Een van de vier belangrijkste financiële overzichten die u als ondernemer moet bijhouden, is uw balans. Uw balans geeft u inzicht in waar uw onderneming financieel staat. Maar u krijgt geen nauwkeurig beeld van de financiën van uw bedrijf als u de balansafstemming niet bijhoudt.
Lees verder voor meer informatie over het afstemmen van uw balans, inclusief welke stappen u moet nemen om uw balans op elkaar af te stemmen en waarom het belangrijk is om een afstemmingsproces te hebben.
Kort samengevat houdt uw balans de financiële voortgang van uw bedrijf bij. Het omvat uw activa (wat u bezit), passiva (wat u verschuldigd bent) en eigen vermogen (bedrag dat overblijft nadat u de kosten hebt betaald).
Op uw balans moeten uw totale activa gelijk zijn aan uw totale passiva en eigen vermogen. Als ze niet in evenwicht zijn, zoek dan de discrepantie op.
Balansafstemming is het proces om ervoor te zorgen dat uw balansinformatie juist is. Het proces voor balansafstemming omvat kruiscontroles van saldi en boekingen met documentatie (bijv. bankafschriften).
Door uw balans op elkaar af te stemmen, kunt u controleren of al uw boekingen correct zijn geregistreerd en geclassificeerd. Als u uw balans niet op één lijn brengt, loopt u het risico dat er onnauwkeurige saldi op uw balans staan.
Voor de meeste bedrijven is het de beste gewoonte om uw balans elke maand op elkaar af te stemmen. Door maandelijkse balansafstemmingen te hebben, blijft uw balans nauwkeurig en vrij van fouten.
Kijk bij het afstemmen van balansrekeningen naar zaken als de vlottende en vaste activa van uw bedrijf, kortlopende en langlopende verplichtingen en het eigen vermogen. En je zult informatie moeten verzamelen om vergelijkingen te maken en fouten op te sporen.
Het afstemmen van de balansrekening is een vrij eenvoudig proces. Het kan echter verwarrend zijn als het je eerste keer is. Volg de onderstaande checklist om ervoor te zorgen dat uw afstemmingsproces soepel verloopt.
Verzamel de juiste documentatie voordat u uw balans kunt bekijken en afstemmen. Trek informatie voor de huidige periode (bijvoorbeeld van de afgelopen maand). Dit omvat zaken als:
Nadat u alle benodigde records van de periode heeft, kunt u doorgaan naar de volgende stap.
Let bij het vergelijken van informatie op uw balans met financiële documentatie op discrepanties. Dit omvat zaken als verkeerd geclassificeerde transacties (bijvoorbeeld activa in plaats van aansprakelijkheid), omzettingsfouten en ontbrekende informatie. Als u een fout op uw balans opmerkt, noteer deze dan.
Naast ervoor te zorgen dat uw documentatie en balansinformatie op één lijn liggen, wilt u er zeker van zijn dat uw eindsaldi overeenkomen met uw grootboek. Als uw grootboek- en balanstotalen niet overeenkomen, spoor dan de inconsistentie op met behulp van uw administratie.
Als u discrepanties ontdekt tijdens het vergelijken van uw documentatie met uw balans, breng dan de nodige aanpassingen aan.
Afhankelijk van de fout(en), moet u mogelijk:
Nadat u aanpassingen heeft aangebracht, kunt u overwegen uw gegevens een tweede (of zelfs derde) keer met uw balans te vergelijken om er zeker van te zijn dat de fouten zijn verholpen en dat uw balans juist is.
Zoals u weet, bestaat uw balans uit de activa, passiva en eigen vermogen van uw bedrijf. Om uw balans in evenwicht te brengen, moeten uw totale activa gelijk zijn aan uw totale verplichtingen en totale eigen vermogen. Dit staat ook bekend als de boekhoudkundige vergelijking:
Activa =Passiva + Eigen vermogen
Om er zeker van te zijn dat uw balans vrij is van discrepanties, voert u een laatste controle uit om te controleren of uw totale verplichtingen en eigen vermogen gelijk zijn aan uw totale activa. Als ze dat niet doen, ken je de oefening (ofwel volg de vorige stappen om fouten te vinden).
Vergelijk uw eindsaldi nog een keer met uw grootboek om er zeker van te zijn dat uw balans volledig is afgestemd.
Over het algemeen is het afstemmen van uw rekeningen van cruciaal belang om boekhoudfouten en onnauwkeurige rekeninginformatie te voorkomen. Balansafstemmingen kunnen u helpen:
Om balansfouten vroegtijdig op te sporen en toekomstige blunders te voorkomen, moet u uw balans maandelijks afstemmen. Houd er rekening mee dat u, afhankelijk van uw bedrijf, mogelijk wekelijks, per kwartaal of per kwartaal moet afstemmen.
Op zoek naar een gemakkelijke manier om de transacties van uw bedrijf te volgen? Met de boekhoudsoftware van Patriot kunt u uw boeken stroomlijnen en weer aan het werk gaan. Probeer het vandaag nog gratis!
Vind je het goed wat je leest? Laten we contact maken, vriend! Vind ons leuk op Facebook en laten we praten.
Een balans lezen
Negatief werkkapitaal op de balans
Wat zijn balansformules?
Wat is een balans en hoe kan ik deze gebruiken om mijn bedrijf te beheren?
Eenmanszaak naar naamloze vennootschap – een essentiële gids
Handleiding voor het schrijven van zakelijke partnerschapsovereenkomsten
Ultieme gids voor zakelijke franchising