Koopt u goederen of diensten voor uw bedrijf? Domme vraag:natuurlijk wel. En u betaalt misschien niet altijd vooraf voor de items. In plaats daarvan stuurt een leverancier een factuur. Als u facturen ontvangt, moet u uw crediteurenadministratie beheren. Wat zijn crediteuren?
Crediteuren, ook wel crediteuren of AP genoemd, is het geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers. U verhoogt uw te betalen rekeningen wanneer een leverancier u krediet verleent, oftewel u koopt iets en betaalt niet onmiddellijk. Volg uw AP met behulp van een crediteurenrekening. De boekingen op uw crediteurenrekening worden crediteuren genoemd. Een te betalen vertegenwoordigt een factuur die u moet betalen.
Laten we zeggen dat u benodigdheden van een leverancier op krediet koopt. De leverancier stuurt u vervolgens een factuur met een vervaldatum voor de betaling. Het AP-account in uw boeken laat zien aan welke leveranciers u geld schuldig bent.
Leg schulden vast als u een boekhouding op transactiebasis gebruikt. Onder transactieboekhouding registreert u uitgaven wanneer u ze maakt. Dat betekent dat u een uitgave boekt zodra u een factuur ontvangt, niet alleen wanneer u de leverancier betaalt.
Als u de AP van uw bedrijf kent, kunt u bepalen of u winstgevend bent. En crediteurenadministratie biedt gegevens voor budgettering en planning.
Door vooruit te kijken naar de uitgaven, kun je beslissen wanneer je grote aankopen doet of klaar bent om uit te breiden. U kunt ook situaties vermijden waarin u niet genoeg contant geld bij de hand heeft om de kosten te dekken.
Facturen vereisen over het algemeen betalingen binnen 30, 60 of 90 dagen. Als gevolg hiervan is AP een kortlopende verplichting (d.w.z. een soort verplichting die u binnen een jaar betaalt).
Boek de te betalen rekeningen op uw aansprakelijkheidsrekening.
Tot nu toe hebben we het gehad over AP. Het is niet meer dan eerlijk dat we de andere helft ter sprake brengen, debiteuren.
Debiteuren zijn geld dat aan u verschuldigd is. Nogmaals, AP is geld dat je verschuldigd bent.
Wanneer u een crediteurenadministratie heeft, heeft uw leverancier een debiteurenadministratie. Evenzo, wanneer u een debiteuren heeft, heeft uw klant een te betalen rekening.
U kunt een ouderdomsrapport voor crediteuren gebruiken om het geld dat u verschuldigd bent aan leveranciers te ordenen. Een ouderdomsrapport van de crediteuren toont u:
Hier is een voorbeeld van een AP-verouderingsrapport:
| Begunstigde | Huidige | Vervallen 1 – 30 dagen | Vervallen 31 – 60 dagen | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| Office Mart | $ 373,28 | $ 373,28 | ||
| Verwarming Pro's | $155,28 | $155,28 | ||
| JB Enterprises | $194.61 | $194.61 | ||
| Bel | $278 | $278 | ||
| Lighting Express | $63,72 | $63,72 | ||
| Papiervoorraad | $53,99 | $53,99 | ||
| Totaal | $ 723,17 | $ 341,72 | $ 53,99 | $1.118,88 |
Vermeld in de eerste kolom de leveranciers waaraan u geld schuldig bent. Voer de saldi in die aan elke leverancier verschuldigd zijn in de juiste vergrijzingskolom (bijvoorbeeld achterstallig 31 – 60 dagen). Als u een factuur niet betaalt voordat deze achterstallig is, verplaatst u het bedrag naar de juiste kolom. Op die manier kunt u zien hoeveel van uw AP te laat is.
U dient AP-transacties in uw boekhouding te registreren met behulp van dubbele boekhouding.
Noteer voor elke zakelijke transactie twee boekingen. De crediteurenposten brengen uw boeken in evenwicht. Terwijl één invoer een account verhoogt, verlaagt de andere een account.
Elke keer dat je een AP oploopt, voer je twee gegevens in. De ene boeking wordt gecrediteerd en de andere wordt gedebiteerd. Boekhoudkundige afschrijvingen en tegoeden hebben een andere invloed op elk type rekening. Hier is een gids om u te helpen:
Nogmaals, AP is een verplichting. Credits verhogen de verplichtingen. En afschrijvingen verminderen de verplichtingen.
Maak een journaalboeking wanneer u een crediteurenadministratie maakt. Omdat dit uw AP verhoogt, moet u de crediteurenrekening crediteren. Debiteer vervolgens de rekening die aangeeft waarvoor de uitgave was (bijv. Voorraad).
Samenvatting :Voordat u uw schuld aflost, crediteert u het te betalen artikel en debiteert u het gekochte artikel.
Houd er rekening mee dat u bij het betalen van uw factuur ook nog een journaalpost moet maken. Dit tweede item laat zien dat u uw Crediteurenrekening verlaagt.
Debiteer uw Crediteurenrekening. En crediteer een contante rekening om uw gelddaling door het uitvoeren van de betaling weer te geven (bijv. Contant of Betaalrekening).
Samenvatting :Nadat u uw schuld heeft afbetaald, debiteert u het te betalen bedrag en crediteert u een geldrekening.
Laten we zeggen dat u voor $ 100 aan benodigdheden op krediet hebt gekocht. Maak de volgende journaalboeking om uw toename in AP en benodigdheden weer te geven.
| Datum | Account | Debet | Tegoed |
|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Benodigdheden | 100 | |
| Te betalen rekeningen | 100 |
U betaalt de schuld van $ 100 contant af. Maak nu nog een journaalboeking met een afname van uw AP-account en uw Cash-account.
| Datum | Account | Debet | Tegoed |
|---|---|---|---|
| XX/XX/XXXX | Te betalen rekeningen | 100 | |
| Cash | 100 |
U heeft veel te jongleren als u uw bedrijf runt. Verbetering van het AP-proces maakt het betalen van leveranciers eenvoudiger. En het kan ervoor zorgen dat u weer aan inkomstengenererende taken kunt werken.
Hier zijn vijf tips voor het beheren van schulden:
Noteer elke factuur op dezelfde manier in uw boeken. Zet een systeem op voor crediteuren en volg uw onbetaalde facturen. Maak duidelijk aan wie u verschuldigd bent, hoeveel u verschuldigd bent en wanneer het geld verschuldigd is.
Overweeg het gebruik van boekhoudsoftware om uw verantwoordelijkheden te stroomlijnen.
Besteed aandacht aan vroegbetalingskortingen van uw leveranciers. Sommige leveranciers geven geld van de totale rekening voor het verzenden van vroege betalingen.
Deze kortingen kunnen oplopen. Controleer voordat u vroeg betaalt uw bankrekening om te zien of u genoeg geld overhoudt om efficiënt te werken.
Stel herinneringen in voor vervaldatums van facturen om uzelf te waarschuwen wanneer te betalen. Dit helpt u late betalingen te voorkomen en de cashflow van kleine bedrijven beter te beheren.
Maak er een gewoonte van om regelmatig te betalen vervaldata te controleren.
Houd uw contactgegevens actueel zodat uw leveranciers u kunnen vinden. Zorg ervoor dat uw website, visitekaartje en andere openbare vermeldingen de juiste adressen en telefoonnummers hebben. Wanneer een leverancier uw informatie oppikt, controleer dan of deze juist is.
Probeer als ondernemer goede relaties met leveranciers te onderhouden. Creëer een reputatie van het op tijd betalen van uw facturen.
Als u niet op tijd kunt betalen, overleg dan met uw leverancier om over betalingsvoorwaarden te onderhandelen. U kunt misschien een betalingsregeling volgen waarbij u het verschuldigde geld in termijnen betaalt.
Weet u dat er een eenvoudigere manier is om de transacties van uw bedrijf bij te houden dan een spreadsheet? De online boekhouding van Patriot kan alles stroomlijnen, van het vastleggen van transacties tot het genereren van financiële overzichten. We bieden gratis ondersteuning in de VS en een gratis proefperiode ... wat heb je te verliezen? Ga vandaag nog aan de slag!
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 16 augustus 2012.