Ontvangt u het grootste deel van uw bedrijfsinkomsten in contanten? Als dat zo is, bent u waarschijnlijk een geldintensief bedrijf, waardoor u onder meer IRS-controle kunt komen te staan. Waarom? Omdat contante transacties geen papieren spoor achterlaten. Dus als u een geldintensief bedrijf runt, moet u gedetailleerde gegevens bijhouden.

Lees verder om de geldintensieve bedrijfsdefinitie, veelvoorkomende voorbeelden en het IRS-geldintensieve auditproces te leren.

Wat is een geldintensief bedrijf?

Volgens de IRS ontvangt een contant geldintensief bedrijf "... een aanzienlijk bedrag aan ontvangsten in contanten." Dus als u een bedrijf bent dat een groot aantal kleine-dollartransacties afhandelt, bent u misschien veel geld kwijt. En als dat zo is, gebruikt u waarschijnlijk een kassalade of register om valuta op te slaan, transacties vast te leggen en uw kassa in evenwicht te houden.

Voorbeelden van geldintensieve zaken zijn:

• Restaurants
• Supermarkt of buurtwinkels
• Detailhandel
• Parkeergarages
• Automaten
• Contractarbeiders die contant worden betaald (bijv. bouw of vrachtwagenvervoer)

Houd er rekening mee dat de bovenstaande geldintensieve bedrijfslijst niet allesomvattend is.

Hoewel bedrijven ook betalingen met pinpassen of creditcards, mobiele portemonnees of cheques kunnen accepteren, zien cashintensieve bedrijven grote hoeveelheden contante transacties.

Wat is de zorg?

Het ontvangen van contante betalingen kan het voor particulieren en bedrijven gemakkelijker maken om deel te nemen aan twee vormen van illegale activiteiten:

1. Niet-aangegeven inkomen
2. Witwassen van geld

Niet-aangegeven inkomen

Vanwege het ontbreken van een papieren spoor, melden sommige geldbedrijven niet alle transacties aan de IRS.

Om hiermee weg te komen, kunnen sommige bedrijven geld verduisteren door contant geld in de zak te steken voordat het wordt opgenomen, geld te stelen nadat het is geregistreerd, of frauduleuze uitbetalingen te creëren.

Rode vlaggen van niet-aangegeven inkomsten zijn onder meer:​​

• Een bedrijf dat ondanks herhaalde jaarlijkse verliezen nog steeds bestaat
• Individuen die hogere kosten voor levensonderhoud hebben dan het gerapporteerde inkomen
• Aanzienlijke verschillen tussen de brutowinstmarge van een bedrijf en het branchegemiddelde

Het niet invoeren van elke transactie die uw bedrijf maakt, is slechts één veelvoorkomende boekhoudfout die uw bedrijf in gevaar kan brengen.

Wil je meer te weten komen over negen andere fouten en hoe je ze kunt vermijden? Download onze GRATIS whitepaper!

Ontvang mijn gratis gids!

Witwassen van geld

Het runnen van een geldbedrijf kan het voor een bedrijf ook gemakkelijker maken om geld wit te wassen. Witwassen van geld (wat illegaal is!) is wanneer iemand geld van criminele activiteiten vermomt als geld dat uit een legitieme bron komt.

Een crimineel kan bijvoorbeeld zijn geldintensieve restaurant gebruiken als dekmantel voor illegale activiteiten. Hoe? Ze zouden het kunnen laten lijken alsof het restaurant aanzienlijke contante betalingen ontvangt, terwijl het in werkelijkheid om illegale activiteiten gaat.

Rode vlaggen van geldintensief witwassen van zakelijk geld zijn onder meer:

• Hoger dan normaal contant inkomen in vergelijking met andere vergelijkbare bedrijven in het gebied (witwassen van geld)
• Vaak frequentere transacties

IRS-geldintensief bedrijfsauditproces

De IRS biedt een geldintensieve gids voor bedrijfsaudits, zodat bedrijven een idee kunnen krijgen van hoe het auditproces eruitziet.

Tijdens een geldintensieve bedrijfsaudit voert de IRS een gedetailleerd interview, analyse en evaluatie uit.

Onder andere processen, de IRS:

• Interviews met de persoon of het bedrijf om een ​​algemeen financieel beeld te krijgen, inzicht te krijgen in de activiteiten en een overzicht te krijgen van de archiveringspraktijken
• Ontdek hoe de persoon of het bedrijf omgaat met inkomende en uitgaande contanten
• Vraagt ​​naar contant geld waartoe de persoon of het bedrijf toegang heeft
• Informeert over het combineren van zakelijke en persoonlijke accounts
• Verzoekt gedetailleerde financiële informatie, inclusief leningen, te betalen rekeningen en bezit in aandelen
• Gebruikt analytische tests om te bepalen of de persoon of het bedrijf het inkomen nauwkeurig heeft gerapporteerd
• Bezoekt het bedrijf om erachter te komen hoe het werkt (en documenteert elke stap)
• Vergelijkt kassatapes van de dag van de tour met de auditperiode
• Evalueert de interne controles van de persoon of het bedrijf
• Reconcilieert gerapporteerde inkomsten op de belastingaangifte met boeken en bescheiden
• Test het inkomen dat in de boekhouding is geregistreerd door de originele documenten (bijv. factuur) in te binden
• Analyseert bankrekeningen, bedrijfsratio's en e-commerce-activiteiten
• Evalueert feiten en bevindingen om de beweringen van de persoon of het bedrijf te bevestigen of te weerleggen

Daarnaast heeft de IRS geldintensieve hoofdstukken over auditgidsen voor specifieke industrieën, waaronder schoonheidssalons, autowasstraten en gemakswinkels.

Raadpleeg de Audit Techniques Guide (ATG) van de IRS voor meer informatie over geldintensieve bedrijfsaudits.

Hoe compliant te blijven

Of u nu een geldintensief bedrijf heeft of niet, u moet een up-to-date en nauwkeurige boekhouding bijhouden.

Stephen Light, CMO en mede-eigenaar van Nolah Mattress, adviseert:

Geldintensieve bedrijven van elke omvang kunnen voorbereid blijven op een IRS-audit door ijverig te zijn met interne controles, zoals ervoor zorgen dat meer dan één persoon zorgt voor de financiële boekhouding; meer ogen is minder kans op fouten. Het bijhouden van gegevens is veel moeilijker voor geldintensieve bedrijven, maar het vroegtijdig instellen van interne controles - door gebruik te maken van boekhoudsoftware helpt de belasting te verminderen - kan bedrijven voorkomen dat ze eindeloze mondelinge getuigenissen moeten afleggen als de IRS ervoor kiest om audits uit te voeren."

Om uw geldintensieve bedrijf compliant te houden en voorbereid te zijn op een IRS-audit, moet u:

• Registreer elke transactie (d.w.z. de datum, het bedrag en het item of de service)
• Blijf bij uw boekhoudmethode (bijv. kasbasis, gewijzigde kasbasis of boekhouding op transactiebasis)
• Gebruik een kassalade en breng deze elke dag of na elke dienst in evenwicht
• Vul formulier 8300 in als een klant meer dan $ 10.000 contant betaalt in één transactie of twee of meer gerelateerde transacties
• Gescheiden persoonlijke en zakelijke fondsen (bijvoorbeeld een aparte zakelijke bankrekening openen)
• Houd vast aan records, waaronder:
  • Kassabonnen
  • Kopieën van kwitanties van klanten
  • Bank- en creditcardafschriften
  • Facturen
  • Rekeningen
  • Belastingaangifte
  • Formuleert W-2, 1099-MISC en 1099-NEC

Bewaar bij twijfel het dossier. Overweeg om digitale gegevens bij te houden om georganiseerd en veilig te blijven. En om uw boekhoudkundige verantwoordelijkheden te stroomlijnen, meldt u zich aan voor boekhoudsoftware.