Toen ik een jonge trustofficier was, ongeveer 30 jaar geleden, was het beheer van onroerend goed een veel eenvoudiger proces. Niet alleen zijn de technieken voor estate planning complexer geworden, maar ook de manier waarop een executeur informatie verzamelt over het vermogen van een overledene is volledig veranderd.

Toen ik begon, werd er een adreswijzigingskaart naar het postkantoor gestuurd en begon de post van de overledene naar mijn kantoor te komen. Ik zou gewoon wachten tot ik de bankafschriften, makelaarsverklaringen en andere meldingen, zoals aangiften onroerende voorheffing of verzekeringspremies, van de persoon ontving.

De tijden zijn echter veranderd en nu ontvangen veel klanten de jaarrekening elektronisch in plaats van op papier. Online toegang hebben tot investeringen is een groot gemak voor ons allemaal, waardoor we saldi kunnen controleren, transacties kunnen plaatsen, geld overmaken en een hele reeks andere diensten die niet zo lang geleden de hulp van een ander mens nodig hadden. Het nadeel van deze vorderingen is dat ze een zeer moeilijke situatie kunnen creëren voor een langstlevende echtgenoot of executeur-testamentair die probeert te bepalen waar de activa van een overleden persoon worden bewaard.

Nog ingewikkelder zijn de complexe wachtwoorden die nu gemeengoed zijn om toegang te krijgen tot onze computers, om nog maar te zwijgen van onze online financiële rekeningen. Wat is het eerste dat u over een wachtwoord wordt verteld? Schrijf het niet op! Nogmaals, dit kan onbedoelde gevolgen hebben voor een executeur die toegang moet krijgen tot elke rekening om de activa te ordenen en deze activa uiteindelijk te verdelen onder de erfgenamen of trustees op basis van de taal in het testament.

Dit probleem was onlangs in het nieuws toen de oprichter en CEO van een Canadese cryptocurrency-uitwisseling, QuadrigaCX, onverwacht stierf in december 2018. Gerry Cotten stierf zonder het wachtwoord te delen met de koude opslagkluis van de uitwisseling, waardoor $ 190 miljoen aan cryptocurrency overbleef van de klanten van QuadrigaCX totaal ontoegankelijk. Beleggers zien hun geld misschien nooit meer terug. Dit is een zeer in het oog springend voorbeeld van hoe het beveiligingssysteem dat is ontworpen om hackers buiten een account te houden, kan werken tegen de eigenaren van geld. Het is onduidelijk of de cryptocurrency in de QuadrigaCX-portemonnee voor koude opslag ooit zal worden teruggevonden - en sommigen hebben gesuggereerd dat dit verhaal is bedacht om financiële misstanden van de kant van de oprichter van QuadrigaCX te verbergen.

Dit is een zeer openbaar en grootschalig voorbeeld van beveiligde toegang, maar het benadrukt wel de noodzaak om iemand een manier te bieden om toegang te krijgen tot uw gegevens als u arbeidsongeschikt wordt of overlijdt. Er is geen eenvoudig antwoord op dit probleem, maar het is duidelijk dat het probleem niet snel zal verdwijnen. Er zijn enkele acties die u kunt ondernemen om ervoor te zorgen dat uw vermogen en financiële overzichten toegankelijk zijn voor uw executeur-testamentair of langstlevende echtgenoot in het geval u sterft of arbeidsongeschikt wordt.

De eenvoudigste, maar minst veilige, is om uw wachtwoorden eenvoudig aan een vertrouwd familielid te verstrekken. Ze hebben wachtwoorden nodig om toegang te krijgen tot uw computer of smartphone. Ze hebben ook een wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot uw e-mail - waar traditioneel elektronische financiële overzichten worden verzonden. Zoals vermeld, creëert dit een potentieel beveiligingsprobleem en geeft het de vertrouwde persoon ook geen toegang tot elk individueel financieel platform, waarvoor elk van die wachtwoorden moet worden opgeschreven of op een of andere manier wordt opgeslagen en aan de vertrouwde persoon wordt gecommuniceerd. Veel computerbesturingssystemen slaan nu wachtwoorden op voor vaak bezochte websites, dus het is mogelijk dat als een vertrouwd persoon toegang heeft tot uw computer, deze ook toegang kan krijgen tot uw financiële rekeningen.

Een andere eenvoudige optie is om alle wachtwoorden op te schrijven en in een kluis te bewaren. Uw executeur of voogd/advocaat kan via een volmacht (in geval van arbeidsongeschiktheid) toegang krijgen tot de kluis en uw wachtwoorden om toegang te krijgen tot uw computer, e-mail en financiële platforms. Deze optie is iets veiliger dan het simpelweg opschrijven en verstrekken van wachtwoorden aan een vertrouwde vriend of echtgenoot; het vereist echter zorgvuldigheid om de lijst up-to-date te houden, aangezien wachtwoorden veranderen. Het is mijn ervaring dat de meeste mensen dit omslachtige proces niet bij kunnen houden, en de wachtwoorden die in een kluis worden bewaard, zijn bijna altijd verouderd. Het is echter een manier om toegang te verlenen tot uw informatie als u gedisciplineerd genoeg bent om de lijst actueel te houden.

Ten slotte is de veiligste en verreweg de meest aanbevolen manier om wachtwoorden veilig op te slaan het gebruik van een digitale portemonnee. Net als een echte portemonnee houdt een digitale portemonnee al uw wachtwoorden bij op al uw apparaten en doet dit in een versleuteld bestand in de cloud. Mijn favoriete digitale portemonnee is Last Pass (www.lastpass.com), maar er zijn er nog veel meer om uit te kiezen. LastPass is een gratis app waarmee u veilig al uw wachtwoorden op één plek kunt opslaan. Daarom is er maar één hindernis voor een executeur of langstlevende echtgenoot om te overwinnen, en dat is het wachtwoord waarmee u toegang krijgt tot de digitale portemonnee.

Dit vereist dat u ergens het hoofdwachtwoord bijhoudt, of misschien kunt u met uw echtgenoot of vertrouwde vriend een patroon van wachtwoorden overeenkomen. Dat kan alles zijn dat jullie twee gemakkelijk kunnen onthouden, samen met misschien een paar andere personages. Het moet iets zijn dat je kunt onthouden en niet kunt opschrijven. Het opschrijven en opslaan van wachtwoorden moet zoveel mogelijk worden vermeden.

Naarmate we doorgaan op dit digitale pad, denk ik dat er binnenkort een nog eenvoudigere manier zal zijn om wachtwoorden op te slaan en te herstellen om toegang tot uw financiële gegevens mogelijk te maken voor een echtgenoot of executeur-testamentair in het geval dat het nodig is om de informatie te verkrijgen. Voor nu moedig ik u echter aan om een ​​strategie te volgen om ervoor te zorgen dat uw activa naar uw wensen kunnen worden gevonden, verzameld en gedistribueerd wanneer het onvermijdelijke zich voordoet.