Je weet wat ze zeggen:"Voor elke minuut die wordt besteed aan het organiseren, wordt een uur verdiend." En als het op de boekhouding aankomt, kan de tijd nemen om alles te organiseren u een aantal uren later besparen … om nog maar te zwijgen van geld. Daarom heeft u uw vertrouwde organisatorische boekhoudtool nodig, oftewel uw rekeningschema (COA). Wat is een rekeningschema?
Een rekeningschema (COA) is een boekhoudtool waarin alle rekeningen staan waarop u transacties vastlegt. Dit zijn ook de rekeningen die in uw grootboek staan. Door een gemakkelijk leesbaar overzicht van al uw zakelijke rekeningen te bieden, laat het rekeningschema zien waar het geld naartoe gaat, wat kan helpen bij het voorspellen en besparen van kosten.
Uw COA verdeelt de transacties van uw bedrijf in vijf hoofdrekeningen en zoveel subrekeningen als u nodig heeft voor budgettering en belastingdoeleinden.
De vijf soorten rekeningen in de boekhouding zijn:
Dus, wat zijn activa? Uw activa zijn de materiële en immateriële dingen die u bezit en die waarde toevoegen aan uw bedrijf. Een zakelijke bankrekening (bijvoorbeeld een cheque) is een voorbeeld van een actief.
U kunt zowel vlottende als vaste activa hebben. Vlottende activa zijn waardeposten die u binnen een jaar in contanten kunt omzetten, zoals debiteuren. Aan de andere kant is een vast actief een langetermijnactief dat over het algemeen niet binnen een jaar in contanten wordt omgezet, zoals een auto.
Transacties registreren: Afschrijvingen verhogen activa en credits verlagen ze
Aansprakelijkheidsrekeningen weerspiegelen de schulden van uw bedrijf. Leningen en te betalen rekeningen zijn voorbeelden van verplichtingen die u kunt oplopen.
Uw verplichtingen kunnen kort of langlopend zijn. Kortlopende of kortlopende schulden zijn schulden die u binnen een jaar verwacht te betalen, zoals te betalen rekeningen. Langlopende of langlopende schulden zijn schulden die meer dan een jaar nodig hebben om af te lossen, zoals een zakelijke lening.
Transacties registreren: Credits verhogen de passiva en debets verlagen ze
Uw eigen vermogen laat zien hoeveel uw bedrijf waard is. U kunt bedrijfsvermogen vinden door uw verplichtingen van uw vermogen af te trekken. Hoe meer verplichtingen u aangaat, hoe meer uw eigen vermogen afneemt.
Transacties registreren: Credits verhogen het eigen vermogen en debets verlagen ze
Bedrijfsinkomsten, of inkomsten, zijn het geld dat uw bedrijf genereert, hetzij uit activiteiten (bijv. productverkoop) of niet-activiteiten (bijv. rente). Dus wanneer uw bedrijf geld verdient, noteert u de transacties in uw inkomstenrekeningen.
Transacties registreren: Credits verhogen het inkomen en debets verlagen ze
Last but not least, uw onkostenrekeningen zijn waar u de uitgaven van uw bedrijf registreert. Uitgaven zijn de kosten die u maakt tijdens operaties, zoals advertentie- en loonkosten.
Transacties registreren: Afschrijvingen verhogen de kosten en tegoeden verlagen ze
Nu u de definitie van het rekeningschema kent, is het tijd om te zien hoe het werkt. Wanneer u transacties vastlegt, voegt u deze toe aan subrekeningen. De subrekeningen worden vervolgens gecategoriseerd in de vijf hoofdrekeningen (bijv. activarekening). De subaccounts die u gebruikt, zijn afhankelijk van uw bedrijf.
Dus, hoe moet uw boekhoudkundig rekeningschema er precies uitzien? Hoewel de subaccounts die u gebruikt kunnen verschillen, volgt hier een voorbeeld van hoe u uw COA kunt organiseren:
Ongeacht de subaccounts die u gebruikt, een COA kan u helpen georganiseerd te blijven en uw boekhouding overzichtelijk en begrijpelijk te houden. Op die manier noteert u niet elke transactie onder een van de vijf hoofdrekeningen. In plaats daarvan vermeldt u ze onder hun respectievelijke subaccounts.
Nu u weet wat een rekeningschema is, moet u weten hoe u er een kunt maken. Wijs een groep getallen toe aan elk van de vijf categorieën. Nummer vervolgens elk account zodat het overeenkomt met de categorie waartoe het behoort.
Uw activa zijn bijvoorbeeld 100-199. Aangezien contant geld een rekening is in de categorie activa, zou u het nummeren in de 100's.
U kunt een nummeringssysteem kiezen dat het beste bij uw bedrijf past. Afhankelijk van uw bedrijfsgrootte, kunt u kleinere getallen gebruiken dan een groot bedrijf (bijvoorbeeld drie cijfers versus vier cijfers). Uw COA kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Aan de andere kant gebruiken grote bedrijven meestal viercijferige getallen (bijvoorbeeld 1000). Als uw bedrijf aanzienlijk groeit, moet u waarschijnlijk cijfers toevoegen.
Ongeacht uw rekeningschemanummering, zorg ervoor dat het logisch voor u is. Het doel van de nummers is om het vastleggen van transacties gemakkelijker te maken. Sommige eigenaren van kleine bedrijven gebruiken een combinatie van letters en cijfers (bijvoorbeeld A100).
Laat lege nummers tussen accounts zodat u ze in de toekomst kunt toevoegen. Probeer uw rekeningen consistent te houden, zodat u de financiële gezondheid van uw bedrijf van jaar tot jaar kunt vergelijken.
Om een beter beeld te krijgen, is hier een voorbeeld van een rekeningschema:
Op de hoogte blijven van de boekhouding van uw bedrijf kan veel tijd in beslag nemen. Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u facturen maken, betalingen vastleggen en nog veel meer. Probeer het vandaag nog gratis! Je georganiseerde boeken zullen je dankbaar zijn.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 24 juni 2014.