Regelitembudgetten helpen bedrijven, ondernemers en gezinshoofden om beschikbare fondsen, inkomsten en uitgaven per type te volgen en te bewaken. De boekhoudtool kan worden gemaakt om jaar-op-jaar verschillen tussen dezelfde soorten uitgaven weer te geven of om het verschil tussen budget en uitgaven voor een enkel jaar weer te geven. U kunt de boekhoudtool ook gebruiken om toegerekende of verwachte uitgaven te berekenen en te controleren.
Open een nieuwe spreadsheet met een softwareprogramma zoals Microsoft Excel. Typ boven aan het werkblad de veldkoppen. Typ in veld, kolom A en rij 1 (A1) 'Onkostentype'. Typ in veld B1 'Huidige uitgaven'. Typ in veld C1 "Vorige uitgaven in het jaar". Typ in veld D1 "Huidig jaarbudget". Typ in veld E1 'Resterende uitgaven voor lopend jaar' en typ in veld F1 'Huidig jaar vs. vorig jaar'.
Vermeld in het veld "Onkostentype" en op afzonderlijke rijen elk type uitgave waaraan u verwacht geld uit te geven voor het jaar. Typische typen uitgaven voor regelitems zijn 'salaris', 'andere loonkosten' (inclusief belastingen en ziektekostenverzekeringen), 'reizen en entertainment', 'kantoorbenodigdheden', 'training' en 'marketing en promotie'. Vermeld de items één voor één op afzonderlijke rijen, beginnend bij kolom A en rij 2 (A2) tot A7 of tot aan het aantal afzonderlijke regelitems waarvoor u uitgaven hebt.
Definieer grenzen. Ga met de tab naar veld D1, "Huidig jaarbudget". Begin met veld D2 en vul deze kolom in met de maximaal toegestane uitgaven voor elk 'Onkostentype'. Voor het onkostentype 'Salaris' bijvoorbeeld, vult u voor drie werknemers die elk $ 50.000 per jaar verdienen een budgettotaal van $ 150.000 in. Ga naar beneden in de spreadsheetkolom en vul het totale jaarbudget in voor elk onkostentype van het regelitem.
Vul de uitgaven van vorig jaar in. Ga met de tab naar veld C1, "Uitgaven voor vorig jaar". Vul onder deze kolom het totale bedrag in dat voor elk type uitgave van het voorgaande jaar is uitgegeven, beginnend bij veld C2.
Vul aan het begin van elke maand het exacte bedrag in dat u heeft uitgegeven voor elk onkostentype van het regelitem. Werk gedurende het hele jaar maandelijks de totale huidige uitgaven bij, beginnend bij veld B2, voor de verschillende onkostensoorten. Voor het onkostentype 'Salaris' in januari zou u bijvoorbeeld $ 12.500 invullen. Als u in januari $ 150 aan kopieerpapier, $ 75 aan postzegels en $ 280 aan printertoner uitgaf, zou de totale huidige uitgave voor "Kantoorbenodigdheden" $ 505 zijn.
Monitor huidige uitgaven ten opzichte van vastgestelde budgetten. Bouw een formule op in veld E2 onder "Resterende uitgaven voor het jaar" om automatisch het "Huidige uitgaven", veld B2, af te trekken van het "Huidige jaarbudget", veld D2. Als u Microsoft Excel gebruikt om uw budgetspreadsheet te maken, ziet de formule er als volgt uit:"=D2-B2". Kopieer en plak deze formule in kolom E totdat u de formule hebt ingevuld voor alle soorten onkosten in de spreadsheet.
Maak een formule in veld F2, "Huidige uitgaven versus uitgaven voor vorig jaar", om bij te houden hoe u uw budget voor het huidige jaar beheert, veld B2, in vergelijking met hoe goed u het budget van uw vorig jaar beheerde, veld C2. Als u Microsoft Excel gebruikt, ziet de formule er als volgt uit:"=C2-B2". Kopieer en plak deze formule in kolom F totdat u de formule hebt ingevuld voor alle soorten onkosten in de spreadsheet