Hoewel de marktomstandigheden in de loop van de tijd kunnen veranderen, blijft één ding voor elk bedrijf waar:contant geld is essentieel. Zonder de juiste optimalisatie van de cashflow kunnen bedrijven op papier winstgevend zijn en toch het risico lopen failliet te gaan als ze hun rekeningen niet kunnen betalen.

Vooral kleine en middelgrote bedrijven zijn gevoelig voor onregelmatige kasstromen en beperkte liquiditeit, waardoor het van cruciaal belang is om goed op het werkkapitaal te letten en processen op te zetten om het te beheren voordat zich problemen, zoals een pandemie, voordoen.

Hoewel COVID-19 niet elke branche op dezelfde manier beïnvloedde, zette de onzekerheid die het veroorzaakte voor veel eigenaren werkkapitaal op de voorgrond. En terecht:uit een studie van de Federal Reserve in 2021 bleek dat 65% van de kleine bedrijven in 2020 problemen had met het betalen van de bedrijfskosten, en dat bijna de helft moeite had om de huur te betalen of schulden af ​​te betalen.

In mijn tijd als fractioneel CFO heb ik veel bedrijven zien worstelen met het implementeren van een effectieve strategie om hun cashflow te beheren. Vaak kijken ze naar externe financieringsbronnen voordat ze intern kijken, wat verleidelijk kan zijn voor een groeiend bedrijf, maar bedrijven halen op die manier zelden genoeg geld op.

Minder dan 5% van de startups haalt durfkapitaal op. En het aanvragen van leningen is ook geen zekerheid:volgens een onderzoek van de Federal Reserve in 2019 ontving amper de helft van de kleine Amerikaanse bedrijven die financiering aanvroegen het volledige gevraagde bedrag. Voor meer dan de helft van de kleine bedrijven houdt externe financiering in dat er persoonlijke garanties worden toegevoegd als onderpand voor de schuld. Zoals deze eigenaren nu zien, kunnen die schulden opeisbaar zijn voordat de zaken weer aantrekken.

Een betere eerste stap is om een ​​gestructureerde benadering van cashflowbeheer te creëren en ervoor te zorgen dat deze volledig is geoptimaliseerd. Dit zal niet alleen zorgen voor voldoende liquiditeit om de activiteiten te ondersteunen en groei te financieren in goede tijden, maar zal ook een laag van stabiliteit toevoegen in moeilijke tijden, terwijl de behoefte aan aanvullende financiering wordt geëlimineerd of verminderd.

Een gestructureerde aanpak rust op drie belangrijke pijlers:

1. Implementeer best practices voor werkkapitaalbeheer.
2. Maak een cashflowprognose en stel een discipline vast voor beoordeling.
3. Doe mee aan scenarioplanning en bereid je voor op zowel uitdagingen als meevallers.

Implementeer best practices voor werkkapitaalbeheer

Werkkapitaal is het verschil tussen vlottende activa en kortlopende verplichtingen, en het vertegenwoordigt de liquiditeit die beschikbaar is voor een bedrijf om aan zijn financiële verplichtingen op korte termijn te voldoen. Voordat u een plan maakt om deze cyclus te beheren en de cashflow te verbeteren, moet u eerst elk van deze elementen begrijpen en optimaliseren:vorderingen, schulden en voorraad.

Vorderingen

Het kan verleidelijk zijn om uw betalingstermijnen te versoepelen om meer business te genereren, zoals het aanbieden van kortingen of het laten betalen van klanten omdat er geen formele vervolgprocedures zijn. Maar er is een afweging tussen liquiditeit en winstgevendheid:als u uw klanten te veel speling geeft, kunt u veel verkopen, maar niet veel geld.

Grijp deze drie belangrijke kansen om uw vorderingen te optimaliseren:

1. Financiën en verkoop op elkaar afstemmen . Deze afdelingen moeten samenwerken om betalingsvoorwaarden te ontwikkelen die redelijk zijn voor zowel de klant als het bedrijf. Nadat het beleid is gedefinieerd, bekijkt u de stamgegevens van de klant, controleert u op eventuele afwijkingen en verenigt u de gevonden afwijkingen. Als de polis bijvoorbeeld netto 30 dagen is, mogen de stamgegevens van de klant niet netto 60 dagen zijn.
2. Maak een efficiënt factureringsproces . Automatisering is hierbij key, maar zelfs geautomatiseerde facturatie kan fouten bevatten of laat uitvallen. Dit kan te wijten zijn aan een inefficiënte goedkeuringsketen, onnauwkeurige gegevens of andere fouten. Richt u op het creëren van een gestroomlijnd proces, stel een interne deadline in voor het verzenden van de factuur - idealiter binnen een dag na ondertekening van de inkooporder - en definieer de eigenaar van de stamgegevens van de klant om ervoor te zorgen dat iemand verantwoordelijk is voor het up-to-date houden ervan.
3. Formaliseer een incassostrategie . Zorg er eerst voor dat het gemakkelijk is om veroudering bij te houden in uw debiteurenrapport, zodat u in één oogopslag kunt zien of er rekeningen achterstallig zijn. Definieer vervolgens een regelmatig beoordelingsschema, bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks controleren op achterstallige betalingen, afhankelijk van uw zakelijke behoeften. Definieer vervolgens een proces en schema voor herinneringen en daaropvolgende escalatiestappen. Ten slotte, hoewel het traditioneel de rol van de financiële afdeling is om incasso's af te handelen, kan het onderhouden van een nauwe relatie met het verkoopteam een ​​effectievere outreach naar achterstallige klanten mogelijk maken.

Te betalen bedragen

Hoewel u de voorwaarden voor vorderingen kunt instellen, moet u voor schulden de voorwaarden van iemand anders volgen. Betalingsvoorwaarden kunnen sterk variëren binnen uw leveranciersbestand, wat zowel kansen als uitdagingen creëert.

Hier zijn drie geweldige manieren om uw schulden te optimaliseren:

1. Bespreek betalingsvoorwaarden naast prijs . We concentreren ons vaak zo op de prijs dat we vergeten te bedenken hoe betalingstermijnen onze cashflow kunnen beïnvloeden. Onderhandel bij het evalueren van een nieuwe leverancier altijd over betalingsvoorwaarden, zoals het minimaliseren van vooruitbetalingen of het akkoord gaan met kredietvoorwaarden die overeenkomen met uw kasprognose. Dit kan een uitdaging zijn voor een nieuwer bedrijf, maar naarmate een bedrijf groeit en zijn reputatie verbetert, is het een goed idee om opnieuw over deze voorwaarden te onderhandelen.
2. Vergroot de zichtbaarheid van uw inkoopgegevens . Wanneer uw procure-to-pay-proces niet sterk genoeg is om betrouwbare informatie te verstrekken voor uw cashflowprognose, kan het moeilijk zijn om problemen te identificeren en effectief te plannen. Zorg ervoor dat uw inkooporders en facturen snel op elkaar zijn afgestemd, zodat u in één oogopslag kunt zien of u op schema ligt om uw uitgaven te dekken of niet.
3. Optimaliseer uw betalingstiming . Het is over het algemeen het beste om vast te houden aan uw vastgestelde betalingsschema's om voorspelbaarheid te garanderen, maar sluit een vroege betaling niet volledig uit wanneer dit zinvol is. Als uit uw planning blijkt dat u een overschot aan contanten heeft, kunt u overwegen de betaling vooruit te schuiven naar leveranciers die kortingen voor vervroegde betaling bieden.

Inventaris

Voorraad is vaak de grootste geldput voor een bedrijf. Niet alle bedrijven handelen in voorraad, maar als het uwe dat wel doet, houd dan deze drie praktijken in gedachten:

1. Definieer minimale voorraadniveaus . Om te voorkomen dat u teveel contant geld in de voorraad legt, moet u streven naar een voorraadniveau dat voldoende is om aan de fluctuerende vraag te voldoen zonder al te veel overschot. Een eerste strategie voor een klein of nieuw bedrijf zou kunnen zijn om te focussen op het verminderen van het aantal SKU's. Houd alleen de meest populaire artikelen bij de hand en bestel de rest indien nodig. Het kan de levertijd voor die artikelen verlengen, maar het houdt je geld langer gratis.
2. Bewaak vraagpatronen . Het is belangrijk om te begrijpen hoe uw vraag verandert gedurende de dag, week, maand en jaar om de voorraadniveaus te optimaliseren. Als je het moeilijk vindt om een ​​schatting te maken, overweeg dan om leveranciers in de buurt te kiezen die sneller kunnen leveren, zodat je vaker kleinere partijen kunt bestellen in plaats van je kansen te wagen op bulkbestellingen met korting die misschien verloren gaan. Afhankelijk van wat u verkoopt, kunt u uw voorraad mogelijk op aanvraag bestellen.
3. Ontvang een realtime weergave . Er zijn veel softwareprogramma's waarmee u uw voorraad kunt beheren. Zorg ervoor dat de uwe u een realtime overzicht van uw voorraad en de locatie (indien van toepassing) kan bieden, zodat u niet per ongeluk te veel koopt. Als je geen softwareoplossing hebt, zorg er dan voor dat er een proces is om de oudste items eerst te verkopen of te gebruiken om verspilling te verminderen.

Maak een cashflowprognose en stel een discipline op voor beoordeling

Zodra u de basis heeft gelegd voor gedisciplineerd cashmanagement, kunt u beginnen met het bewaken van uw cashflow en vooruit plannen. Veel bedrijven houden hun cashflow alleen nauwlettend in de gaten wanneer ze liquiditeitsproblemen ondervinden, maar regelmatige monitoring kan u helpen te profiteren van overtollige contanten. Automatisering is hier uiterst nuttig, maar als dat geen optie is, volgen hier enkele praktische stappen om het met de hand te beheren:

Kies uw prognoseperiode en -methodologie

Een voorspelling voor 12 tot 18 maanden is een goede vuistregel, maar is misschien niet logisch voor uw bedrijf of branche. Zodra u een redelijke prognoseperiode definieert, kunt u doorgaan naarmate er meer gegevens beschikbaar komen.

Er zijn twee methoden om te overwegen voor kasprognoses, afhankelijk van uw periode en behoeften:

1. Directe methode -meestal voor minder dan 12 maanden. Het gebruikt afzonderlijke schema's voor de verwachte in- en uitstroom op basis van een kasbasisprognose (in plaats van op transactiebasis). Deze methode is het beste voor liquiditeitsplanning op korte termijn.
2. Indirecte methode — meestal langer dan 12 maanden. De kasstroomprognose is gebaseerd op een geprognosticeerde resultatenrekening die is gekoppeld aan de balans DSO (dagen uitstaande verkoop), DPO (dagen uitstaande schulden) en DIO (dagen voorraad bij de hand). Deze benadering kan minder nauwkeurig worden dan de directe methode, wat betekent dat deze het beste is voor het plannen van kapitaaluitgaven of het toewijzen van kapitaal op de lange termijn.

Focus op bruikbare outputs

De output moet belangrijke resultaten opleveren om de besluitvorming te ondersteunen. De complexiteit van de prognose kan variëren op basis van de behoeften en grootte van uw bedrijf, maar deze moet drie belangrijke elementen bevatten:

1. Bedrijfsgeld
2. Contant geld investeren (investeringen of desinvesteringen)
3. Financiering van contant geld (schuld of eigen vermogen)

Operationele cash zou uw primaire aandachtsgebied moeten zijn, omdat dat uw financieringsbehoeften of de mogelijkheid om het kapitaal te herinvesteren in strategische initiatieven zal bepalen.

Het belangrijkste doel van de cashflowprognose is om bruikbare informatie te geven, zodat deze geschikt moet zijn voor het beoogde doel. Houd uw model zo eenvoudig mogelijk:hoe complexer het is, hoe vatbaarder voor fouten en hoe minder nuttig de informatie kan worden. Houd uw invoer georganiseerd, de verwerking eenvoudig en de uitvoer duidelijk.

Een beoordelingsschema opstellen

Tijdens normale tijden kan het voldoende zijn om uw cashflow maandelijks te herzien, maar wanneer de omstandigheden moeilijker worden, wilt u misschien overstappen op een wekelijkse beoordeling om de nauwkeurigheid van de informatie te verbeteren. Vergelijk uw prognose met uw werkelijke verklaring en analyseer de varianties om de nauwkeurigheid te verbeteren. Plan de beoordeling vóór de vastgestelde betalingsdag van het bedrijf, zodat het mogelijk is om aanpassingen aan het betalingsplan te beheren.

Doe mee aan scenarioplanning en bereid u voor op uitdagingen en meevallers

In onzekere tijden, zoals een pandemie, kan het handig zijn om scenario's te plannen en te bepalen welke acties uw bedrijf moet ondernemen om het hoofd boven water te houden. Identificeer de beste case, medium case en worst case uitkomsten. Schat voor elk geval in hoe lang de crisis kan duren en welke maatregelen moeten worden genomen om uw bedrijf gedurende die periode te ondersteunen.

Als u in stabielere tijden plant, kunt u uw prognose nog steeds stresstesten. Bepaal wat een liquiditeitsprobleem zou kunnen veroorzaken (zoals het aannemen van nieuw personeel, het openen van een nieuw filiaal of nieuwe fabriek, investeren in kapitaalprojecten of aanpassingen voor aanzienlijke blootstelling aan een enkele klant die een minder betrouwbare klant wordt), bepaal hoe dat uw prognose kan beïnvloeden en identificeer wat u kunt doen om het risico te beperken.

Korte- en liquiditeitscrisissen beheren:neem het heft in handen en koop tijd

Tekort- en liquiditeitscrises kunnen het gevolg zijn van externe factoren (bijv. veranderende marktomstandigheden) of interne (bijv. operationele inefficiënties). In beide gevallen is het belangrijkste dat u moet doen, voldoende tijd kopen om de uitdagingen binnen uw organisatie aan te pakken of om u te helpen totdat de marktomstandigheden zich stabiliseren.

Voordat u strategische of operationele veranderingen aangaat, moet u zo duidelijk mogelijk weten hoeveel tijd u moet kopen. (Zoals we tijdens de pandemie hebben gezien, zijn sommige schokken moeilijker te voorspellen dan andere.) Richt u tijdens deze periode op het oplossen van het kortetermijnprobleem op een manier die uw langetermijndoelen zoveel mogelijk ondersteunt.

Besteed bijzondere aandacht aan onmiddellijke acties die geld kunnen genereren zonder het bedrijf te beïnvloeden, en voer er zoveel mogelijk uit. Enkele praktische voorbeelden zijn:

• Verminder niet-strategische overheadkosten.
• Focus op producten en diensten met hogere marges.
• Koop geen activa, maar lease ze. Verkoop niet-strategische activa en, indien mogelijk, verkoop en lease ook strategische activa.
• Geef prioriteit aan minder risicovolle klanten om de kans te vergroten dat betalingen op tijd aankomen.
• Neem pre-orders voor producten als je die in de pijplijn hebt.
• Verlaag geen kosten op gebieden die direct van invloed zijn op de bedrijfsprestaties als ze geen geldelijk voordeel opleveren.

Misschien wel het belangrijkste van alles:Communiceer met uw schuldeisers. Open communicatie is essentieel voor het kopen van tijd. Wanneer een liquiditeitscrisis toeslaat, is het normaal dat u die informatie voor uw leveranciers wilt houden, zodat u de reputatie van het bedrijf niet schaadt, maar zwijgen zal uw reputatie meer schaden. Het uitstellen van betalingen zonder uitleg zal steevast het vertrouwen van uw leveranciers schaden. Laat uw leveranciers weten wat er met uw bedrijf gebeurt, waarom ze niet worden betaald en wanneer ze betaling kunnen verwachten op basis van uw crisisplan.

Overmatige liquiditeit beheren:kapitaal afstemmen op strategie

Hoewel het minder stressvol kan zijn om overtollige liquiditeit te beheren in vergelijking met een tekort, kan het net zo gemakkelijk zijn om het verkeerd te doen. De belangrijkste risico's zijn het toewijzen van kapitaal in gebieden die niet strategisch zijn voor het bedrijf of het teruggeven van geld aan aandeelhouders voordat u analyseert of u voldoende contant geld heeft om eerst strategisch belangrijke kapitaaluitgaven te doen.

De beste manier om uw overtollige contanten te optimaliseren, is door:

• Identificeer strategische prioriteiten voor het bedrijf en wijs voldoende kapitaal toe om deze doelstellingen te bereiken.
• Ontdek strategische mogelijkheden om het overtollige geld uit te geven (bijv. leveranciers vooraf betalen om kortingen te krijgen).
• Bepaal een geschikt bedrag aan contant geld om aan de kant te houden als buffer voor slechte tijden.
• Geef het overgebleven geld terug aan de aandeelhouders.

Belangrijkste afhaalrestaurants

Het creëren van discipline in uw organisatie is van cruciaal belang voor het optimaliseren van uw cashflow, het vergroten van uw veerkracht tegen liquiditeitsschokken en het benutten van kansen wanneer overtollige liquiditeit ontstaat. Om dit te doen:

• De basis leggen voor cashflowbeheer.
• Creëer een gestructureerde aanpak voor planning en beoordeling.
• Koop tijdens liquiditeitscrisissen tijd om uw cashflow onder controle te krijgen en zorg ervoor dat u de kortetermijnsituatie aanpakt zonder uw langetermijndoelen in gevaar te brengen.
• Kapitaal afstemmen op strategie en concurrentievoordeel creëren wanneer meevallers zich voordoen.