Het vinden van oplossingen voor boekhoudkundige taken helpt u zich te concentreren op uw belangrijkste bedrijfsactiviteiten. Als eigenaar van een klein bedrijf kunt u mogelijk de kasbasismethode gebruiken voor de boekhouding. Wanneer is boekhouding op kasbasis acceptabel?
Voordat u erachter komt of u kasboekhouding kunt gebruiken, moet u eerst kijken hoe deze methode werkt. Bekijk dan aan het einde van dit artikel de lijst met bedrijven die wel en geen kasboekhouding kunnen gebruiken.
Kasboekhouding is een eenvoudige boekhoudmethode die is gericht op eigenaren van kleine bedrijven. Als u een klein bedrijf runt, wilt u misschien de methode op kasbasis gebruiken voor uw boeken.
Om de kasbasismethode te gebruiken, registreert u elke transactie wanneer geld van eigenaar wisselt. Wanneer u een leverancier betaalt, boekt u de kosten. Wanneer een klant u betaalt, registreert u de opbrengst.
Veel eenmanszaken en kleine maatschappen geven de voorkeur aan een boekhouding op kasbasis. Er is een kleinere leercurve dan de opbouwmethode en er zijn minder items om op te nemen.
Naarmate uw bedrijf groeit, moet u mogelijk overstappen op boekhouding op transactiebasis. Hoe groter uw bedrijf, hoe meer inkomsten en uitgaven u heeft. Een groot volume aan inkomsten en uitgaven kan gemakkelijker worden bijgehouden met boekhouding op transactiebasis.
Boekhouding op transactiebasis verschilt van kasbasis omdat u transacties vastlegt wanneer u ze maakt. Onkosten boekt u wanneer u een factuur ontvangt, ook als u deze nog niet heeft betaald. U registreert inkomsten wanneer u een factuur verzendt, zelfs als de klant u nog niet heeft betaald.
Er zijn zowel voor- als nadelen aan het gebruik van boekhouding op kasbasis.
Kasbasisboekhouding is goed voor het volgen van de cashflow. Cashflow meet het geld dat in en uit uw bedrijf komt gedurende een bepaalde periode. Met kasbasisboekhouding kunt u zien hoeveel contant geld u in een bepaalde periode heeft.
Maar kasboekhouding is niet ideaal om inkomsten af te stemmen op een uitgavenbudget. Wanneer u uw boeken elke maand afsluit, moeten uw uitgaven overeenkomen met uw inkomsten. Maar dat is niet altijd het geval bij kasboekhouding.
U kunt bijvoorbeeld problemen hebben met kasboekhouding als u de ene maand producten koopt en de volgende maand verkoopt. U koopt goederen in april. U bent van plan om de kosten van $ 2.000 van de goederen te betalen met de inkomsten. Maar u verkoopt de goederen pas volgende maand. U verkoopt de producten in mei voor $ 3.000.
Wanneer u uw boeken in april sluit, zijn uw uitgaven $ 2.000. Aangezien u transacties registreert wanneer u geld ontvangt, tonen uw boeken geen inkomsten in april. Er zijn geen inkomsten in de boeken van april om de kosten te compenseren.
Uw boeken van april zullen een verlies van $ 2.000 laten zien. En uw boeken voor mei zullen een winst van $ 3.000 laten zien wanneer u de inkomsten registreert.
Uw werkelijke winst was $ 1.000 over beide maanden, maar op kasbasis is het moeilijk te zien.
Door kasboekhouding voor belastingdoeleinden te gebruiken, kunt u de uitgaven versnellen en de inkomsten in uw boeken vertragen. U kunt dit doen door de timing van uw transacties te controleren. Het is mogelijk om een deel van de belastingverplichtingen van het ene jaar te verschuiven naar het volgende jaar.
U verkoopt bijvoorbeeld een product op 20 december 2015, maar u ontvangt pas op 3 januari 2016 een betaling. U meldt de uitgave voor het lopende jaar (2015). U registreert de opbrengst pas het volgende jaar (2016) omdat u dan de betaling ontvangt.
Nu weet u wat de boekhouding op kasbasis is. Maar wanneer is boekhouding op kasbasis acceptabel?
De IRS reguleert boekhoudmethoden om onjuist weergegeven inkomsten op belastingaangiften voor bedrijven te voorkomen. Er zijn boekhoudregels op kasbasis waarvoor bedrijven de methode kunnen gebruiken.
Gewoonlijk is de kasbasismethode voor kleine, niet-producerende bedrijven. Naarmate u groter wordt, verwacht de IRS dat u overschakelt naar opbouw. Maar als u overeenkomt met een van de onderstaande soorten bedrijfsstructuren, kunt u boekhouding op kasbasis gebruiken:
Sommige bedrijven mogen of kunnen de kasbasismethode niet gebruiken.
U kunt geen kasboekhouding gebruiken als u producten of diensten op krediet verkoopt. Als u klanten krediet aanbiedt zodat zij u op een later tijdstip kunnen betalen, moet u een boekhouding op transactiebasis gebruiken. Met boekhouding op kasbasis registreert u geen geld dat in de toekomst verschuldigd is.
Hetzelfde concept is van toepassing op aankopen op krediet. Als uw uitgaven op krediet worden gedaan, kunt u geen kasboekhouding gebruiken. Met kasbasisboekhouding registreert u geen uitgaven die u in de toekomst zult betalen maar nog niet hebt betaald.
De IRS beperkt sommige bedrijven van het gebruik van de cash-basismethode. Als u niet voldoet aan een van de criteria die worden vermeld in het gedeelte 'Wanneer u boekhouding op kasbasis kunt gebruiken', kunt u de methode op kasbasis niet gebruiken.
U kunt ook geen kasboekhouding gebruiken als u aan het einde van het jaar de aanwezige voorraad rapporteert. Bedrijven met voorraad moeten de accrual-methode gebruiken. Er worden enkele uitzonderingen gemaakt voor eenmanszaken en zeer kleine bedrijven.
Ben je klaar om kasboekhouding te proberen? Patriot's cloudgebaseerde boekhoudsoftware voor kleine bedrijven maakt gebruik van een eenvoudig cash-in, cash-out systeem. U ontvangt ook gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.
Dit is niet bedoeld als juridisch advies; voor meer informatie, klik hier.