Nu de Brexit opdoemt, moeten Britse bedrijven misschien overwegen om dochterondernemingen in EU-landen op te richten als alternatief voor grensoverschrijdende handel.

Het hebben van een lokale entiteit helpt als het gaat om belasting-, rapportage- en nalevingskwesties, maar het kan een nieuw niveau van complexiteit in uw boekhouding introduceren.

Tony Connolly, FCA, oprichter en CEO van Cloud-boekhoudsoftware AccountsIQ, vertelt over de uitdagingen waarmee internationale bedrijven worden geconfronteerd en benadrukt hoe de huidige boekhoudsystemen deze kunnen aanpakken.

Grensoverschrijdende handel kan complex zijn. Naarmate de grensoverschrijdende handel toeneemt, richten bedrijven vaak overzeese entiteiten op om de naleving te lokaliseren en klanten hun toewijding aan die markt te tonen.

Zelfs als uw bedrijf dit nog niet eerder heeft gedaan, met het waarschijnlijke begin van de Brexit later dit jaar, kan het gemakkelijker zijn om in de EU te handelen via een juridische entiteit in een lidstaat. Hoewel opereren via een lokale entiteit het handelen gemakkelijker kan maken, brengt het opzetten van meerdere entiteiten complexere boekhoudprocessen met zich mee , inclusief het afhandelen van meerdere valuta's (FX), het afhandelen van transacties tussen bedrijven en het consolideren en rapporteren van resultaten in meerdere valuta's.

Meerdere valuta's beheren kan lastiger zijn dan u denkt

Als u al meerdere valutatransacties afhandelt, zult u de complexiteit van het verwerken van gerealiseerde en niet-gerealiseerde winsten en verliezen op FX-transacties en uitstaande FX-saldi waarderen. Het consolideren van FX-dochterondernemingen zorgt voor een nieuw niveau van complexiteit rond het rapporteren van resultaten in basisvaluta, waarbij FX-herwaarderingsreserves worden gebruikt om winst of verlies in de intrinsieke waarde te erkennen die voortvloeit uit het aanhouden van die netto-activa in vreemde valuta. Spreadsheets zijn geweldig voor projecties en rapportage, maar het kan lastig zijn om verschillende elementen tegen verschillende tarieven om te rekenen en het maandelijkse verschil naar de herwaarderingsreserves te boeken. Om dit te berekenen moet je:

• Waardeer winst- en verliesrekeningen tegen het periodegemiddelde (dwz:naarmate de inkomsten en kosten toenemen)
• Waardeer activa en passiva aan het einde van de periode (dwz:alsof u ze op dat moment zou moeten realiseren)
• Waardeer beleggingen in aandelen tegen het tempo waarin de investering werd gedaan.

Dit eenmaal per jaar doen voor auditdoeleinden is redelijk eenvoudig, maar als u maandelijkse resultaten rapporteert, kan het moeilijk zijn om constante wisselkoersschommelingen buiten het systeem te beheren, aangezien verliezen in een maand kunnen worden gecompenseerd door winsten in de daaropvolgende maanden en vice versa.

Hoe zit het met transacties en saldi tussen bedrijven?

Met meerdere entiteiten krijgt u ongetwijfeld intercompany transacties uit intercompany trading, doorbelastingen van centraal betaalde kosten of het aanrekenen van beheervergoedingen voor shared services. Met entiteiten in verschillende basisvaluta's zijn er valutarisico's in uitstaande saldi die moeten worden verantwoord en moet u beslissen of de moedermaatschappij of dochteronderneming het risico neemt, d.w.z. als de valuta fluctueert, wat is dan een risico?

Het beheren van transacties tussen bedrijven met behulp van GL-journalen maakt het moeilijk om niet-gerealiseerde winsten en verliezen op uitstaande saldi aan het einde van de maand te berekenen. Dit kan het beste via Intercompany AP- en AR-accounts. Gewoonlijk initieert de aanrekenende entiteit transacties en neemt de entiteit die in rekening wordt gebracht het valutarisico, dus de saldi moeten worden beheerd in de valuta van de aanrekenende entiteit. Niet-gerealiseerde winsten/verliezen moeten vóór consolidatie in de dochteronderneming worden erkend, zodat intercompany-saldi verdwijnen bij consolidatie in de basisvaluta van de groep.

Welke FX-functionaliteit moet uw financiële systeem hebben?

Als u nog geen FX-dochterondernemingen heeft, kan uw financiële systeem meerdere entiteiten en FX-consolidaties verwerken. Hier zijn enkele vragen die u zou kunnen stellen:

1. Worden gerealiseerde winsten en verliezen automatisch geboekt wanneer FX-ontvangsten of -betalingen worden toegewezen aan de facturen die ze betalen?
2. Worden niet-gerealiseerde winsten en verliezen aan het einde van de maand berekend voor crediteuren-, debiteuren- en banktegoeden in vreemde valuta?
3. Verwerkt het systeem geautomatiseerde transacties en saldi tussen bedrijven, zodat het valutarisico (niet-gerealiseerd en gerealiseerd) wordt berekend en geboekt in de entiteit die het valutarisico neemt?
4. Kunnen intercompany-saldi gemakkelijk worden afgestemd en worden ze geëlimineerd bij consolidatie?
5. Voert het systeem consolidaties uit en berekent het automatisch valutaherwaarderingsreserves, waarbij de geaccumuleerde valutaherwaarderingsreserves in de balans en de huidige periode in de geconsolideerde winst- en verliesrekening worden weergegeven?
6. Kan het systeem mapping naar een alternatief rekeningschema (COA) toelaten om rechtsgebieden te behandelen die rapportage vereisen op basis van een voorgeschreven COA (bijv. Frankrijk, Italië), terwijl u financiële groepsresultaten kunt rapporteren op basis van Group COA.
li>
7. Worden lokale budgetten geconsolideerd en geconverteerd naar de basisvaluta van de groep?

Conclusie

Er zijn aanzienlijke voordelen verbonden aan het opzetten van lokale dochterondernemingen in buitenlandse jurisdicties in plaats van simpelweg grensoverschrijdend te verkopen. Dit introduceert echter enkele aanvullende boekhoudkundige vereisten en het aanpakken hiervan met behulp van spreadsheets kan problematisch zijn. U moet daarom overwegen of uw Finance System deze omgeving gemakkelijk aankan. Als nieuwe software wordt overwogen, moeten cloudsystemen worden overwogen die altijd en overal toegang bieden, zonder dat er op elke locatie software hoeft te worden geïnstalleerd.

Casestudy:Getech stapt over van verouderde boekhoudsystemen naar AccountsIQ en creëert efficiëntie voor de hele groep

Simon Brown van Getech erfde als gevolg van de groei vier legacy boekhoudsystemen in de groepsactiviteiten. De overstap naar het cloud-accounting- en consolidatieplatform AccountsIQ zorgde voor een tijdsbesparing van één week per maand voor de wereldwijde geowetenschaps- en adviesgroep in rapportage alleen, om nog maar te zwijgen van verbeteringen in andere kernprocessen.

Simon legt uit waarom AccountsIQ de juiste keuze was voor Getech:"We gebruikten eerder vier verschillende pakketten, waaronder twee versies van Sage en de Britse en Amerikaanse versie van QuickBooks. Consolidatie was een logistieke nachtmerrie. Geen van beide providers kon, zoals AccountsIQ, voldoen aan onze kernvereisten voor handel in verschillende valuta en consolidatie binnen de groep”, zegt financieel controleur Simon Brown. Hij voegt eraan toe:"AccountsIQ bespaart me aan het einde van de maand een week werk."

Consolidatieproblemen opgelost en nieuwe rapportage-opties beschikbaar

Voordat AccountsIQ werd geïmplementeerd, omvatte het maandafsluitingsproces van Getech het exporteren van gegevens uit vier boekhoudsystemen naar Excel voor manipulatie. Als er echter een inconsistentie was, was het noodzakelijk om terug te gaan door vier sets gegevens. Simon legt uit wat het verschil is dat het nieuwe boekhoudplatform maakt:“Het grootste voordeel dat we zien bij AccountsIQ is dat de gegevens dynamisch zijn; het is niet zomaar een rapport. We kunnen inzoomen op de gegevens, de vraag oplossen en het rapport nauwkeurig opnieuw uitvoeren. We updaten of overschrijven gewoon als dat nodig is.”

Over verbeterde rapportage voegt Simon toe:"We hebben van de gelegenheid gebruik gemaakt om onze rapporten opnieuw te ontwerpen en opnieuw op te bouwen vanwege de flexibiliteit binnen AccountsIQ. We zijn niet langer beperkt tot wat, wanneer en hoe we rapporteren; het is een grote stapsgewijze verandering.”

Valutaverwerking vereenvoudigd, intern opladen eenvoudig gemaakt en batchbetalingen aan de gang

Getech werkte voornamelijk in ponden sterling en Amerikaanse dollars en beheerde voorheen multicurrency accounting in Excel. Met AccountsIQ worden de wisselkoersen centraal in het systeem bijgehouden, waardoor alle dochterondernemingen in een groep gemeenschappelijke wisselkoersen gebruiken. De valutaherwaarderingsfunctie van AccountsIQ creëert een automatische routine in het systeem die nauwkeurigheid in de berekeningen en rapportage garandeert.

Simon voegt hieraan toe:“Het andere aspect van ons interne proces dat enorm is verbeterd sinds we AccountsIQ hebben geïmplementeerd, is de intercompany-facturering. AccountsIQ houdt bij wat we intern factureren. De factuur wordt ontvangen en wordt automatisch geregistreerd in de dochterrekeningen. We zullen ook proberen om batchbetalingen uit te bouwen en binnenkort de functie voor massale e-mail te gebruiken.”

Met de functie batchbetalingen in AccountsIQ kan de gebruiker een bestand maken waarin alle betalingen zijn gegroepeerd. De betalingen met betrekking tot dit bestand worden automatisch gedaan, waardoor het proces van het individueel verwerken van betalingen met de bank verleden tijd is. Er kunnen ook geautomatiseerde goedkeuringen worden ingesteld, zodat de goedkeurder het betalingsschema ziet voordat het naar de bank wordt verzonden.

Behulpzaam en altijd beschikbaar implementatieteam

Simon en zijn team hebben, in nauwe samenwerking met het Customer Success-team van AccountsIQ, drie maanden besteed aan het ontwerpen en bouwen van het systeem. Hoewel dit meer tijd en moeite kost dan de meeste gebruikers van het systeem besteden aan het opzetten ervan, was het tijd en moeite. Het betekende dat de codering en workflows met zorg en aandacht werden opgezet voor de behoeften van het groeiende bedrijf en dat de rapportage vanaf dag één nauwkeurig was. Simon merkt op:“Het waren drie intense maanden, maar het was goed besteedde tijd, aangezien de implementatie allemaal heel soepel verliep en onze processen onmiddellijk werden verbeterd. We waren erg blij met de samenwerking met het AccountsIQ-team – behulpzaam en altijd beschikbaar.”

Toekomstige groei ondersteunen

"We hebben een snelgroeiend bedrijfsmodel en het proces om nieuwe entiteiten naar AccountsIQ te verplaatsen zal eenvoudig zijn", zegt Simon. Het aanvankelijke ontwerp van het dochtersysteem wordt de sjabloon voor nieuwe bedrijven binnen de groep. Het proces voor het uitbreiden van AccountsIQ is eenvoudig en vereist alleen extra licenties en de uitrol van het kernsysteem zoals het is gemodelleerd voor Getech-bedrijven.

Aan de verwachtingen voldoen

Samenvattend zegt Simon Brown, Getech's Financial Controller:"AccountsIQ is heel goed binnengekomen. We zijn blij met hoe het eruit ziet en hoe het presteert. Het is een groot succes.”

Over toekomstplannen gesproken, voegt hij eraan toe:"Er zijn veel meer mogelijkheden binnen het systeem die we nog moeten verkennen, waaronder een papierloos PO-systeem, meer werk rond het automatiseren van goedkeuringen en verbeteringen in de manier waarop we omgaan met betalingen en de bank. AccountsIQ kan ons helpen onze processen te blijven ontwikkelen en onze groeistrategie te ondersteunen.”