Als u uw eigen bedrijf runt, moet u een nauwkeurige manier hebben om de transacties van uw bedrijf te verantwoorden en uw boeken up-to-date te houden. Een optie die je hebt, is zelf de boekhouding doen.

U bent misschien een beetje ongerust over het doen van uw eigen boekhouding. Het is immers een grote (en belangrijke) taak. Maar door een paar eenvoudige stappen te volgen, kunt u in een mum van tijd leren hoe u uw eigen boekhouding kunt doen.

Hoe u uw eigen boekhouding doet

Leren hoe u uw eigen boekhouding voor een klein bedrijf kunt doen, zit boordevol voordelen. Hier zijn enkele voordelen van het doen van uw eigen boekhouding. Je kunt:

• Bespaar geld door geen belastingprofessional (bijv. accountant) in te huren
• Krijg een beter inzicht in de financiën van uw bedrijf
• Ontdek welke wijzigingen u moet aanbrengen (bijvoorbeeld bezuinigen op zakelijke uitgaven)
• Heb totale controle over je boeken
• Verander eenvoudig processen en breng indien nodig aanpassingen aan

Zoals u kunt zien, zijn er veel voordelen aan het leren omgaan met uw eigen boekhouding. U moet echter ook de nadelen in gedachten houden. Zelf de boekhouding doen kan meer tijd in beslag nemen dan iemand inhuren om het voor u te doen. En als je nieuw bent in het boekhoudspel, ben je mogelijk meer vatbaar voor het maken van boekhoudfouten.

Je eigen boekhouding doen lijkt misschien een enge taak. Maar het hoeft niet zo te zijn. Als het gaat om het doen van uw eigen boekhouding, heeft u een aantal opties:

1. Handmatig transacties handmatig vastleggen
2. Gebruik maken van boekhoudsoftware

Voordat u uw eigen boekhouding kunt gaan doen, moet u:

• Kies een boekhoudmethode, als u dat nog niet heeft gedaan (bijv. kasbasis versus toerekening)
• Open een zakelijke bankrekening
• Bepaal uw belastingverplichtingen

Zodra u zelf de boekhouding gaat doen, moet u uw rekeningschema (COA) organiseren, de uitgaven bijhouden, een budget voor kleine bedrijven opstellen en een planning maken om uw boeken up-to-date en georganiseerd te houden.

Met de hand

Als het gaat om het zelf afhandelen van de boekhouding, is een optie om uw boeken met de hand te beheren. Handmatig handmatig vastleggen van transacties is de goedkoopste optie. Maar het is ook het meest tijdrovend.

Wanneer u transacties met de hand vastlegt (bijvoorbeeld in een spreadsheet), moet u elke transactie handmatig verantwoorden en zelf totalen berekenen. Dit kan u helpen om kosten te besparen. Maar als u niet bekend bent met de basisprincipes van boekhouding, bent u mogelijk meer vatbaar voor fouten in uw boeken. En deze fouten kunnen op den duur tot grotere problemen leiden voor u en uw bedrijf.

Als u transacties handmatig wilt vastleggen, moet u:

• Bedenk hoe je het gaat doen (gebruik bijvoorbeeld een spreadsheet)
• Begrijp de basisprincipes van boekhouding goed
• Blijf op de hoogte van boekhoud- en belastingwetten
• Controleer uw berekeningen dubbel bij het opnemen van informatie in uw boeken

Handmatig transacties registreren

Wilt u geld besparen door uw boekhouding met de hand te doen? Volg deze stappen om transacties handmatig vast te leggen:

1. Identificeer en organiseer transacties
2. Handmatig transacties vastleggen
3. Invoer boeken in het grootboek
4. Controleer of uw accountsaldo
5. Ingevoerde totalen dubbel controleren
6. Pas boekingen aan als accounts niet in evenwicht zijn
7. Controleer of het saldo van uw rekeningen na het aanpassen van boekingen (indien van toepassing) is
8. Financiële overzichten maken
9. Sluit je boeken voor de periode

Maak er een gewoonte van om uw transacties regelmatig te registreren (bijv. wekelijks, maandelijks, enz.). Hierdoor blijven uw boeken nauwkeurig, georganiseerd en up-to-date.

Boekhoudsoftware

Een andere optie die u moet doen om uw eigen boekhouding te doen, is boekhoudsoftware. Boekhoudsoftware is een goede optie als u de manier waarop u transacties registreert wilt stroomlijnen. Bovendien bespaart het een aanzienlijke tijdsbesparing als het gaat om het verwerken van uw eigen boeken.

Met boekhoudsoftware kunt u transacties vastleggen en boekhoudprocessen automatiseren zonder dat u zich zorgen hoeft te maken over het zelf berekenen van totalen.

U kunt een cloud (ook wel online) boekhoudsysteem of desktop-boekhoudsoftware krijgen. Als u besluit om boekhoudsoftware te gebruiken, weeg dan eerst de voor- en nadelen van cloud- versus desktopsoftware af. En kijkt naar zaken als functies, kosten, bruikbaarheid, betrouwbaarheid, beveiliging en toegankelijkheid.

Als u eenmaal een boekhoudsoftware hebt gekozen, moet u de software en de functies ervan op uw duimpje leren kennen. Op die manier kunt u een professional worden in het gebruik ervan om uw transacties vast te leggen.

Hoe u boekhoudsoftware instelt en gebruikt

Houd er rekening mee dat processen en functies kunnen variëren, afhankelijk van de software die u gebruikt. Hier zijn enkele algemene stappen voor het instellen (stappen 1 – 6) en het gebruik van boekhoudsoftware (stappen 7 – 15):

1. Selecteer een boekhoudprogramma (als je dat nog niet hebt gedaan)
2. Kies een boekhoudmethode (bijv. boekhouding op kasbasis)
3. Uw accountgegevens instellen (bijv. een rekeningschema maken)
4. Klant- en leveranciergegevens invoeren
5. Voer eventuele onbetaalde facturen in die aan u verschuldigd zijn
6. Voer eventuele openstaande rekeningen in die u verschuldigd bent
7. Identificeer en organiseer transacties
8. Handmatig transacties vastleggen
9. Invoer boeken in het grootboek
10. Controleer of uw accountsaldo
11. Ingevoerde totalen dubbel controleren
12. Pas boekingen aan als accounts niet in evenwicht zijn
13. Controleer of het saldo van uw rekeningen na het aanpassen van boekingen (indien van toepassing) is
14. Financiële overzichten maken
15. Sluit je boeken voor de periode

Wil je niet je eigen boekhouding doen? Hier zijn je andere opties

Misschien ben je er nog niet klaar voor om zelf met je boeken om te gaan. Dat is prima! Als u niet de weg van "uw eigen boeken afhandelen" wilt, kunt u een accountant inhuren om het zware werk voor u te doen.

Houd er rekening mee dat het inhuren van een accountant de duurste boekhoudoptie is die er is. Het is echter de minst tijdrovende optie. Om nog maar te zwijgen over het feit dat het inhuren van een accountant je kan helpen om grote boekhoudkundige blunders te voorkomen.

Als je niet zo enthousiast bent over het idee om meer geld uit te geven voor een accountant om al het werk te doen, overweeg dan om boekhoudsoftware te gebruiken om je boeken te stroomlijnen. Vervolgens kunt u boekhoudrapporten verzamelen om door te geven aan uw accountant.

Klaar om zelf te gaan boekhouden? Dan hebben wij de perfecte oplossing voor u. De online boekhouding van Patriot maakt het een fluitje van een cent om de boeken van uw bedrijf te beheren. Stroomlijn de manier waarop u uw transacties registreert door vandaag nog een gratis proefversie van Patriot's boekhoudsoftware te starten!