Late betalingen kunnen ernstige cashflowproblemen veroorzaken voor een klein bedrijf. U kunt het zich niet veroorloven om te wachten op achterstallige facturen. Dus, wat doe je als een klant niet betaalt?
Er zijn verschillende stappen die u kunt nemen om achterstallige betalingen te innen. Als eigenaar van een klein bedrijf weet u dat de meeste klanten van plan zijn u te betalen. Maar voor klanten die te laat betalen, probeer onze onderstaande tips.
Als u een te laat betalende klant heeft, blijf dan positief en professioneel terwijl u de betaling nastreeft. Respectvol zijn kan het incassoproces voor zowel u als de klant gemakkelijker maken.
Hier zijn acht tips voor wanneer een klant niet betaalt:
Om op tijd betaald te worden, moet je goed beginnen. Snelle betalingen beginnen met het vaststellen van betalingsvoorwaarden voordat u een dienst uitvoert of een goed levert. Betalingsvoorwaarden schetsen uw verwachtingen voor de klant en de verwachtingen van de klant voor u.
Betalingsvoorwaarden omvatten:
Voor de betalingsvoorwaarden voor facturen moet u de transactie duidelijk omschrijven. Uw klant dient de voorwaarden schriftelijk te begrijpen en ermee in te stemmen.
Zet de betalingsvoorwaarden op de factuur. Stuur de factuur direct na het voltooien van een dienst of het leveren van een goed. U kunt "bijgesloten factuur" op de envelop schrijven, zodat deze niet opzij wordt gegooid. Als u de factuur e-mailt, gebruik dan het woord 'factuur' in de onderwerpregel.
U moet elke stap van het betalingsproces opschrijven, van de betalingsvoorwaarden tot het ontvangen van de betaling. Documenten omvatten contracten, facturen en ontvangstbewijzen.
U hebt geen ingewikkeld systeem nodig om betalingsdocumenten te volgen. Maar u wilt wel volledige records van elke transactie. U kunt de administratie op papier bewaren en archiveren. Of u kunt online boekhoudsoftware gebruiken om eenvoudig facturen naar klanten te verzenden en te volgen.
Stuur na het factureren van een klant vóór de vervaldatum een betalingsherinnering. Een goed moment om een herinnering te sturen is een week voor de vervaldatum. Voeg alle informatie toe die de klant nodig heeft om u te betalen. Op die manier kunnen ze de betaling klaar krijgen zonder de originele factuur te hoeven vinden.
Als de betaling te laat is, stuur dan een aanmaning. De eerste brief moet nuttige informatie over de betaling bevatten. Het kan zijn dat de klant de factuur gewoon vergeten of verloren is. Het eerste contact moet een vriendelijke herinnering zijn om de betaling over te maken.
Vergroot met elke brief uw bezorgdheid over de betaling. Mogelijk moet u telefonisch, per e-mail of persoonlijk contact opnemen met de klant.
Wat er ook gebeurt met de betaling, blijf professioneel. U bent misschien gefrustreerd over de klant, maar de reputatie van uw bedrijf staat op het spel. Hoe u de klant behandelt, kan uw hele merk beïnvloeden. Wees beleefd, duidelijk en begripvol wanneer u contact opneemt met te laat betalende klanten.
De Fair Incasso Practices Act (FDCPA) stelt richtlijnen voor het innen van te late betalingen. De wet beschermt het recht van klanten om eerlijk te worden behandeld tijdens incasso. U kunt worden aangeklaagd voor het overtreden van de FDCPA.
Een klant kan mogelijk niet het volledige factuurbedrag in één keer betalen. In plaats daarvan is het misschien makkelijker om meerdere termijnen van het totaalbedrag te betalen. Zorg ervoor dat u een geschreven en ondertekend betalingsbeleid voor rekeningen van klanten heeft voordat u aan het werk gaat.
Een veelgebruikt betalingsplantype is een 30/30/40-betaling. De klant geeft u vooraf een aanbetaling van 30% van de totale rekening. Halverwege het project incasseert u nog eens 30% van de rekening. Wanneer u het project voltooit, int u de laatste 40% van het totaal verschuldigde bedrag. U kunt gedurende het hele project betalingsaanpassingen maken voor uw klant.
Als u het geld niet zelf kunt innen, moet u mogelijk professionals inhuren om te helpen bij het incasseren van facturen. Een incassobureau zorgt voor de betaling van de klant voor u. U bent een deel van de betaling van de klant verschuldigd aan het incassobureau.
Incassobureaus recupereren meer dan $ 50 miljard per jaar voor Amerikaanse organisaties.U kunt ook een advocaat inhuren om u te helpen bij het innen van de betaling. Voordat u een professional inhuurt, moet u ervoor zorgen dat de kosten het waard zijn. Als het aan u verschuldigde bedrag klein is, kunt u de te late betaling misschien zelf afhandelen.
Het kan goedkoper zijn om een rechtszaak aan te spannen bij een rechtbank voor geringe vorderingen. U hoeft geen advocaat in te huren voor een rechtbank voor kleine vorderingen. Zorg ervoor dat de klant bij jou in de buurt woont, want je moet naar de rechtbank waar de klant zich bevindt.
Soms is het nastreven van een late betaling niet langer de moeite waard. Weet wanneer het tijd is om de betaling los te laten. Bepaal of uw inspanningen om het geld te innen u meer kosten dan het verschuldigde bedrag. U wilt niet zonder het betalingsbedrag komen te zitten plus een ton voor uw incasso-inspanningen.
Heeft u een gemakkelijke manier nodig om uw facturen te volgen? online boekhoudsoftware van Patriot stelt u in staat facturen te maken, het aan u verschuldigde geld bij te houden en betalingen vast te leggen. En we bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.
Wat gebeurt er als u uw huis herfinanciert?
Hoe weet u wanneer u met pensioen kunt gaan
Wat is medeverzekering? En wat als u het niet kunt betalen?
Trends voor klantbetalingen veranderen. Ben jij dat?
Welke schuld betaalt u eerst af?
Wat gebeurt er met studieleningen als je sterft?
Wat gebeurt er met uw schuld als u sterft?