. Door herinneringen in te stellen, kunt u rekeningen afhandelen voordat de vervaldatum is verstreken.

Herinneringen helpen u te anticiperen op uitgaven. Gebruik een kalender om vervaldatums van facturen te beheren en waarschuwingen in te stellen die u automatisch laten weten wanneer een vervaldatum nadert.

4. Archiveer uw gegevens

Een van de best practices in het procesbeheer van crediteurenadministratie is het bijhouden van factuurgegevens. Sla onmiddellijk na ontvangst van de facturatiedocumentatie deze op in een online bestand. Dit omvat inkooporders, facturen, ontvangstbewijzen en mededelingen van leveranciers.

Door dit soort documenten op te slaan, kunt u facturen nauwkeurig betalen. U weet wanneer u rekeningen moet betalen, wie u moet betalen, hoeveel u moet betalen en waarvoor u betaalt. Raadpleeg deze documenten bij het beantwoorden van vragen over facturen en het indienen van uw belastingaangifte voor kleine bedrijven.

5. Contactgegevens bijwerken

U moet uw leveranciers en leveranciers kunnen bereiken. Krijg de huidige telefoonnummers, e-mailadressen en postadressen van uw leveranciers. Verzamel contactgegevens van leveranciers in een collectieve ruimte.

Uw leveranciers moeten u ook kunnen bereiken. Zorg ervoor dat uw contactgegevens voor alle communicatiekanalen up-to-date zijn.

6. Zoek naar kortingen

De betalingsprocesstroom wordt minder stressvol als u minder geld verschuldigd bent. Probeer kortingen te vinden op de benodigdheden, inventaris en services die je nodig hebt.

Sommige leveranciers bieden kortingen voor vroegtijdige betaling. Zoek uit of uw leveranciers bedragen van uw rekeningen aftrekken voor betaling vóór de vervaldatum. Ontdek ook wie rente of te late vergoedingen in rekening brengt en vermijd te laat betalen aan die leveranciers.

Als u regelmatig een groot aantal van bepaalde artikelen bestelt, kunt u mogelijk korting krijgen door groot in te kopen. Wanneer u groot inkoopt, bestelt u een groter aantal artikelen met korting op het totaal. Dit kan u uiteindelijk geld besparen op de lange termijn. Zorg ervoor dat je nodig hebt wat je bestelt voordat je in bulk koopt.

7. Relaties onderhouden

Uw relaties met leveranciers zijn een cruciaal onderdeel van de efficiëntie van de crediteurenadministratie. Vertrouwen opbouwen gaat een lange weg. Relaties met leveranciers kunnen u door veel situaties heen helpen, van on-the-fly benodigdheden tot het uitstellen van een vervaldatum.

Zorg ervoor dat u uw leveranciers zoveel mogelijk op tijd betaalt. Als je niet kunt betalen, wees daar dan open over. Neem contact op met uw leverancier zodra u zich realiseert dat u de vervaldatum niet kunt halen. Bedenk samen een oplossing, zoals een afbetalingsplan waar jullie het allebei over eens zijn.

Met leveranciersrelaties kunt u betere deals krijgen voor de dingen die u nodig hebt. U breidt ook uw netwerk uit, aangezien loyale leveranciers u waarschijnlijk zullen aanbevelen bij anderen.

8. Budget voor uw uitgaven

Het creëren van een bedrijfsbudget kan het end-to-end proces van crediteurenbeheer verbeteren door u te helpen late betalingen te voorkomen. U weet wat u moet betalen en hoeveel geld u moet betalen.

Gebruik uw facturen om te bepalen hoeveel uw maandelijkse facturen optellen. Zorg ervoor dat u ten minste dat bedrag heeft bij het maken van uw bedrijfsbudget. Gebruik de vervaldatums van het budget en de facturen om uitgaven te timen. Op die manier geeft u niet meer geld uit dan u beschikbaar heeft.

9. Creëer een kasreserve

Soms is het moeilijk om de rekeningen van uw bedrijf te betalen wanneer ze verschuldigd zijn. Wanneer u door trage cashflowmaanden een tekort heeft aan lopende factuurbetalingen, is het een goed idee om een ​​kasreserve te hebben.

Een kasreserve is een noodfonds dat u alleen gebruikt als dat nodig is. Open een zakelijke spaarrekening en stort daar regelmatig geld op. De kasreserve kan u helpen wanneer u in een bepaalde maand niet genoeg geld beschikbaar heeft voor rekeningen. Zorg ervoor dat u het geld dat u gebruikt zo snel mogelijk vervangt uit de kasreserve.

Gebruik de online boekhouding van Patriot voor een eenvoudige manier om crediteurenbeheer te beheren software. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.