Het maakt niet uit wat voor soort bedrijf u runt, u bezit waarschijnlijk eigendom dat u helpt bij het leveren van producten en diensten. De activa van uw bedrijf vormen een waardevol onderdeel van uw bedrijfsvoering en moeten zorgvuldig worden onderhouden. Gebruik een beheersysteem voor vaste activa om informatie over uw bedrijfseigendommen te ordenen.

Wat zijn vaste activa?

Vaste activa zijn langetermijnitems die waarde toevoegen aan uw bedrijf. Het zijn materiële activa waarvan u niet verwacht dat ze binnen een jaar in contanten zullen worden omgezet. Immateriële goederen op lange termijn kunnen ook een vast actief worden genoemd, zoals een handelsmerk of octrooi.

U koopt vaste activa om goederen of diensten te produceren, verhuurt aan derden of gebruikt in uw bedrijf. Hieronder volgen veelvoorkomende voorbeelden van vaste activa:

• Gebouwen
• Apparatuur
• Meubels
• Voertuigen
• Computers
• Land
• Immateriële activa

Vaste activa hebben een gebruiksduur van langer dan een jaar. Om deze reden is voorraad geen vast actief omdat u het zo snel mogelijk in contanten wilt omzetten.

Wat is beheer van vaste activa?

Aangezien u een klein bedrijf heeft, zou het beheer van uw vaste activa geen enorme hoofdpijn moeten zijn. Beheer van vaste activa helpt u de activa van uw bedrijf te volgen, te beschermen en te waarderen.

U kunt activumtags met serienummer gebruiken om vaste activa te beheren. Asset-tags zijn labels met streepjescodes die informatie over elk asset bevatten. U kunt uw activa bijhouden door een mobiele barcodelezer te gebruiken en rapporten te maken.

Software voor het beheer van vaste activa kan u helpen bij het beheren van bedrijfseigendommen. Er zijn veel verschillende soorten softwareoplossingen voor het beheer van vaste activa. Zorg ervoor dat u er een kiest die is gemaakt voor eigenaren van kleine bedrijven. Het softwareprogramma moet gebruiksvriendelijk zijn en alle functies hebben die u nodig hebt om activa te beheren.

Hoe u vaste activa beheert

Om vaste activa te beheren, houdt u de belangrijkste details over uw bedrijfseigendom bij. Deze details omvatten de volgende items.

Locatie

U moet weten waar uw vaste activa zich bevinden. Dit is belangrijk als u bedrijfseigendommen buiten uw bedrijf gebruikt of als u een tweede bedrijfslocatie opent.

Gebruik een systeem om bij te houden wanneer u of een teamlid een vast activum verplaatst. Als uw medewerkers bijvoorbeeld bedrijfsvoertuigen gebruiken om klanten te ontmoeten, laat ze dan vastleggen waar ze heen gaan.

Hoeveelheid

Houd bij hoeveel vaste activa u heeft. Dit zal u helpen te weten wanneer u meer onroerend goed moet kopen. U kunt bijvoorbeeld een goede deal vinden voor een apparaat. Maar als je al genoeg van dezelfde apparatuur hebt, hoef je misschien geen andere te kopen. Of misschien merk je dat je niet genoeg apparatuur hebt en is het tijd om meer aan te schaffen.

Conditie

Let op de staat van uw vaste activa. Is uw bedrijfspand in onberispelijke staat? Of is het ouder en kan het wat werk gebruiken? De staat van uw bedrijfsmiddelen helpt u bij het plannen van onderhoud, het plannen van aankopen en het bepalen van de waardering van kleine bedrijven.

Onderhoudsschema's

U moet onderhoudsschema's bijhouden om de langste levensduur van uw vaste activa te halen. Maak een algemeen onderhoudsschema voor uw bedrijfspand. Als er ongepland onderhoud plaatsvindt, noteer dit dan in uw administratie voor het beheer van vaste activa.

Afschrijvingsstatus

Meestal rapporteert u niet de volledige kosten van een vast activum in één jaar. In plaats daarvan schrijft u de kosten af ​​om rekening te houden met de afnemende waarde van het actief in de loop van de tijd. U rapporteert delen van de totale kosten over een vast aantal jaren. U moet de afschrijvingsstatus van elk vast activum volgen om te weten wat u op uw zakelijke belastingaangifte moet rapporteren.

Vaste best practices voor activabeheer

Het beheer van vaste activa kan lastig zijn als u niet georganiseerd bent. U moet de aankoop, afschrijving en verkoop van vaste activa in uw boeken registreren.

Het beheerproces voor vaste activa is bedoeld voor boekhouding, preventief onderhoud en diefstalpreventie. U moet de volgende informatie over uw vaste activa weten:

• Uw wettelijke en rapportageverplichtingen voor vaste activa
• Hoe u omgaat met afschrijvingen
• Uw budget voor vaste activa
• De locatie van uw vaste activa
• De waarde van uw vaste activa
• De dollarbedragen waarvoor u vaste activa koopt en verkoopt

U kunt gegevens gebruiken om rapporten over bedrijfseigendommen te maken. De rapporten helpen u uw financiële gezondheid te beoordelen, belastingformulieren in te dienen en met kredietverstrekkers te praten.

Het belang van beheer van vaste activa

Het beheren van vaste activa maakt het gemakkelijker wanneer zich problemen en kansen voordoen. Hier zijn slechts een paar manieren waarop beheer van vaste activa uw bedrijf kan helpen slagen:

• Onverwachte reparaties en andere eigendomsproblemen soepel oplossen: Als eigenaar van een klein bedrijf weet u dat er elke dag onvoorziene gebeurtenissen plaatsvinden. Als er iets kapot gaat, is het gemakkelijker om het probleem op te lossen als u al weet wat er met uw bedrijfsmiddelen aan de hand is.
• Weet wat de beste tijden zijn om nieuwe activa te kopen: Beheer van vaste activa toont u de juiste momenten om kansen te grijpen om activa te verwerven.
• Blijf aan uw belastingverplichtingen voldoen: Wanneer u activa op lange termijn koopt, schrijft u ze meestal af. Beheer van vaste activa helpt u nauwkeurig afschrijvingskosten te berekenen en de afschrijvingsstatus van activa te bekijken.
• Bepaal de waarde van uw bedrijf: Vaste activa voegen waarde toe aan de totale waarde van uw bedrijf. Dit is belangrijk om uw bedrijf te verkopen en met investeerders te praten.

Heeft u een eenvoudige manier nodig om al uw transacties voor kleine bedrijven bij te houden? Patriot's online boekhoudsoftware is eenvoudig in gebruik en gemaakt voor de niet-accountant. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.