Merkt u dat u af en toe iets voor uw bedrijf koopt of vraagt ​​aan een medewerker? Dan kunt u profiteren van het gebruik van een kleingeldfonds. Lees meer over wat kleingeld is, het doel van kleingeld en het gebruik van kleingeld voor uw kleine bedrijf.

Wat is kleingeld?

Kleingeld, of kleingeldfonds, is een klein bedrag dat uw bedrijf achter de hand heeft om kleinere zakelijke uitgaven te betalen. Kleingeld is een handig alternatief voor het schrijven van cheques voor kleinere transacties.

U kunt bijvoorbeeld een medewerker sturen om kantoorbenodigdheden op te halen, zoals nietjes of printerpapier. U zou uw kleingeldfonds gebruiken om uw werknemer te vergoeden voor de aankoop van de benodigdheden.

Waar wordt kleingeld voor gebruikt?

U kunt kleingeld gebruiken voor elke kleine aankoop. Het gebruik van kleingeld varieert van het kopen van een postzegel tot het laten bezorgen van bagels voor een vergadering in de vroege ochtend.

Door kleingeld te gebruiken, bespaart u tijd bij het uitschrijven en opgebruiken van uw cheques. En sommige leveranciers accepteren geen aankopen met een pinpas of creditcard voor betalingen onder een bepaald bedrag in dollars.

Hoe groot zijn kleine kasfondsen?

Het bedrag dat in een kleingeldfonds wordt bewaard, verschilt per bedrijf. Voor sommigen kan $ 50 voldoende zijn. Anderen hebben misschien $ 200 in hun kleine kasfonds. Kleine contanten zijn meestal afhankelijk van hoe vaak uw bedrijf kleine aankopen doet.

De meeste bedrijven zullen voldoende geld in hun fonds reserveren om aan hun maandelijkse behoeften te voldoen. Als u echter te veel contant geld aanhoudt, kan dit ertoe leiden dat ongebruikt geld op een rekening blijft staan.

Naarmate uw bedrijf groeit, moet u mogelijk het bedrag dat u in uw kleine kasfonds houdt opnieuw evalueren. Verhoog en verlaag uw geld indien nodig.

Kleine kasverantwoordelijkheid

Een aangewezen medewerker, de kleingeldbewaarder, is verantwoordelijk voor het gebruik van kleingeld door uw bedrijf. Wanneer een werknemer geld aanneemt uit het kleine kasfonds, moet de bewaarder van het kleine geld vastleggen wie het geld heeft aangenomen, het bedrag dat is ingenomen, waar het geld voor is en de datum.

Een werknemer die kleingeld gebruikt, moet een kwitantie voor de aankoop overleggen aan de bewaarder van het kleingeld. Geef het ontvangstbewijs aan uw financiële afdeling of de persoon die uw kleine bedrijfsboeken beheert.

Normaal gesproken evalueert u uw kleine kasfonds aan het einde van elke maand voor nauwkeurigere saldi. Vergeet niet om kleine contante uitgaven in uw rekeningen op te nemen als journaalboekingen.

Do's en don'ts voor kleine bedragen

Bekijk de do's en don'ts van kleine contanten om ervoor te zorgen dat u uw geld op de juiste manier verwerkt.

U moet aangeven waaraan het kleine geld kan worden besteed. Zorg ervoor dat uw medewerkers begrijpen waar het kleine kasfonds wel of niet voor kan worden gebruikt door een kleingeldbeleid op te stellen.

Wijs een redelijk bedrag aan voor uw kleine kasfonds. Het is essentieel om een ​​bedrag in dollars vast te stellen om aan de kleine geldbehoeften van uw bedrijf te voldoen. Wanneer uw kleine kasfonds bijna leeg is, moet u het opnieuw vullen. Je wilt het saldo niet te vaak aanvullen. En je wilt niet dat het bedrag te hoog is in geval van diefstal.

Geef niet elke werknemer toegang tot kleine contanten. Uw kleingeldbewaarder zou de enige werknemer moeten zijn die kleingeld uitdeelt. Uw bewaarder van kleine contanten bepaalt of de uitgave gepast is in overeenstemming met het beleid van uw bedrijf voor kleine contanten.

Kleine contanten worden beschouwd als een zeer liquide activa. Werknemers of klanten kunnen gemakkelijk uw geld stelen. Laat uw kleine kasfonds niet onbeheerd achter. Overweeg om je kleingeld in een la, kluis of archiefkast te bewaren.

Kleingeld en belastingen

Aangezien de meeste kleine contante aankopen voor zakelijke uitgaven zijn, kunt u deze aan het einde van het jaar waarschijnlijk aftrekken van de belastingen van uw bedrijf.

Bewaar en noteer elke bon voor kleine contante aankopen. U moet elke uitgave documenteren als u deze wilt aftrekken van uw bedrijfsbelastingen. Als u uw kleine contante aankopen niet documenteert, kunt u de uitgaven niet aftrekken wanneer u bedrijfsbelastingen betaalt.

Lees IRS-publicatie 583 voor meer kleine contante vereisten en aanbevelingen voor het bijhouden van gegevens.

Heeft u een eenvoudige, betaalbare manier nodig om uw kleingeldadministratie bij te houden? Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u eenvoudig inkomend en uitgaand geld beheren. Probeer het vandaag nog gratis!

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 5-12-2014.