Mobiele apparaten zijn onmisbare tools geworden. Ze stellen ons in staat om zoveel meer te doen dan alleen bellen en sms'en. De smartphones van tegenwoordig zitten boordevol krachtige applicaties die ons helpen zowel ons werk als ons privéleven te beheren. En ze kunnen een van de gemakkelijkste oplossingen zijn voor accountants die belast zijn met het opsporen van bonnetjes voor onkostendeclaraties van werknemers.
De IRS vereist ontvangsten voor zakelijke uitgaven van meer dan $ 75. Als uw medewerkers regelmatig bonnen verliezen of kopieën van hun zakelijke creditcards opvragen, is het misschien tijd om een bonnenscanner-app aan uw personeel te introduceren.
Met deze handige tool kunt u snel belangrijke zakelijke transacties zoals aankopen, rekeningen, betalingen, enz. vastleggen en digitaal opslaan. Sommige van de meest populaire smartphone-apps die tegenwoordig beschikbaar zijn, bevatten zelfs ingebouwde bonscanners.
Met een app voor het scannen van bonnen kunnen mensen hun fysieke of digitale bonnen scannen en ordenen op één centrale locatie en zijn ze vervolgens toegankelijk vanaf elk apparaat met internettoegang. Bovendien kunnen de beste app-programma's voor het scannen van bonnen de gebruiker notities over elke transactie toevoegen en foto's bijvoegen. Deze details zijn handig wanneer u bijvoorbeeld zakendiners moet specificeren.
Sommige bieden zelfs extra functies, zoals automatische categorisering op basis van bedrijfstype of productcategorie.
Er zijn verschillende dingen waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van een bonscanner.
Zorg er eerst voor dat het voldoende geheugen heeft zodat alle transacties binnen de opslagcapaciteit passen zonder oude records te verwijderen. Ten tweede, kijk hoe snel het documenten scant; als het te lang duurt om ze te verwerken, geeft u uiteindelijk meer geld uit dan nodig is. Ten derde, controleer of het andere handige functies biedt, zoals voorraadbeheer, klantrelatiebeheer en onkostenrapportage.
Als je bent zoals de meeste mensen, heb je waarschijnlijk stapels papieren bonnen die je moet bijhouden, maar die je niet mee wilt slepen of opbergen. Maar wat gebeurt er als je 's avonds thuiskomt na een vermoeiende zakenreis of een lange werkdag? Gooi je je stapel zomaar ergens in een la?
Mogelijk hebt u al een bestaand bestandsgebaseerd archiveringssysteem dat goed voor u werkt. Als dat zo is, geweldig! Maar zo niet, dan zijn hier enkele redenen waarom het de moeite waard kan zijn om een app voor het scannen van bonnen te downloaden:
Er zijn tegenwoordig veel verschillende soorten app voor het scannen van bonnen beschikbaar, maar ze vallen over het algemeen in twee categorieën:
Het eerste type scanner werkt door een foto van elke pagina te maken wanneer u klaar bent met het gebruik ervan.
Het vereist geen extra hardware naast wat u al hebt:uw smartphone. U kunt uw telefoon gebruiken in gebieden waar geen wifi of mobiele service beschikbaar is. Bovendien kan je apparaat alle bestanden lokaal opslaan, zodat ze niet verloren gaan als er iets met je telefoon gebeurt.
Ze werken niet goed als je meerdere foto's tegelijk moet maken, omdat ze elkaar gewoon overschrijven. Omdat ze alles lokaal opslaan, verlies je de controle over hoeveel ruimte die foto's in beslag nemen. Als u ze later wilt verwijderen, moet u dit handmatig doen. Bovendien zijn dit soort scanners niet erg goed in het herkennen van tekst. Ze herkennen de cijfers misschien correct, maar al het andere kan verkeerd worden gelezen.
Als u op zoek bent naar iets eenvoudigs, gemakkelijks in te stellen en gratis, zoek dan niet verder dan Quickbooks Online. Het biedt basisfuncties zoals facturering, voorraadbeheer en salarisverwerking. Maar als u meer geavanceerde functionaliteit wilt, zoals het maken van aangepaste rapporten, integratie met andere softwarepakketten en het beheren van meerdere bedrijven, moet u mogelijk upgraden naar Quickbooks Pro.
Als u vaak reist, is Expensify een zinvolle tool voor het beheren van uw bonnen. Het werkt net als veel andere onkostentrackers doordat u transacties handmatig of automatisch kunt invoeren met behulp van gegevens die rechtstreeks van creditcards zijn gehaald.
Het verschil is dat wanneer u aankopen doet met uw kaart, Expensify relevante informatie over elke transactie ophaalt, zoals op welk vluchtnummer ze zijn gemaakt, hoeveel ze kosten en zelfs hun status.
Expensify is een van onze favoriete apps voor het scannen van bonnen, omdat het gemakkelijk is om ze overal te beheren. Bovendien hoef je je geen zorgen meer te maken over het kwijtraken van belangrijke documenten, aangezien Expensify elke bon in zijn eigen database scant.
Dit betekent dat u niets verliest, zelfs niet als u per ongeluk iets op uw telefoon verwijdert. Het enige dat u hoeft te doen is de app te openen wanneer u een nieuw document ontvangt.
Voor bedrijven met minder werknemers is er wellicht maar ruimte voor één persoon om de boekhouding te doen. Daarom gebruiken we Bench graag als zowel personal finance manager als bonnenscanner. Het maakt het bijhouden van rekeningen, het afbetalen van schulden, sparen voor uw pensioen en het plannen van belastingen eenvoudig.
Met de app kunnen we doelen stellen, budgetten instellen, terugkerende rekeningen betalen, investeringen beheren en zelfs bijhouden hoeveel we sinds 1 januari aan koffie hebben uitgegeven.
Het is niet nodig om te investeren in dure software voor bedrijven met minder werknemers als je prima rond kunt komen met gratis online tools. Dat gezegd hebbende, als je iets eenvoudigs en gemakkelijks wilt instellen, is Bench de moeite van het bekijken waard. Het stelt gebruikers in staat om hun eigen PDF-bestanden en afbeeldingen van bonnen, rekeningen, facturen, enz. te uploaden en biedt basisrapportagefuncties zoals het maken van grafieken en diagrammen.
De WellyBox-app is een geweldige manier om bonnen te scannen van elk bedrijf dat creditcards of betaalpassen als betaling accepteert. Het is ook een uitstekend hulpmiddel als u als zelfstandige werkt, omdat u hiermee al uw uitgaven op één plek kunt bijhouden.
De gratis versie bevat onbeperkte scans, maar slaat ze alleen lokaal op je telefoon op; de betaalde versies hebben echter meer opslagruimte beschikbaar.
Je kunt de WellyBox-app vinden op iTunes en Google Play voor Android-apparaten.
Receipts By Wave is een andere geweldige optie als u op zoek bent naar een eenvoudige maar krachtige tool voor het scannen van bonnen. Met deze app kunnen gebruikers hun eigen unieke sjablonen maken op basis van hun behoeften. U kunt ze vervolgens gebruiken om bonnen overal en altijd vast te leggen.
Zodra ze zijn vastgelegd, worden ze rechtstreeks naar je inbox gestuurd, waar je ze later kunt bekijken. Er zijn geen limieten als het gaat om het aantal bonnen dat u wilt opslaan.
Met de app kunnen gebruikers bonnen met één tik scannen, ze rechtstreeks naar uw e-mail verzenden of ze opslaan als pdf-bestanden. U kunt ook notities toevoegen aan elke bon, zodat u gemakkelijk kunt bijhouden welke details u in uw onkostendeclaraties moet opnemen.
Deze app werkt geweldig als je papierrommel wilt verwijderen en ervoor wilt zorgen dat alles goed wordt opgeborgen. Als meerdere mensen hetzelfde apparaat gebruiken, kun je bovendien zien wie welke aankoop wanneer heeft gedaan.
Met de mobiele applicatie Shoeboxed kunnen gebruikers binnen enkele seconden bonnen naar hun account scannen. U kunt ze vervolgens ordenen met behulp van tags of categorieën en al uw gescande documenten tegelijk doorzoeken. De gratis versie bevat onbeperkte scans per maand, terwijl betaalde versies extra documentbewerking en PDF-conversie bieden.
Deze app voor het scannen van bonnen werkt als magie! Maak eenvoudig foto's van uw bonnen met behulp van de ingebouwde camera en upload ze naar Evernote. Vervolgens hebt u toegang tot die bestanden via de webbrowser of via e-mail. Uw gegevens blijven altijd veilig dankzij de coderingstechnologie van het bedrijf. Bovendien krijg je tot 2 GB gratis opslagruimte per maand.
Als u liever geen geld uitgeeft aan een applicatie, raden we u aan de gratis versie te bekijken. Naast het online opslaan van uw bonnen, kunt u ze ook synchroniseren tussen meerdere computers. Het enige wat u hoeft te doen is u aan te melden voor een gratis account en vandaag nog te beginnen met het opslaan van uw bonnen.
U kunt meteen aan de slag met deze tool zonder enige configuratie. Scan eenvoudig uw bonnen en sla ze op uw computer op via Dropbox. Upload die bestanden vervolgens naar de server van de applicatie, waar ze automatisch worden verwerkt. De resultaten worden vervolgens teruggestuurd naar uw apparaat, zodat u ze op uw gemak kunt bekijken.
Deze service werkt geweldig om al uw transacties bij te houden, vooral wanneer u naar het buitenland reist. Sommige mensen vinden het echter te tijdrovend omdat het handmatige invoer van gegevens vereist.
100% machinale verwerking - In tegenstelling tot veel andere scantoepassingen voor bonnen, vertrouwt Veryfi niet op menselijke tussenkomst. In plaats daarvan gebruikt het geavanceerde algoritmen om elk afzonderlijk beeld binnen enkele seconden te verwerken. Hierdoor mis je niets tijdens het afrekenen.
Kortom, er zijn tal van opties beschikbaar voor iedereen die op zoek is naar een eenvoudig maar effectief systeem voor het bijhouden van uitgaven.
Dit bericht verscheen oorspronkelijk op Your Money Geek.