Als u net als veel eigenaren van kleine bedrijven bent, stuurt u klanten rekeningen nadat u een product of dienst heeft geleverd. Een effectief facturatiesysteem geeft klanten meer flexibele betalingsopties. U moet weten welke soorten facturen u klanten voor verschillende situaties moet sturen.

Soorten facturen

Er zijn veel verschillende soorten facturen die u naar klanten kunt sturen. Elk type factuur heeft een specifiek doel. Hieronder volgen zes soorten facturen in de boekhouding die u naar klanten kunt sturen.

1. Pro-forma factuur

Een pro forma factuur is geen aanmaning. U kunt dit document zien als een voorfactuur. U stuurt een pro forma factuur voordat u werkzaamheden voor een klant voltooit.

De pro forma factuur laat de klant zien hoeveel hij u moet betalen zodra u een product heeft geleverd of een dienst heeft verricht. U kunt ook een pro forma factuur gebruiken om de waarde te tonen van items die u weggeeft, zoals een cadeau.

Meestal schat een pro forma factuur het werk dat u gaat doen en hoeveel items zullen kosten. De pro forma factuur vertegenwoordigt een verbintenis om iets te verstrekken. De voorwaarden in een pro forma factuur kunnen veranderen naarmate het project vordert.

2. Tussentijdse factuur

Een tussentijdse factuur verdeelt de waarde van een groot project in meerdere betalingen. U stuurt tussentijdse facturen wanneer u het grote project voltooit.

Hoe groter het project, hoe meer u uitgeeft aan arbeid, materialen en andere bedrijfskosten. Tussentijdse facturen helpen u bij het beheren van de cashflow van uw kleine bedrijf voor grote opdrachten. U hoeft niet te wachten tot het einde van het project om betalingen te ontvangen. In plaats daarvan kunt u geld van tussentijdse facturen gebruiken om een ​​deel van de kosten te dekken.

3. Eindfactuur

Zoals de naam al aangeeft, stuur je een eindfactuur nadat je een project hebt voltooid. De eindfactuur laat de klant weten dat het werk is gedaan. In tegenstelling tot een pro forma factuur, is de eindfactuur een betalingsverzoek.

Uw eindfactuur moet een gespecificeerde lijst bevatten van de producten en diensten die u heeft geleverd. U moet ook de totale kosten, de vervaldatum en de betalingsmethoden noteren.

Zorg ervoor dat u de eindfacturen na afronding van de werkzaamheden direct per post of online verstuurt. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat het geld in een gezond tempo uw bedrijf binnenstroomt en problemen met incasso's voorkomt.

4. Achterstallige factuur

Soms betalen uw klanten u niet op de vervaldatum op de eindfactuur. Wanneer dit gebeurt, moet u een achterstallige factuur sturen. Verstuur achterstallige facturen onmiddellijk nadat een factuur te laat is geworden.

Een achterstallige factuur herinnert klanten eraan dat hun betalingstermijn is verstreken. Vermeld alle informatie van de eindfactuur op de achterstallige factuur. Vermeld ook eventuele late vergoedingen of rente die de klant bestraft voor te laat betalen.

Als achterstallige facturen niet werken, moet u mogelijk een andere aanpak kiezen voor klanten die niet betalen. Overweeg uw betalingsvoorwaarden te wijzigen, een betalingsplan op te stellen of een incassobureau in te schakelen.

5. Terugkerende factuur

Gebruik terugkerende facturen om klanten te factureren voor lopende services. U rekent periodiek hetzelfde bedrag, vergelijkbaar met sommige energierekeningen.

Het gebruik van een systeem voor terugkerende facturering werkt goed voor op abonnementen gebaseerde bedrijven. En u kunt terugkerende facturen gebruiken als uw klanten lidmaatschap hebben van uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld een sportschool heeft en leden een maandelijks bedrag betalen, zijn terugkerende facturen wellicht de beste factureringsoptie.

Ondernemer Renzo Costarella legde terugkerende facturen uit in een artikel van Due.com:

“Als je lopende projecten hebt bij dezelfde klant, kun je vaak het beste een periodieke factuur gebruiken. Hiermee spreken u en de klant een factureringsinterval af (meestal wekelijks of maandelijks) en worden de facturen automatisch gefactureerd op het ingestelde interval. Uiteindelijk zal de klant dit onderdeel van zijn routine maken, waardoor je sneller betaald wordt.”

6. Creditnota

In plaats van een klant in rekening te brengen, gebruikt u een creditnota om te erkennen dat u hem geld verschuldigd bent. De creditnota is gelijk aan of lager dan het bedrag van de originele factuur van de klant.

U kunt een creditnota sturen omdat uw klant goederen heeft geretourneerd, producten die u hebt verzonden beschadigd zijn of omdat u het verkeerde artikel hebt verzonden. Met een creditnota kunt u het bedrag terugbetalen dat de klant oorspronkelijk heeft betaald of uw klant tegoed geven bij een toekomstige aankoop.

Een factuur maken

Elk type factuur heeft zijn eigen unieke doel. Maar meestal bevatten facturen dezelfde belangrijke informatie. Zorg ervoor dat uw facturen de volgende items bevatten:

Datum van de factuur: Laat klanten weten op welke dag u de factuur heeft gemaakt.

Klantcontactgegevens: Klanten willen er zeker van zijn dat de factuur voor hen bestemd is. Vermeld de naam, het bedrijf, het adres en het telefoonnummer van de klant.

De informatie van uw bedrijf: Klanten moeten je kunnen bereiken. Vermeld uw naam, bedrijf, adres, e-mailadres en telefoonnummer op de factuur.

Gekochte artikelen: Maak een gespecificeerde lijst van elk product en elke dienst die u heeft geleverd. Schrijf naast elk item de individuele kosten.

Totaal verschuldigd bedrag: Vermeld het totale betalingsbedrag dat u van de klant verwacht te ontvangen.

Betalingsvoorwaarden: Noteer de datum waarop u verwacht te worden betaald. Geef ook aan hoe u wilt dat de klant u betaalt. Accepteert u bijvoorbeeld cheques, creditcards of contant geld? Is er een specifiek adres waar klanten betalingen naartoe moeten sturen? Duidelijke betalingsvoorwaarden voor facturen maken het klanten gemakkelijk om te betalen.

Factuurnummer: Nummer elke factuur voor uw administratie. Noteer het factuurnummer zodat u het in de toekomst kunt koppelen aan betalingen.

Gebruik de online boekhoudsoftware van Patriot om eenvoudig facturen te maken en betalingen vast te leggen. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.