Als eigenaar van een klein bedrijf heb je misschien moeite om de boeken van je bedrijf bij te houden. Zodra je het weet, is er weer een maand verstreken en loop je achter op het vastleggen van transacties.
Natuurlijk kan het sluiten van uw boeken stressvol en tijdrovend zijn. Maar als u een maandelijks afsluitingsproces en een checklist heeft, voltooit u de boekhoudtaken en het afstemmen van accounts in een mum van tijd.
Dus, hoe kunt u uw verantwoordelijkheid voor het maandelijks afsluiten van uw boeken vereenvoudigen? Zeg vaarwel tegen ongeordende boeken en hallo tegen een maandafsluitingsprocedure.
Lees verder voor tips voor het maken van uw checklist voor het afsluiten van de maand en het sluiten van maandelijkse rekeningen.
Voordat we tot de kern van de maandafsluitingsprocedures overgaan, moet u weten wat het is. Dus, wat is een maandafsluiting? In de boekhouding is een maandafsluiting een reeks stappen die een bedrijf volgt om accountinformatie te bekijken, vast te leggen en op elkaar af te stemmen.
Bedrijven voeren een maandafsluiting uit om de boekhoudgegevens overzichtelijk te houden en ervoor te zorgen dat alle transacties voor de maandelijkse periode worden verantwoord.
Voordat u kunt beginnen met het sluiten van uw boeken, moet u wat informatie afronden. Sommige informatie die u moet verzamelen voordat u uw boeken sluit, kan zijn:
Houd er rekening mee dat de boekhoudprocedures aan het einde van de maand van elk bedrijf kunnen variëren, afhankelijk van het type bedrijf, de accounts en de boekhoudmethode.
Om uw boekhouding zo nauwkeurig mogelijk te houden, moet u georganiseerd blijven. Gebruik de onderstaande tips om ervoor te zorgen dat uw maandafsluiting soepel verloopt.
Wanneer u uw boeken maandelijks afsluit, moet u het geld dat u in de loop van de maand heeft ontvangen, registreren. Sommige inkomende contanten die u mogelijk moet registreren, zijn:
Vergelijk uw facturen met uw administratie om er zeker van te zijn dat u geen betalingen van klanten mist. Zorg ervoor dat u een factuur stuurt naar elke klant voor wie u de afgelopen maand heeft gewerkt. Als u afwijkingen vindt, corrigeer deze dan meteen.
Stel bijvoorbeeld dat u geen betaling heeft ontvangen van uw klant, John. Neem contact op met John om hem op de hoogte te stellen van de ontbrekende betaling. En laat John op de hoogte van eventuele late vergoedingen in verband met een onpunctuele betaling.
De kans is groot dat u waarschijnlijk niet elke dag tijd heeft om transacties vast te leggen. Als dit het geval is, zorg er dan voor dat u uw aankopen noteert en bonnen ordent. Op die manier kunt u uw crediteuren in topvorm houden voor uw maandafsluiting.
Nadat u uw transacties hebt bijgehouden, noteert u ze aan het einde van elke week of maand in uw boeken. Controleer tijdens uw maandelijkse afsluiting uw administratie om er zeker van te zijn dat u alle rekeningen en facturen heeft betaald.
Tijdens uw maandafsluitingsproces moet u al uw rekeningen afstemmen. Om dit te doen, koppelt u uw gegevens aan uw rekeningafschriften van externe posten, zoals de bank. Zorg ervoor dat uw administratie voor de maand correct is door een afstemming van uw bankafschriften uit te voeren.
Meestal kunt u uw rekeningen in drie categorieën onderverdelen:
Begin met een van de bovenstaande categorieën en werk je weg naar de andere. Door de records te verdelen bij het afstemmen van uw bankafschrift kunt u georganiseerd blijven en fouten opsporen aan het einde van de maand.
Als u kleingeld gebruikt of een kleingeldfonds heeft, moet u daar ook rekening mee houden aan het einde van de maand.
Noteer alle ontvangsten voor items die u met kleingeld hebt gekocht. Zorg ervoor dat uw kwitanties en administratie overeenkomen met het saldo van uw kleine kasfonds. Als dit niet het geval is, is de kans groot dat u een transactie mist.
Om uw kleine kasfonds te vergelijken met uw administratie, moet u het resterende geld in uw fonds fysiek tellen. Als het niet overeenkomt, mist u mogelijk een ontvangstbewijs. Of misschien bent u vergeten het gebruikte kleingeld in uw boeken te noteren.
Uw vaste activa zijn langetermijnitems die waarde toevoegen aan uw bedrijf. Zaken als gebouwen, uitrusting, meubilair, voertuigen en grond worden als vaste activa beschouwd.
Uw vaste activa worden meestal niet direct omgezet in contanten. En omdat vaste activa over het algemeen grotere aankopen zijn, kunnen ze in de loop van de tijd in waarde dalen.
Noteer bij het afsluiten van uw boeken aan het einde van de maand alle betalingen met betrekking tot uw vaste activa.
Als u er zeker van wilt zijn dat uw voorraad correct is, moet u maandelijkse voorraadtellingen uitvoeren. Door uw voorraad maandelijks te tellen, kunt u aan het einde van de maand nauwkeurig de voorraadniveaus in uw boeken registreren. Bovendien kan het doen van een maandelijkse voorraadtelling u helpen beslissen welke artikelen u moet aanvullen en hoe vaak.
Mogelijk moet u sommige soorten voorraad meer controleren dan andere. Als u uw voorraad niet nauwkeurig bijhoudt, kunt u problemen krijgen zoals voorraadkrimp. Stel dat je een ijssalon hebt en melk in je inventaris hebt. Omdat melk kan bederven, zou u uw voorraad bederfelijke levensmiddelen vaker moeten controleren.
Gebruik uw voorraadtelling om aanpassingen aan te brengen en uw boeken op elkaar af te stemmen wanneer u uw procedures voor het einde van de maand voltooit.
Bij de maandafsluiting bent u verantwoordelijk voor het organiseren en controleren van al uw financiële overzichten. Deze omvatten voornamelijk uw:
Organiseer uw afschriften consequent elke maand. Op die manier bent u niet aan het einde van de maand aan het zoeken naar documenten. Een manier om georganiseerd te blijven is door eenvoudige boekhoudsoftware te gebruiken om uw transacties bij te houden en uw rapporten op te slaan.
U kunt uw financiële overzichten ook gebruiken als een kans om uw kleine onderneming te verbeteren. Als u bijvoorbeeld uw verklaringen bekijkt, merkt u misschien dat u veel geld hebt uitgegeven aan een product dat niet verkoopt. U kunt ervoor kiezen om goedkopere materialen te gebruiken om het product te produceren. Of u kunt besluiten om het product helemaal om te schakelen.
Door afschriften te bekijken, kunt u problemen, zoals te hoge uitgaven, vroegtijdig opsporen en later problemen met uw boeken voorkomen.
Controleer aan het einde van de maand uw inkomsten- en onkostenrekeningen om te bevestigen dat ze correct zijn. Controleer of u uw uitgaven voor de periode op de juiste rekeningen heeft geboekt. Zorg ervoor dat overlopende posten en vooruitbetaalde uitgaven nauwkeurig in uw boeken worden geregistreerd.
Overweeg voordat u de rekeningen aan het einde van de maand volledig sluit, een tweede paar ogen uw werk te laten beoordelen. De persoon die uw boekhoudgegevens controleert, kan een manager of supervisor zijn die ervaring heeft met het omgaan met uw boeken.
Als u geen andere persoon heeft, kunt u vragen om uw informatie te controleren, dubbel en driedubbel uw eigen werk controleren om er zeker van te zijn dat de informatie juist is.
Maak een maandelijkse financiële kalender om uw maandelijkse boekhoudkundige verantwoordelijkheden bij te houden en tijd te besparen die u besteedt aan het afsluiten van uw boeken. Je agenda kan je helpen om je voor te bereiden op het afsluiten van je boeken voor de volgende maand. En je agenda kan je helpen te voorkomen dat je achterloopt met je boeken.
Plan in uw agenda wanneer u rapporten gaat verzamelen, transacties vastlegt en uw boeken sluit. Stel een sluitingsdatum vast waarop alle uitgaven en inkomsten moeten worden geboekt. Zorg ervoor dat u de sluitingsdatum communiceert met iedereen die toegang heeft tot het aanpassen van het grootboek.
Naarmate de tijd verstrijkt, kunt u uw agenda aanpassen als u een proces en volgorde vindt die beter werken voor u en uw bedrijf.
Het maandelijks afsluiten van uw boeken is essentieel voor uw bedrijf. Het kan u de financiële informatie van uw bedrijf laten zien en op welke gebieden u zich moet verbeteren. Het maandelijks afsluiten van uw boeken kan u ook helpen beslissingen te nemen over de financiën van uw bedrijf, dure fouten te voorkomen en u voor te bereiden op belastingtijd.
Als je niet helemaal overtuigd bent van het idee, zijn hier de voordelen van het maandelijks afsluiten van je boeken (in een notendop):
Heeft u een manier nodig om de maandelijkse transacties van uw bedrijf vast te leggen? U bent hier aan het juiste adres. Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u de manier waarop u uw transacties vastlegt stroomlijnen, zodat u weer verder kunt met uw bedrijf. Ga vandaag nog aan de slag met uw zelfgeleide demo!
We staan altijd klaar om het gesprek gaande te houden. Geef ons een like op Facebook en deel uw mening over onze nieuwste artikelen.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 5 november 2015.
De landen met het meeste en minste geld
Een checklist voor het coronavirus:tips voor uw mentale en financiële gezondheid
7 juridische en financiële stappen om uw kleine bedrijf te sluiten
Blijf op de hoogte van trends door uw productlijn te diversifiëren
5 eenvoudige stappen om uw computer en technologie veilig te houden in 2017
12 producten om uw auto schoon en georganiseerd te houden
Wat zijn biljetten betaalbaar en hoe neemt u ze op in uw boeken?