Als eigenaar van een klein bedrijf is salarisadministratie een van uw grootste uitgaven. U moet ervoor zorgen dat u de salarisadministratie uitvoert en deze elke keer correct in uw boeken opneemt. Voor nauwkeurige boekhouding en loonadministratie controleert u uw grootboekposten met salarisafstemming.

Loonboekingen in het grootboek

Payroll-transacties hebben betrekking op verschillende rekeningen in uw boeken, inclusief onkosten- en aansprakelijkheidsrekeningen. Elke keer dat u de salarisadministratie uitvoert, moet u deze opnemen in het grootboek.

Meestal legt u de volgende soorten salaristransacties vast in het grootboek:

• Salaris en loonkosten
• Aansprakelijkheid van de werkgever
• Werknemersverplichtingen (inhoudingen en inhoudingen)

De boekingen in uw grootboek moeten overeenkomen met de gegevens in het salarisregister. Wanneer u de salarisafstemming uitvoert, controleert u of beide records hetzelfde zijn.

Wat is salarisafstemming?

Elke betaalperiode moet uw loonadministratie in evenwicht zijn met de loonkostenrekening in uw grootboek. Het proces voor het afstemmen van de salarisadministratie helpt u nauwkeurige boekhoudgegevens bij te houden, die nodig zijn voor belastingaangifte en het meten van financiële gezondheid. U controleert of de transacties in uw boeken gelijk zijn aan de loonadministratie.

Let er bij het afstemmen van de loonsom ook op dat u voor elke werknemer het juiste bedrag heeft vastgelegd. En kijk of elke transactie in de juiste grootboekrekening is geregistreerd.

Controleer of alle rekeningen waarop een salaris betrekking heeft, overeenkomen met de bruto-inkomsten. Dit omvat zowel loonkosten als inhoudingen en werkgeversverplichtingen.

Stel dat een werknemer $ 2.000 verdient tijdens een loonperiode. De werknemer krijgt niet het volledige bedrag dat hij verdient. Een deel van het geld gaat naar belastingen en andere inhoudingen.
Deze werknemer ontvangt $ 1.600 na inhoudingen. Het resterende geld gaat naar sociale zekerheid, Medicare, inkomstenbelastingen en verzekeringsinhoudingen.

U moet ervoor zorgen dat u alle salarisadministratietransacties nauwkeurig in uw boeken hebt vastgelegd. Kosten en verplichtingen moeten correct worden gedebiteerd en gecrediteerd. En u moet er zeker van zijn dat de berekeningen juist zijn.

Hoe salarisafstemming te doen

Er zijn verschillende dingen waarmee u rekening moet houden bij het afstemmen van de salarisadministratie met grootboekboekingen. U moet de loonlijst afstemmen voordat u de loonlijst indient en werknemers hun cheques geeft. Het is veel moeilijker om fouten te herstellen nadat u werknemers hebt betaald. Stem de loonlijst ten minste twee dagen voor de betaaldag af.

Controleer bij het afstemmen van de salarisadministratie of deze gegevens correct zijn:

• Inhoudingen en inhoudingen
• Werkgeversbelastingen
• Gewerkte uren, inclusief overuren, vakantiedagen, ziektedagen, enz.
• Lonen en salarissen

Zorg ervoor dat de cijfers die u hebt genoteerd redelijk zijn. Kijk naar eerdere loonlijsten om te zien of de huidige loonperiode vergelijkbaar is. Als er een groot verschil is, leer dan de oorzaak. Zorg er vervolgens voor dat elke transactie die u heeft ingevoerd correct is.

Hoe de loonlijst af te stemmen

De afstemming van de salarisadministratie hoeft niet moeilijk te zijn voor eigenaren van kleine bedrijven. Gebruik de volgende stappen om de salarisadministratie op elkaar af te stemmen.

1. Print uw loonlijst uit

Het loonregister geeft een overzicht van het loon en de inhoudingen van elke werknemer voor de loonperiode.

2. Match de urenkaart van elke werknemer met het loonregister

Bevestig dat u de uren voor elke medewerker correct hebt ingevoerd. De ingevulde uren dienen overeen te komen met de prikkaart van de medewerker. Vergeet niet om onderscheid te maken tussen reguliere uren en overuren, evenals vakantie- en ziektedagen.

3. Zorg ervoor dat de loontarieven en salarissen voor elke werknemer correct zijn

Rekening houden met overwerk, dubbele tijd en onbetaalde tijd die normaal zou worden betaald. Zorg er ook voor dat alle loontarieven actueel zijn, bijvoorbeeld als u een werknemer een loonsverhoging hebt gegeven tijdens de laatste loonperiode.

4. Controleer of u alle inhoudingen van de loonstrookjes van uw werknemers hebt genomen

Zorg ervoor dat er nieuwe inhoudingen zijn genomen, bijvoorbeeld als u een loonbeslag krijgt voor een werknemer. Controleer ook of u bedragen moet wijzigen of stoppen met aftrekken.

5. Boekingen invoeren in het grootboek volgens uw salarisadministratie

U kunt één loonboeking maken die de som van de loonsom voor de periode weergeeft. Zo boekt u af- en bijschrijvingen in het grootboek:

• Salaris en loonkosten registreren als loonkosten met een afschrijving.
• Vermeld het totaal voor elk type looninhouding met een tegoed.
• Voeg een vermelding toe voor werkgeversverplichtingen met een debet.
• Voeg een boeking toe voor werknemersverplichtingen met een krediet.

Zorg ervoor dat de loonkosten overeenkomen met de boekingen die u in uw boeken hebt gemaakt en met de cheques die u hebt uitgegeven. Als de gegevens overeenkomen, zijn er geen fouten in uw salarisadministratie. Nadat u de salarisadministratie heeft afgestemd, dient u de salarisadministratie in en betaalt u uw werknemers.

Heeft u een eenvoudige manier nodig om de loonlijst en andere transacties in uw boeken vast te leggen? Patriot's online boekhoudsoftware is eenvoudig in gebruik en gemaakt voor de niet-accountant. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.