Boekhoudkundige hulpmiddelen om te overwegen voor uw kleine bedrijf

Het bezitten van een bedrijf brengt een aantal zware verantwoordelijkheden met zich mee. Van facturering tot het bijwerken van uw boeken, u heeft veel taken om te jongleren. U hebt de juiste tools nodig om uw bedrijf in beweging te houden, zonder te laten vallen waar u mee bezig bent.

Dus, wat voor soort boekhoudtools moet je in je arsenaal houden om alles soepel te laten verlopen?

Boekhoudtools die bedrijven kunnen gebruiken

Er zijn een aantal boekhoudtools voor bedrijven die er zijn. De truc is om de beste boekhoudtools voor kleine bedrijven voor u te vinden. Zes veelgebruikte boekhoudtools zijn:

  1. Boekhoudsoftware
  2. Factureringssoftware
  3. Zakelijke creditcard(s)
  4. Zakelijke bankrekening(en)
  5. Financiële kalender
  6. Accountant

1. Boekhoudsoftware

Als u geen accountant bent, hoeft u zich geen zorgen te maken. Boekhoudsoftware is een gebruiksvriendelijke tool waar u terecht kunt om uw dagelijkse transacties te organiseren. Met de meeste boekhoudsoftware kunt u:

  • Houd uitgaven, inkomsten, verplichtingen en activa bij
  • Rekeningtotalen berekenen
  • Bewaar digitale kopieën van bonnen en documenten
  • Bankrekeningen afstemmen
  • Financiële overzichten en rapporten maken

En als u een werkgever bent, zoek dan naar boekhoudsoftware die integreert met uw salarissoftware. Met integratie kunt u de salarisadministratie verwerken en de informatie rechtstreeks naar uw boeken sturen zonder de gegevens handmatig in te voeren.

Een ander voordeel van boekhoudsoftware is dat het gebruikers doorgaans de mogelijkheid biedt om 1099 contractanten te betalen en te volgen. En u kunt aan het einde van het jaar de formulieren 1099 en 1096 afdrukken. Eerst moet u leveranciers en aannemers formulier W-9 laten invullen en retourneren. Voer vervolgens formulier W-9-informatie in de software in voordat u contractanten betaalt, en de software maakt formulier 1099. 

Met sommige software kunt u formulieren 1099 en 1096 verzenden naar de IRS en staten die deelnemen aan het gecombineerde federale/staatsdossierprogramma. Als uw boekhoudsoftware deze optie echter niet heeft, moet u papieren exemplaren meesturen.

Is uw bedrijf veel onderweg? Zoek een softwareprogramma voor cloudboekhouding waarmee u altijd en overal kunt inloggen op uw account. Overal waar u een internetverbinding heeft, kunt u eenvoudig iets aan uw boeken toevoegen, zodat u niets vergeet in te loggen.

Bedrijven met frequente herhaaltransacties kunnen ook kiezen voor een boekhoudsoftware-optie die machine learning gebruikt om transacties snel te importeren en te categoriseren.

Wilt u boekhoudsoftware waarmee u met slechts een paar klikken op de knop uw financiële informatie kunt volgen, organiseren en rapporteren? Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u dat alles en meer overal en altijd doen. Probeer het vandaag 30 dagen gratis!

2. Facturatiesoftware

In sommige gevallen is factureringssoftware ingebouwd in boekhoudsoftware. Als uw boekhoudsoftware geen factureringsoptie heeft, overweeg dan een softwareprogramma voor facturering te zoeken (of upgrade naar een boekhoudsoftware die wel laat u factureren).

Factureringssoftware helpt u bij het creëren van een efficiënt en effectief systeem voor het innen van klantbetalingen. Het voordeel van een efficiënter en effectiever systeem is dat u mogelijk sneller betalingen ontvangt.

En met facturatiesoftware maakt u een uniform sjabloon voor uw facturen. U kunt dus snel een factuur maken en verzenden zonder elke keer handmatig een nieuwe factuur aan te maken.

Na het verzenden van facturen moet u in de software kunnen vastleggen welke klanten u heeft gefactureerd en welke klanten u hebben betaald.

3. Zakelijke creditcards

Boekhouden is eenvoudiger wanneer uw zakelijke rekeningen gescheiden zijn van uw persoonlijke rekeningen. Afzonderlijke rekeningen omvatten afzonderlijke creditcards.

Wanneer u een zakelijke creditcard krijgt, kunt u nauwkeurige financiële gegevens en belastingaangiften maken. En u kunt fiscaal aftrekbare uitgaven gemakkelijker volgen wanneer uw zakelijke creditcardafschriften geen persoonlijke aankopen bevatten. Persoonlijke uitgaven zijn tenslotte niet fiscaal aftrekbaar. U moet aan de IRS bewijzen dat uw zakelijke uitgaven allemaal aankopen zijn voor bedrijfsactiviteiten.

Afgezien van het voordeel van het afzonderlijk bijhouden van uitgaven, gebruiken veel bedrijfseigenaren zakelijke creditcards om hun bedrijf te helpen financieren. Waarom? Zakelijke creditcards bieden speciale voordelen, zoals hogere bestedingslimieten dan persoonlijke creditcards.

Lees alle creditcardvoorwaarden voordat je meldt je aan. Sommige creditcardmaatschappijen hebben meer stappen nodig dan andere. En in sommige gevallen heeft u mogelijk een persoonlijke garantie nodig.

4. Zakelijke bankrekeningen

Net als bij creditcards zijn afzonderlijke bankrekeningen cruciaal om zakelijke transacties los van persoonlijke transacties te volgen.

Voordelen van een zakelijke bankrekening zijn onder meer:

  • Georganiseerde financiële administratie
  • Nauwkeurige inhoudingen en belastingen
  • De mogelijkheid om creditcardbetalingen te accepteren
  • Meerdere ondertekenaars van zakelijke accounts hebben
  • Professionele uitstraling voor klanten en verkopers

En een zakelijke bankrekening helpt u ook om een ​​relatie met de bank op te bouwen die u ten goede kan komen als u een zakelijke lening nodig heeft.

Houd er rekening mee dat zakelijke bankrekeningen tegen betaling zijn. Maar de bankkosten zijn fiscaal aftrekbaar.

5. Financiële kalender

Bij het runnen van uw bedrijf is het gemakkelijk om iets te vergeten terwijl er zoveel gebeurt. Vergaderingen, beoordelingen en meer kunnen financiële deadlines naar de bodem van de stapel duwen. Laat belangrijke financiële taken en vervaldata je niet ontglippen. Gebruik een financiële kalender om belangrijke deadlines en vervaldatums te markeren.

U kunt een papieren kalender gebruiken die op een plek staat die u elke dag ziet terwijl u aan het werk bent, zoals een bureaukalender. Of overweeg om een ​​aparte online agenda te maken die is gekoppeld aan uw mobiele telefoon of e-mail. Met de meeste online agenda's kunt u herinneringen programmeren over naderende deadlines.

Vergeet vooral niet uw agenda regelmatig te controleren op zaken als:

  • IRS vervaldatums
  • Dagen om uw financiële overzichten samen te stellen
  • Vergaderingen met uw financieel adviseur of accountant

6. Boekhouder

Als ondernemer bent u waarschijnlijk geen accountant. Dus misschien wilt u een accountant inschakelen voor versterking. Een boekhoudprofessional kan u helpen met de onderdelen van de boekhouding die verder gaan dan de basis. Op zijn beurt kunt u zich meer op uw bedrijf concentreren.

Het inhuren van een accountant kan een van de belangrijkste boekhoudtools zijn voor zakelijke besluitvorming. Een accountant kan uw boeken analyseren en u laten zien welke financiële beslissingen werken (en welke niet).

En een accountant kan uw boeken organiseren, belastingaangifte doen en deponeren, en financieel advies geven. Aan het einde van het jaar kan uw accountant u ook helpen uw budgetuitgaven te analyseren, een nieuwe begroting te maken en de veelvoorkomende budgetteringsfouten in het bedrijfsleven te voorkomen.

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 17 december 2015.


boekhouding
  1. boekhouding
  2.   
  3. Bedrijfsstrategie
  4.   
  5. Bedrijf
  6.   
  7. Klantrelatiebeheer
  8.   
  9. financiën
  10.   
  11. Aandelen beheer
  12.   
  13. Persoonlijke financiën
  14.   
  15. investeren
  16.   
  17. Bedrijfsfinanciering
  18.   
  19. begroting
  20.   
  21. Besparingen
  22.   
  23. verzekering
  24.   
  25. schuld
  26.   
  27. met pensioen gaan