Voorjaarsschoonmaak is niet voor niets een nietje in huishoudens. Na verloop van tijd worden dingen behoorlijk rommelig, vooral als je het druk hebt. En in het bedrijfsleven kan hetzelfde gebeuren met uw boekhouding. Moeten je boeken opgeruimd worden? Gebruik onze checklist voor het opschonen van uw boekhouding om aan de slag te gaan.
In dit artikel bespreken we:
Wat maakt het uit als je boeken toch een beetje rommelig zijn? Rommelige, onvolledige en onnauwkeurige boekhouding kan leiden tot een hele reeks problemen die meer kosten dan alleen tijd. Slechte boekhouding kan ook leiden tot forse IRS-boetes en (snik!) controles.
Hier zijn enkele specifieke problemen waarmee u te maken kunt krijgen als gevolg van rommelige boeken:
Kortom, een slechte boekhouding zet uw tijd en geld - en misschien zelfs uw bedrijf - op het spel. Als je merkt dat je met een van de bovenstaande problemen te maken hebt, is het misschien tijd om je boeken wat TLC te geven.
Boekhoudfouten =hoofdpijn. Veel hoofdpijn. Iedereen maakt fouten. Maar boekhoudfouten kosten uw bedrijf tijd en geld. Download onze gratis PDF-gids om te leren hoe u 10 veelvoorkomende boekhoudfouten kunt vermijden.
Ontvang mijn gratis gids!Als u worstelt met desorganisatie in de boekhouding, moet u weten hoe u een slechte boekhouding kunt oplossen.
Bekijk de volgende tips om een rommelige boekhouding op te ruimen.
U moet elke zakelijke transactie vastleggen. En laten we eerlijk zijn, er zijn veel opnemen. Dus van tijd tot tijd kunt u te maken krijgen met fouten bij het invoeren van gegevens.
Er treedt een gegevensinvoerfout op wanneer u onjuiste informatie in uw boeken invoert. Dit kan te wijten zijn aan fouten zoals:
Controleer op fouten bij het invoeren van gegevens om uw boeken op te schonen en te sorteren. U kunt dit soort fouten vinden door uw werk dubbel te controleren en proefbalansen op te stellen aan het einde van elke rapportageperiode.
Op een gegeven moment kunt u ook het tegenovergestelde van een gegevensinvoerfout doen. Het kan zijn dat u vergeet een transactie te registreren, wat een weglatingsfout is. Als u niet elke transactie registreert, gooit u uw boeken weg (ook bekend als slechte boekhouding!).
Om slechte boeken als gevolg van weglatingen te herstellen, kamt u uw administratie door (bijv. bonnen). Noteer eventuele weggelaten boekingen in uw boeken voor de juiste boekhoudperiode.
Hoe vaak stemt u uw boekhoudkundige rekeningen (bijv. activa) af? Als u uw boeken niet in overeenstemming brengt met uw externe rekeningsaldi (bijvoorbeeld bankrekening), blijft u achter met slechte boeken.
Het afstemmen van uw rekeningen is het vergelijken van wat u in uw boekhouding opneemt met de transactie op uw bank- of creditcardafschrift.
De transacties moeten overeenkomen. Als dat niet het geval is, past u uw administratie aan zodat uw bank- of creditcardafschrift overeenkomt met uw boekingen.
Mogelijk moet u uw boeken bijvoorbeeld aanpassen om het volgende op te nemen:
Evenzo moet u mogelijk het saldo van uw bankafschrift aanpassen voor:
Dus, hoe vaak moet u bankafschriften afstemmen? Probeer elke maand uw rekeningen op elkaar af te stemmen voor opgeruimde boeken.
Het aanpassen van boekingen is essentieel om ervoor te zorgen dat u transacties in de juiste boekhoudperiode vastlegt. Nogmaals, je moet ze maken nadat je fouten bij het invoeren van gegevens hebt gevonden en je boeken hebt afgestemd.
U kunt ook correctieboekingen maken om afschrijvingen en amortisaties vast te leggen, een voorziening voor dubieuze rekeningen en overlopende inkomsten of uitgaven.
Er zijn drie categorieën voor het aanpassen van items:
Bereid het aanpassen van boekingen voor zoals u normale journaalboekingen doet. Debiteer eenvoudig de ene rekening en crediteer de andere.
De voorjaarsschoonmaak is een tijd van opruimen. Je weet wel, het wegwerken van dubbele items die je misschien niet nodig hebt.
Hetzelfde geldt voor uw checklist voor het opschonen van uw boekhouding. Zoek en verwijder duplicaten om onnodige rommel te verwijderen en uw boeken te beschermen tegen onnauwkeurigheden.
Een dubbele journaalboeking kan aantonen dat u meer of minder geld heeft dan u heeft. Om duplicaten te vinden, moet u uw accounts afstemmen.
Vaak zijn rommelige boeken het resultaat van een slecht archiveringsproces. Voor spik en span boeken kunt u overwegen uw beproefde spreadsheet of papieren dossiers te upgraden naar software.
Boekhoudsoftware kan u helpen uw administratie in één toegankelijke ruimte te bewaren. Bovendien kunt u functies krijgen zoals automatische invoer van banktransacties, machine learning en de mogelijkheid om creditcardbetalingen te accepteren. En u kunt snel belangrijke financiële overzichten genereren, zoals uw P&L en balans.
Het gebruik van boekhoudsoftware kan u helpen uw boeken op te ruimen, de manier waarop u ze beheert te stroomlijnen en u financiële gegevens binnen handbereik te geven.
Soms heb je het te druk voor een boekhoudkundige opruiming. Of misschien weet u niet wat u kunt doen om ze op te lossen. Een boekhoudprofessional kan u helpen bij het ontrafelen en opschonen van boekhoudkundige gegevens.
Het inhuren van een accountant kan helpen:
Als het gaat om het opruimen van je boeken, kun je een checklist maken om bij te houden wat er moet gebeuren en items van je takenlijst af te strepen. Gebruik om te beginnen onze checklist voor het opschonen van uw boekhouding hieronder.
Checklist om uw droomhuis met een budget in te richten
Hoe u uw tegoed kunt opschonen in 10 stappen
Uw checklist voor financiële vrijheid
Maak uw budget voor de lente schoon
Uw checklist voor de boekhouding van kleine bedrijven
7 manieren om uw bedrijfsfinanciën op te schonen
Gebruik het corrigeren van vermeldingen voor fouten in uw boeken