Als eigenaar van een bedrijf moet u misschien op een of ander moment een werknemer in dienst nemen. En afhankelijk van uw type bedrijf, moet u mogelijk werknemers, onafhankelijke contractanten of beide inhuren om de klus te klaren.
Maar hoeveel weet u echt over onafhankelijke contractanten versus werknemers? Kun je wegkomen met het inhuren van alleen onafhankelijke aannemers? Lees verder om te leren wat een onafhankelijke contractant is en hoe ze verschillen van werknemers.
Zelfstandige contractanten zijn niet zoals gewone werknemers. Een onafhankelijke contractant is een persoon die zijn eigen bedrijf kan runnen, maar ook werkzaamheden voor andere bedrijven uitvoert. Personen die zijn geclassificeerd als onafhankelijke contractanten worden niet beschouwd als werknemers van uw bedrijf.
In tegenstelling tot werknemers laten onafhankelijke contractanten geen belastingen inhouden op hun loon. U hoeft geen Medicare- of socialezekerheidsbelastingen in te houden op het loon van onafhankelijke contractanten. In plaats daarvan moeten aannemers zelfstandigenbelasting betalen over hun inkomsten.
Hier zijn een paar voorbeelden van onafhankelijke contractanten in het bedrijfsleven:
U kunt een onafhankelijke aannemer inschakelen om werk uit te voeren of een specifiek project in uw bedrijf te voltooien. U kunt bijvoorbeeld een aannemer inhuren om de etalage van uw bedrijf te verbouwen.
Wanneer u een onafhankelijke contractant inhuurt, moet u de contractant formulier W-9, Request for Taxpayer Identification Number, laten invullen. Beschouw formulier W-9 als een formulier W-4 voor aannemers. Op het formulier moeten contractanten informatie verstrekken, zoals hun:
IRS-formulier W-9 wordt gebruikt om een vergoeding van niet-werknemers van $ 600 of meer te melden. Gebruik aan het einde van het jaar formulier W-9 om formulier 1099-NEC, compensatie voor niet-werknemers, voor uw contractanten te genereren.
Zorg ervoor dat u een kopie van het formulier W-9 van elke contractant bijhoudt voor uw administratie. Stuur formulier W-9 niet naar de IRS.
Het verkeerd classificeren van onafhankelijke contractanten is een grote no-no in de zakenwereld. De IRS heeft strikte definities om te bepalen of een werknemer een werknemer of een zelfstandige is.
Nogmaals, als de werknemer een werknemer is, moet u namens hem bepaalde belastingen inhouden en afdragen (bijv. VAIS-belasting, federale inkomstenbelasting, enz.). En als werkgever bent u verantwoordelijk voor het bijdragen van een werkgeversmatch op sommige belastingen, zoals socialezekerheids- en Medicare-belastingen.
Als uw werknemer een aannemer is, bent u over het algemeen niet verantwoordelijk voor het inhouden of afdragen van belastingen namens hen.
Het is van cruciaal belang voor uw bedrijf om de classificatie van een werknemer nauwkeurig te bepalen. Als u een werknemer verkeerd classificeert, kunt u een aantal forse straffen en boetes krijgen.
Zowel de IRS als de Fair Labor and Standards Act (FLSA) hebben classificatievoorschriften.
De richtlijnen van de IRS helpen u erachter te komen of uw werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is.
Gewoonlijk vertelt een bedrijf met een ingehuurde werknemer de aannemer de reikwijdte van de taak, maar heeft hij geen controle over hoe de aannemer het project voltooit.
De IRS verdeelt de mate van controle en het niveau van onafhankelijkheid voor aannemers in drie categorieën:
Bedenk voordat u een werknemer classificeert hoeveel controle u heeft over een werknemer in de drie bovenstaande categorieën.
Als we kijken naar gedragscontrole , denk erover na of uw bedrijf de mogelijkheid en het recht heeft om te controleren wat de werknemer doet en hoe hij een opdracht voltooit.
Als u controle hebt over het project, kan de werknemer een werknemer zijn. Als je het werk niet onder controle hebt, is de kans groter dat de werknemer een aannemer is.
Voor de financiële categorie, vraag uzelf af:Ben ik in staat om andere zakelijke aspecten van het werk van de werknemer te beheersen ? Dit kunnen zaken zijn zoals hoe u de werknemer betaalt of hoe u omgaat met onkostenvergoedingen. Als u een werknemer bijvoorbeeld benodigdheden geeft, doorkruisen ze waarschijnlijk het werknemersgebied. Maar als de werknemer zijn eigen benodigdheden meebrengt, is de kans groter dat hij een aannemer is.
Ten slotte moet je kijken naar je type relatie met de arbeider. Stel jezelf vragen als:
Door uzelf dit soort vragen te stellen, kunt u bepalen of uw werknemer een aannemer of een werknemer is.
Sommige staten stellen hun eigen wetten vast als het gaat om het classificeren van onafhankelijke contractanten. Californië heeft bijvoorbeeld een nieuwe California AB 5-wet die de meeste industrieën verplicht om de ABC-test te gebruiken om te bepalen of een werknemer een aannemer is.
Neem contact op met uw staat om te zien of er staatsspecifieke wetten zijn die u moet volgen wanneer u een werknemer classificeert.
Naast de voorschriften van de IRS moeten werkgevers ook kijken naar voorschriften van de FLSA. De FLSA biedt zes factoren om werkgevers te helpen de status van een werknemer te bepalen. De factoren omvatten:
Werkgevers moeten naar alle bovenstaande punten kijken om de werknemersclassificatie te bepalen, niet slechts één. Als u niet zeker weet of de FLSA-factoren van toepassing zijn op uw werknemer, neem dan contact op met het ministerie van Arbeid voor meer informatie.
De arbeidssituatie van een werknemer bepaalt uw loonheffingsplicht. Zoals vermeld, moet u, als u een werknemer als werknemer classificeert, bepaalde belastingen inhouden, zoals socialezekerheids- of Medicare-belastingen. Als werkgever bent u mogelijk ook verantwoordelijk voor het afdragen van werkloosheidsbelastingen (bijv. FUTA-belasting).
Wanneer u met een 1099 onafhankelijke aannemer werkt, moet u geen belastingen inhouden. In plaats daarvan verstrekt u IRS-formulier 1099-NEC aan elke toepasselijke onafhankelijke contractant, zodat zij hun inkomsten op hun belastingaangifte kunnen melden. Geef formulier 1099-NEC aan aannemers die u gedurende het jaar $ 600 of meer heeft betaald.
Wanneer u formulieren 1099-NEC indient bij de IRS, moet u ook formulier 1096 verzenden. Formulier 1096 is het overzichtsformulier van alle 1099 formulieren die u indient.
U moet vóór 31 januari een kopie van formulier 1099-NEC aan elke toepasselijke contractant geven. Er zijn ook verschillende andere exemplaren die u bij verschillende instanties moet indienen. Bekijk hieronder een overzicht van de verschillende exemplaren en hun ontvangers.
| Kopie van formulier 1099-NEC | Ontvanger |
|---|---|
| Kopieer A | IRS (samen met formulier 1096) |
| Kopieer B | Onafhankelijke contractant |
| Kopieer C | Zakelijk (in uw administratie bewaren) |
| Kopieer 1 | Status (indien van toepassing) |
| Kopieer 2 | Onafhankelijke contractant |
Als u problemen ondervindt bij het bepalen van de status van een werknemer, hoeft u zich geen zorgen te maken. Er zijn een paar routes die u kunt nemen om te controleren of een werknemer een onafhankelijke contractant of werknemer is. U kunt een advocaat voor kleine bedrijven of een andere professional raadplegen of Formulier SS-8 indienen.
Formulier SS-8, Bepaling van de werknemersstatus voor doeleinden van federale werkgelegenheidsbelastingen en inkomstenbelasting, helpt u de status van een werknemer te bepalen.
U of uw werknemer kan formulier SS-8 indienen door het formulier in te vullen en op te sturen naar de IRS.
Nadat u formulier SS-8 heeft ingediend, stuurt de IRS u en uw werknemer een determinatiebrief of een informatie- of beleefdheidsbrief met de classificatie van de werknemer en de stappen die u moet nemen (indien van toepassing).
Heeft u een gemakkelijke manier nodig om het loon van een onafhankelijke contractant bij te houden? Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u onbeperkte betalingen van onafhankelijke contractanten opnemen. Probeer het vandaag nog met een gratis proefperiode!
Wat vind je van dit artikel? Ga naar Facebook om het ons te laten weten!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 28 maart 2012.