De sluitingsdatum van de escrow is de datum waarop de eigendomsoverdrachtsakte, zoals een schenkingsakte of garantieakte, wordt geregistreerd bij het kantoor van de county recorder in de provincie waar het onroerend goed zich bevindt. Door het vastleggen van de akte wordt publiekelijk bekend gemaakt dat er een verandering van eigendom heeft plaatsgevonden. Zolang de akte niet is geregistreerd, wordt de transactie nog niet als gesloten beschouwd. Wanneer de county recorder de overdrachtsakte optekent, stempelt hij een registratiedatum op de bovenkant van de akte. Dit wordt beschouwd als de sluitingsdatum van de escrow.
Als u een woning verkoopt en er geen lening bij betrokken is, is het enige document dat wordt vastgelegd de overdrachtsakte, die de eigendom van u overdraagt aan de koper. Overdrachtsaktes zijn er in drie vormen:een quitclaim-akte, een schenkingsakte en een garantieakte. Voorafgaand aan het sluiten, moet u een overdrachtsakte ondertekenen, die de titel aan de koper verleent. U moet een overdrachtsakte voor een notaris ondertekenen om geldig en beschrijfbaar te zijn. Als het niet notarieel is vastgelegd, kunt u het niet opnemen.
Als er een lening bij uw verkoop betrokken is, tekent u een overdrachtsakte naar de koper en de koper tekent ook een trustakte of hypotheek, die de promesse veiligstelt die de koper met de geldschieter heeft ondertekend. Wanneer aan alle voorwaarden voor de escrow is voldaan, stuurt escrow zowel de door u ondertekende overdrachtsakte als de trustakte of hypotheek die de koper heeft ondertekend en registreert beide documenten tegelijkertijd.
Bij het vastleggen van de overdrachtsakte en de trustakte worden de titelvennootschap en, indien van toepassing, de escrowmaatschappij door de county recorder op de hoogte gebracht dat er een opname heeft plaatsgevonden. De kennisgeving is meestal in de vorm van een instrumentnummer dat de provincie toekent aan geregistreerde akten. Wanneer de provincie bijvoorbeeld een toekenningsakte registreert, zal zij een vier- tot zevencijferig nummer aan het document toewijzen, wat aangeeft dat het is geregistreerd. Escrow houdt het instrumentnummer in het dossier als bewijs dat de akte is geregistreerd en informeert de verkoper en koper dat de deal is gesloten.
De gemeente heeft enkele weken nodig om de overdrachtsakte te verwerken. Wanneer de provincie klaar is met het verwerken van de documenten, inclusief het maken van een kopie, stuurt het de originele overdrachtsakte naar de koper, die het eigendomsbewijs van de koper wordt. De originele trustakte of hypotheek wordt naar de geldschieter gestuurd, die de zekerheid van de geldschieter wordt in het geval de lener in gebreke blijft met de lening. Als de koper de originele overdrachtsakte niet binnen een maand heeft ontvangen, moet hij contact opnemen met de county recorder en om een kopie van de geregistreerde akte vragen.