Als eigenaar van een klein bedrijf bent u mogelijk geld verschuldigd aan leveranciers, werknemers en de overheid. U moet de schulden van uw bedrijf bijhouden in uw boekhouding. Als het gaat om het opnemen van het geld dat u verschuldigd bent, markeert u uw schulden als verplichtingen. Wat zijn verplichtingen?
In de boekhouding van kleine bedrijven zijn verplichtingen bestaande schulden die uw bedrijf verschuldigd is aan een ander bedrijf, organisatie, verkoper, werknemer of overheidsinstantie. U maakt schulden uit de reguliere bedrijfsvoering.
Verplichtingen kunnen dagelijks fluctueren als u nieuwe schulden toevoegt en betalingen doet. Hoe meer schulden u heeft, hoe hoger uw schulden. En hoe meer schulden u aflost, hoe lager uw verplichtingen.
Verplichtingen kunnen het kopen van artikelen voor uw bedrijf gemakkelijker maken. Met verplichtingen hoeft u niet meteen te betalen nadat u een goed of dienst heeft ontvangen. In plaats daarvan stuurt de leverancier u een factuur. U betaalt het verschuldigde bedrag achteraf. Totdat u de factuur betaalt, is het geld dat u verschuldigd bent een verplichting.
Verplichtingen helpen u ook bij het financieren van uw bedrijf. Een lening voor kleine bedrijven is bijvoorbeeld een verplichting die u kan helpen uw bedrijf te laten groeien. U bent het geleende bedrag aan de bank verschuldigd. Maar terwijl u de lening aflost, kunt u het geleende geld gebruiken om uw bedrijf te verbeteren en uit te breiden.
Hier zijn enkele veelvoorkomende voorbeelden van aansprakelijkheden:
Alle bovenstaande voorbeelden zijn schulden die uw bedrijf heeft. Om schulden in uw boeken op te nemen, moet u de verschillende soorten schulden kennen.
Verplichtingen zijn onderverdeeld in twee soorten:kortlopend en langlopend. Beide soorten verplichtingen hebben een verschillende invloed op uw financiën.
Kortlopende verplichtingen worden ook kortlopende schulden genoemd. U betaalt kortlopende schulden binnen een jaar nadat ze zijn aangegaan.
Voorbeelden van kortlopende verplichtingen zijn:
Langlopende schulden worden ook langlopende verplichtingen genoemd. U betaalt langlopende schulden over een periode die langer is dan een jaar.
Voorbeelden van langlopende schulden zijn:
Noteer de verplichtingen van uw bedrijf op de balans van uw kleine onderneming. De balans is een financieel overzicht dat uw activa, passiva en eigen vermogen weergeeft. De balans toont een momentopname van uw financiën die vergelijkt wat uw bedrijf bezit met wat het verschuldigd is.
Verplichtingen spelen een belangrijke rol bij het begrijpen van de winstgevendheid van uw bedrijf. Om schulden bij te houden, registreert u verplichtingen aan de rechterkant van de balans. U moet voortdurend gegevens bijhouden terwijl u nieuwe schulden aangaat en bestaande schulden betaalt.
Kortlopende schulden verschijnen als eerste aan de rechterkant van uw balans. Vermeld langlopende schulden na de totale kortlopende schulden.
De balans vormt de kern van de boekhouding voor ondernemers en is een geweldig hulpmiddel om inzicht te krijgen in uw financiën. Hier is een voorbeeld van het opnemen van verplichtingen op de balans:
| Activa | Verplichtingen | ||
| Cash | $17.500 | Te betalen rekeningen | $735 |
| Te ontvangen rekeningen | $12.432 | Te betalen notities | $ 1.500 |
| Inventaris | $8.230 | Totaal kortlopende verplichtingen | $2.235 |
| Totaal kortetermijnactiva | $38.162 | Betaald in hoofdletters | $500 |
| Kantoormeubilair | $3.510 | Totaal langlopende schulden | $500 |
| Kantoorapparatuur | $6.107 | ||
| Totaal langetermijnactiva | $9.617 | Totale verplichtingen | $2.735 |
| Aandelen | |||
| Eigen vermogen | $20.000 | ||
| Ingehouden inkomsten | $25.044 | ||
| Totaal vermogen | $47.779 | Totale verplichtingen en eigen vermogen | $47.779 |
De balans helpt u niet alleen om te zien hoeveel uw bedrijf verschuldigd is. Het helpt u ook om financiering van een bank, geldschieter of investeerder veilig te stellen. Een schuldeiser kan vragen om uw balans te herzien om het risiconiveau van de samenwerking met u te bepalen. Hoe hoger uw verplichtingen, hoe groter het risico dat u loopt voor de schuldeiser.
Op de balans boekt u zowel passiva als activa. De passiva en activa van uw bedrijf hangen rechtstreeks met elkaar samen.
Activa zijn de items die uw bedrijf bezit en die waarde toevoegen aan uw bedrijf. Gebouwen, apparatuur, debiteuren, contanten en intellectueel eigendom zijn bijvoorbeeld allemaal activa. Door activa en passiva uit uw balansvergelijking te vergelijken, kunt u uw netto-eigendom binnen het bedrijf vinden.
Uw eigendom in het bedrijf wordt het eigen vermogen genoemd. Als u een eenmanszaak bent, kunt u het eigen vermogen vinden door de verplichtingen van de activa af te trekken.
Activa – Passiva =Eigen vermogen
Als je meer bezittingen dan schulden hebt, heb je een positief eigen vermogen. Dat betekent dat u uw schulden kunt betalen en geld overhoudt.
Als u meer verplichtingen dan activa heeft, heeft u een negatief eigen vermogen. Negatief eigen vermogen betekent dat u meer aan debiteuren verschuldigd bent dan u bezit.
Terwijl u uw boeken voltooit, moet u het verschil weten tussen zakelijke uitgaven en verplichtingen. Passiva zijn de schulden van uw bedrijf. Kosten omvatten de kosten die u maakt om inkomsten te genereren. De kosten van de materialen die u gebruikt om goederen te maken, zijn bijvoorbeeld een uitgave, geen verplichting.
De kosten zijn direct gerelateerd aan de inkomsten. Door uw uitgaven af te trekken van de inkomsten, kunt u het netto-inkomen van uw bedrijf vinden. Verplichtingen zijn niet gerelateerd aan inkomsten. U kunt het netto-inkomen met verplichtingen niet vinden.
Leg uitgaven en verplichtingen vast in verschillende financiële overzichten. Verplichtingen zijn terug te vinden op de balans. Uitgaven zijn te vinden op de resultatenrekening.
Als eigenaar van een klein bedrijf heeft u een gemakkelijke manier nodig om al uw inkomende en uitgaande geld te registreren. Patriot's online boekhoudsoftware maakt gebruik van een cash-in, cash-out-systeem, zodat u uw boeken in een paar eenvoudige stappen kunt voltooien. Probeer het vandaag nog gratis.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum (9/12/2012).