Als eigenaar van een klein bedrijf kunt u uw klanten verschillende betalingsopties aanbieden. Een manier om geld te ontvangen is door cheques te accepteren. Om de betalingsopties voor uw bedrijf uit te breiden, moet u weten hoe u persoonlijke cheques kunt accepteren.
Als u besluit cheques te accepteren, houd dan enkele belangrijke punten in gedachten voor uw kleine bedrijf. Volg een paar eenvoudige stappen om geldige cheques te verzamelen en correct te deponeren.
Wanneer u een cheque ontvangt, controleert u of deze voor het juiste bedrag is uitgeschreven. Het numerieke bedrag en het uitgeschreven bedrag moeten gelijk zijn. Accepteer geen cheques voor meer dan het totale verschuldigde bedrag.
De cheque moet persoonlijke en bankgegevens bevatten. De volgende gegevens moeten correct op de cheque worden geschreven of afgedrukt:
Nadat u de informatie heeft geverifieerd, stort u de cheque zo snel mogelijk. Het is duidelijk dat hoe sneller u de cheque stort, hoe sneller u wordt betaald. U wilt ook niet te lang wachten, want bij sommige banken mag u na een bepaald aantal maanden geen cheques storten. Wees op tijd met het storten van cheques om een gezonde cashflow voor kleine bedrijven te behouden en zorg ervoor dat u goede cheques ontvangt.
Maak een chequebeleid als u van plan bent cheques voor betaling te accepteren. Het acceptatiebeleid voor cheques helpt u bij het identificeren en voorkomen van niet-voldoende fondsen (NSF)-controles in uw bedrijf. Het beleid moet aangeven hoe u en uw medewerkers omgaan met de acceptatie en stortingen van cheques.
Train medewerkers in de acceptatieprocedures voor cheques en hoe ze met cheques moeten omgaan. Zorg ervoor dat u en uw medewerkers weten hoe ze een onterechte cheque kunnen herkennen.
Een online cheque, of e-cheque, is een soort elektronische overboeking die wordt verwerkt via een ACH-systeem (automated clearing house). De betaling gebeurt via internet of een ander datanetwerk.
Online chequeverwerking verandert een papieren cheque in een elektronische overschrijving. De cheque wordt automatisch op uw rekening gestort, dus u wordt direct betaald.
E-cheques worden verwerkt als creditcards, maar hebben lagere kosten. De klant schrijft een papieren cheque uit op het verkooppunt, en u swipet deze in een machine. De lezer legt de informatie op de cheque vast. U kunt aanvullende informatie invoeren om een eenmalige betaling uit het account van de klant te voltooien.
Online cheques accepteren kan ook op uw website. Een klant voert de routering en bankrekeningnummers in op uw website, samen met andere relevante informatie. De cheque wordt online verwerkt en u ontvangt direct de betaling. Dit maakt het gemakkelijk en handig om elektronische chequebetalingen van klanten te accepteren.
De verwerking van online cheques biedt doorgaans verschillende beveiligingsfuncties voor uw bedrijf. Deze functies omvatten authenticatie, digitale handtekeningen en codering. Afhankelijk van de betalingsverwerker wordt de cheque geverifieerd op het verkooppunt. Op die manier weet u of de cheque goed is voordat de klant uw bedrijf verlaat.
Het accepteren van cheques kan voordelig zijn voor veel eigenaren van kleine bedrijven. Maar wanneer u persoonlijke cheques accepteert, kan uw bedrijf ook voor enkele uitdagingen komen te staan. Bekijk de voor- en nadelen van het accepteren van cheques.
Hieronder volgen manieren waarop betalingen via cheques uw bedrijf ten goede kunnen komen.
Persoonlijke cheques kosten een bedrijf meestal minder dan creditcards en betaalpassen. Om creditcard- en debetkaartbetalingen te accepteren, moet u een kaartverwerker gebruiken. Kaartverkopers brengen een percentage in rekening van elke verkoop op een creditcard of betaalpas.
Aan papieren cheques zijn doorgaans geen kosten verbonden aan het storten van geld. En de verwerkingskosten voor online cheques zijn lager dan bij creditcards en betaalpassen.
Cheques kunnen uw bedrijf openen voor een nieuwe klantenmarkt. Het accepteren van cheques bij uw bedrijf geeft klanten een andere betaalmogelijkheid. Sommige mensen betalen liever met cheques. Door cheques te accepteren, hoeven klanten niet veel contant geld bij zich te hebben of het bedrag van een creditcard af te schrijven.
Bepaalde soorten klanten hebben de neiging om vaker met cheques te betalen dan andere. Veel bedrijven betalen hun leveranciers bijvoorbeeld liever met cheques. Als u voornamelijk business-to-business-verkopen doet, kunt u profiteren van het accepteren van cheques.
Overweeg deze nadelen voordat u cheques in uw bedrijf accepteert.
Wanneer een klant met een papieren cheque betaalt, heeft u niet meteen geld op uw hand of bankrekening. Voor het storten van de cheque moet u extra stappen ondernemen. Het accepteren van cheques voegt meer toe aan uw takenlijst en neemt tijd weg van andere zakelijke taken.
Sommige klanten houden niet van betalingen per cheque, hebben een chequeboekje bij zich of willen cheques invullen om aankopen te doen. Als u de mogelijkheden beperkt tot het accepteren van contant geld en betalingen met cheques, zou u klanten kunnen afwijzen die creditcards willen gebruiken.
Soms stuiteren cheques omdat de rekening is gesloten of onvoldoende saldo heeft. Wanneer een cheque stuitert, ontvangt u geen geld. Je moet de klant opsporen en de betaling van hen innen. Het incassoproces kan lastig zijn. Het is mogelijk dat u nooit geld kunt innen voor de ongedekte cheque, wat betekent dat u niet wordt betaald voor het goed of de dienst die u heeft geleverd. Mogelijk moet u het afschrijven als dubieuze debiteuren.
Heeft u een eenvoudige manier nodig om cheques en andere betalingen aan uw bedrijf te volgen? Patriot's online boekhoudsoftware is eenvoudig in gebruik en gemaakt voor de niet-accountant. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.
Heeft uw kleine bedrijf een engel nodig?
Wilt u een sterk klein bedrijf? Controleer uw financiële plannen
Hoe u uw creatieve kleine bedrijf kunt voeden
Hoe contante betalingen uw kleine bedrijf kunnen tegenhouden
Is uw kleine bedrijf gedekt?
Heeft uw kleine bedrijf een app nodig?
5 tips om uw kleine ondernemingsplan te verbeteren