Als het gaat om uw kleine bedrijf, wilt u niet in het ongewisse blijven. Uw boekhouding moet weergeven hoeveel geld u in uw bedrijf heeft. Als u dubbel boekhouden gebruikt, registreert u ook het bedrag dat klanten u verschuldigd zijn. Maar wat gebeurt er als ze niet betalen? Om uw bedrijf te beschermen, kunt u een voorziening aanmaken voor dubieuze rekeningen.

Wat is de vergoeding voor dubieuze rekeningen?

Een voorziening voor dubieuze debiteuren, of reserve voor dubieuze debiteuren, is een tegenactivarekening (ofwel heeft een creditsaldo of een saldo van nul) die uw debiteuren verlaagt. Wanneer u een voorziening aanmaakt voor het invoeren van dubieuze rekeningen, schat u dat sommige klanten u het verschuldigde geld niet zullen betalen.

Wanneer klanten u niet betalen, neemt uw onkostenrekening voor oninbare vorderingen toe. Een oninbare vordering is een schuld die u officieel als oninbaar heeft afgeschreven. Kortom, uw slechte schuld is het geld waarvan u dacht dat u het zou ontvangen, maar dat niet is gebeurd.

Naast dubieuze debiteuren bestaat er zoiets als dubieuze debiteuren. In tegenstelling tot dubieuze debiteuren, is dubieuze debiteuren officieel geen oninbare schuld. Twijfelachtige schuld is geld waarvan je voorspelt dat het in slechte schulden zal veranderen, maar er is nog steeds een kans dat je het geld ontvangt.

Gebruik een vergoeding voor het invoeren van dubieuze rekeningen wanneer u krediet verleent aan klanten. Hoewel u fysiek niet over het geld beschikt wanneer een klant goederen op krediet koopt, moet u de transactie registreren.

Gebruik de methode van boekhouding op transactiebasis als u krediet verleent aan klanten. Als een klant bij u koopt maar niet meteen betaalt, moet u uw debiteurenrekening verhogen om het geld te tonen dat aan uw bedrijf verschuldigd is.

Als een klant u nooit betaalt, worden de onbetaalde betalingen oninbare vorderingen. En als u veel slechte schulden heeft, daalt het bedrag aan inkomsten dat uw bedrijf zou moeten hebben. ADA-boekhouding helpt de nauwkeurigheid van uw boeken te vergroten. Door te voorspellen hoeveel debiteuren klanten niet zullen betalen, kunt u anticiperen op uw verliezen door oninbare vorderingen.

Een reserve voor dubieuze debiteuren kan niet alleen helpen om het verlies dat u lijdt door dubieuze debiteuren te compenseren, maar kan u in de loop van de tijd ook waardevol inzicht geven. Uw ADA kan u bijvoorbeeld laten zien hoe effectief uw bedrijf krediet beheert dat het aan klanten verstrekt. Het kan u ook laten zien waar u de nodige aanpassingen moet maken (bijvoorbeeld wijzigen aan wie u krediet verleent).

Vergoeding voor dubieuze debiteuren op de balans

Wanneer u een voorziening voor dubieuze rekeningen aanmaakt, moet u het bedrag op uw bedrijfsbalans boeken.

Omdat een voorziening voor dubieuze debiteuren een tegenactief is dat uw debiteuren vermindert, boekt u deze onder activa. Het kan er ongeveer zo uitzien:

• Activa
  • Cash:500
  • Debiteuren:2.000
  • Minder toelage voor dubieuze rekeningen:(200)

Als de dubieuze schuld verandert in een oninbare schuld, noteer deze dan als een uitgave op uw resultatenrekening.

Toeslag voor dubieuze debiteurenberekening

Voor veel ondernemers kan het moeilijk zijn om uw reserve voor oninbare vorderingen in te schatten. Er zijn een paar verschillende manieren waarop u uw voorspellingen kunt berekenen.

Historische gegevens

U kunt uw voorspellingen doen op basis van historische gegevens. Gebruik het percentage dubieuze debiteuren dat u in de vorige boekhoudperiode had om uw reserve voor dubieuze debiteuren te helpen bepalen.

Als bijvoorbeeld 3% van uw omzet oninbaar was, reserveer dan 3% van uw omzet in uw ADA-account. Stel dat u in totaal $ 70.000 aan debiteuren heeft, uw toelage voor dubieuze debiteuren zou $ 2.100 ($ 70.000 X 3%).

Veroudering van debiteuren

Een andere manier om ADA te berekenen, is door gebruik te maken van de verouderingsmethode voor debiteuren. Met deze methode kunt u uw uitstaande debiteuren groeperen op leeftijd (bijvoorbeeld minder dan 30 dagen oud) en een percentage toewijzen voor het bedrag dat wordt geïnd.

Stel bijvoorbeeld dat 10% van de debiteuren met een looptijd tussen 31 en 60 dagen oninbaar is en dat u in deze periode wacht op betalingen ter waarde van $ 3.000 (0,10 X $ 3.000 =$ 300). Bovendien is 5% van de vorderingen binnen 30 dagen oninbaar en wacht u op $ 5.000 voor deze verouderingsperiode (0,05% X $ 5.000 =$ 250).

Uw schatting voor dubieuze rekeningen voor de twee verouderingsperioden zou $ 550 ($ 300 + $ 250) zijn.

Toeslag voor dubieuze journaalboekingen

Als het gaat om dubieuze debiteuren en ADA, zijn er een paar scenario's die u mogelijk in uw boeken moet opnemen.

Om de dubieuze debiteuren van uw bedrijf te voorspellen, maakt u een voorziening voor het invoeren van dubieuze rekeningen. Om uw boeken in evenwicht te brengen, moet u ook een onkostenpost voor oninbare vorderingen gebruiken. Om dit te doen, verhoogt u de kosten van uw oninbare schulden door uw onkostenrekening voor oninbare schulden te debiteren. Verlaag vervolgens uw ADA-account door uw Allowance for Doubtful Accounts-account te crediteren.

Voorbeeld van journaalboeking van oninbare vorderingen

Zoals u kunt zien, zijn er een paar bewegende delen als het gaat om het toestaan ​​van dubieuze journaalboekingen. Laten we, om de zaken begrijpelijker te maken, een voorbeeld van het invoeren van een reserve voor dubieuze debiteuren bekijken.

Stel dat uw bedrijf tijdens de boekhoudperiode $ 60.000 aan verkopen heeft binnengehaald. Op basis van historische trends voorspelt u dat 2% van uw omzet uit de periode dubieuze debiteuren zal zijn ($ 60.000 x 0,02). Debiteer uw onkostenrekening $ 1.200 en crediteer uw toelage voor dubieuze rekeningen $ 1.200 voor de geschatte standaardbetalingen.

Als een dubieuze schuld verandert in een oninbare schuld, crediteer dan uw debiteurenrekening, waardoor het bedrag dat u aan uw bedrijf verschuldigd bent, wordt verlaagd. U moet ook uw Toelage voor Doubtful Accounts-account afschrijven.

Als u het aan uw bedrijf verschuldigde geld niet kunt innen, ziet uw journaalboeking er als volgt uit:

Klant betaalt voorbeeld

In sommige gevallen kunt u het geld dat een klant u verschuldigd was in uw boeken afschrijven, zodat ze terug kunnen komen en u kunnen betalen. Als een klant uiteindelijk betaalt (bijv. een incassobureau int zijn betaling) en u het verschuldigde geld al heeft afgeschreven, moet u de rekening terugboeken.

Om de rekening terug te draaien, debiteert u uw debiteurenrekening en crediteert u uw toelage voor dubieuze rekeningen voor het betaalde bedrag.

Met de online boekhoudsoftware van Patriot kunt u onbetaalde facturen volgen en uw boekhouding eenvoudig bijwerken. Bovendien bieden we gratis ondersteuning in de VS. Vraag vandaag nog uw gratis proefperiode aan!

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 12 november 2014.