Als u een kleine ondernemer bent, is de wet van Parkinson ("Werk breidt zich uit om de beschikbare tijd te vullen") zeker van toepassing. Je bent echter niet de enige die zich bedolven voelt onder een non-stop lawine van werk. Ongeveer 84 procent van de ondernemers werkt meer dan 40 uur per week, volgens een recent onderzoek van The Alternative Board, en ongeveer 10 procent "voortdurend overweldigd" door hun werkdruk.

Ik ben echt onder de indruk dat 90 procent van de ondernemers niet voel je voortdurend overweldigd, vooral als je bedenkt dat de gemiddelde ondernemer in de onderzoeksrapporten slechts 1,5 uur ononderbroken, zeer productieve tijd per dag heeft. (Klinkt ongeveer goed!)

Wat weerhoudt bedrijfseigenaren van een maximale productiviteit? Dit is wat ze zeggen:

Slecht tijdbeheer:35 procent. Het maakt niet uit hoeveel tijd je beschikbaar hebt om dingen voor elkaar te krijgen, als je het niet verstandig gebruikt, bereik je je doelen niet.

Slechte communicatie:25 procent. Besteedt u veel tijd aan het wachten op antwoorden op vragen van klanten, prospects, leveranciers of uw personeel? Goed nadenken en duidelijk communiceren verhoogt de productiviteit. Voordat u bijvoorbeeld een nieuw project aan een medewerker toewijst, moet u ervoor zorgen dat deze over alle informatie beschikt die nodig is om aan de slag te gaan. Verzamel de relevante details voordat u een leverancier factureert.

Persoonlijke problemen:18 procent . We hebben allemaal wel eens te maken met persoonlijke problemen. Helaas, als je tijdmanagementvaardigheden in de beste tijden zwak zijn, kunnen persoonlijke uitdagingen je echt achter de acht-ball zetten. Probeer elke dag wat open tijd in je schema in te bouwen; op die manier kunt u op het laatste moment zakelijke en persoonlijke noodgevallen afhandelen zonder hopeloos achterop te raken.

Technologische afleiding:16 procent . Smartphones, tablets, sms- en communicatie-apps zijn een tweesnijdend zwaard. Ze maken het voor ons mogelijk om overal te werken en direct te communiceren. Ze stoppen echter ook het hele internet in onze zakken en verleiden ons met eindeloze afleiding. (Hoe vaak ben je al op Twitter of Facebook geweest om je zakelijke account bij te werken en ben je erin gezogen?) Bovendien kan het reageren op meerdere meldingen, waarschuwingen en e-mails op talloze verschillende apparaten de hele dag tijd opslokken en je hersenkracht opslokken.

Wat is de grootste tijdrovende klus voor eigenaren van kleine bedrijven in de enquête? Het zal je waarschijnlijk niet verbazen, maar de meerderheid zegt dat e-mail het grootste deel van hun tijd opslokt, hoewel slechts een magere 9 procent zegt dat e-mail de belangrijkste tijdsbesteding is. Ook op de lijst met toptijdverspillers:persoonlijke vergaderingen en telefonische vergaderingen/videoconferenties. Slechts 4 procent van de ondernemers zegt dat die vergaderingen altijd productief zijn.

Productiever zijn is misschien makkelijker gezegd dan gedaan, maar het is nog steeds mogelijk om te doen. Hier zijn vier ideeën om te helpen:

1. Beperk het controleren van uw e-mail tot bepaalde tijden van de dag.

Een derde van de ondernemers in het onderzoek is van mening dat dit de beste manier is om de productiviteit te maximaliseren. Hoewel het misschien niet voor elke bedrijfseigenaar werkt (het werkt niet voor mij), kunt u 20 minuten 's ochtends, vroeg in de middag en voordat u naar de dag vertrekt (of welke cadans voor u ook logisch is) om e-mails te controleren, minimaliseren multitasking en je voelt je minder uitgeput.

2. Neem een ​​voorsprong.

Meer dan acht op de tien ondernemers in de enquête zeggen dat de ochtend hun meest productieve tijd van de dag is. Verspil deze kostbare tijd niet met het bijwerken van sociale media, het sorteren van reiskostenbewijzen of het houden van vergaderingen - reserveer de eerste twee uur van uw dag voor belangrijke taken die veel aandacht vereisen. Extra vroeg opstaan ​​en een uur of zo thuis werken voordat je naar kantoor gaat, kan ervoor zorgen dat je tijdens deze geconcentreerde tijd niet gestoord wordt.

3. Vind je meest productieve plek.

We werken allemaal anders, en hoewel de meeste ondernemers zeggen dat ze het meest productief zijn op kantoor, zegt bijna een derde dat ze productiever zijn als ze thuis werken. Het hangt er echt van af wat uw behoeften zijn, wat u moet doen en hoe u het liefst werkt. Een bedrijfseigenaar die thuis drie jonge kinderen heeft, kan de relatieve rust en stilte van het kantoor waarderen, terwijl mensen met hectische kantoren en non-stop onderbrekingen zich misschien thuis moeten verschuilen om dingen voor elkaar te krijgen.

4. Modelleer het gedrag dat u wilt zien.

Als leider van uw bedrijf moet u de toon zetten voor uw werknemers in termen van het maximaliseren van de productiviteit. Probeer met uw team te brainstormen om manieren te bedenken om tijdverspillende gewoonten of processen op uw werkplek te elimineren. Deel strategieën die u hebben geholpen om u productiever te maken. Het is moeilijk om gewoontes te doorbreken die onze productiviteit aantasten (zoals direct reageren op het binnenkomende e-mails) en door er als team aan te werken, wordt het een beetje makkelijker.

Meer ideeën nodig om uw productiviteit te verhogen? Zet de experts van SCORE in je team om gratis, vertrouwelijk zakelijk advies te krijgen.