Het maken van personeelsplanningen kan soms lijken op een ronde van leidinggevende Tetris voor eigenaren van kleine bedrijven. Een spel van timing en anticipatie, het doel voelt als niets meer dan een test van je professionele geduld.

Echt praten, alsjeblieft. Kunt u aangeven hoeveel tijd u wekelijks besteedt aan het opstellen van die nette personeelsroosters? Elke maand? Merk je dat je 's avonds laat voorovergebogen over een spreadsheet (of erger nog, een whiteboard) zit te klauteren om te bepalen wie wanneer nodig is voor elke dienst in de komende week? Als je een eigenaar van een klein bedrijf bent met ploegendiensten, telt elke minuut.

Inefficiënte planning maakt niet bepaald optimaal gebruik van je creatieve geest en ondernemersgeest.

Als deze scène maar al te bekend klinkt, ben je niet de enige.

Het feit onder ogen zien:werkgevers verliezen kostbare tijd met het maken van personeelsroosters

Uit een recent onderzoek onder 500 Amerikaanse bedrijfseigenaren bleek dat de helft van de werkgevers wekelijks minstens twee uur besteedt aan het opstellen van personeelsroosters. Nog eens 10 procent zegt drie uur per week aan de taak te besteden. Sommige respondenten beweren zelfs 12 uur per week te besteden.

Helaas zijn dat twee, drie en twaalf uur die hadden kunnen worden besteed aan voortgezette opleiding, het verbeteren van systemen, het op de markt brengen van het bedrijf of het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten.

Maar de aard van ploegendienst dicteert dat werknemers niet altijd beschikbaar kunnen zijn wanneer u ze nodig hebt. Ze wisselen diensten, ze bellen of ze moeten vroeg vertrekken. Het is normaal. In feite zegt slechts 2 procent van de werkgevers dat ze werknemers hebben die nooit diensten missen, terwijl 32 procent van de werkgevers zegt dat hun werknemers zelden diensten missen.

Die andere 66 procent zal zeker dagelijks, wekelijks of maandelijks worden gebeld. En op die momenten moet je echt goed nadenken.

Voorspellende planningswetten nemen toe

Niet alleen voor werkgevers, ploegenroosters vormen ook unieke uitdagingen voor werknemers. Wanneer schema's onvoorspelbaar zijn, wordt de noodzaak om de kinderopvang, doktersafspraken en persoonlijke tijd op het laatste moment opnieuw te regelen de norm. En deze veranderingen kunnen duur zijn en extra stress veroorzaken.

Om het probleem tegen te gaan, hebben sommige staten en gemeenten voorspellende planningswetten uitgevaardigd die werkgevers verplichten om werknemersroosters tot twee weken van tevoren te verstrekken. Dit komt bovenop andere vereisten, zoals het verbieden van de beruchte "clopen" -ploeg (waarbij werknemers een late of sluitingsploeg werken, gevolgd door een ochtend- of openingsploeg) en "oproep"-planning en het verplichten van werkgevers om werknemers te compenseren voor geannuleerde diensten binnen bepaalde termijnen. Elke stad en staat heeft zijn eigen wetten, dus het is slim om je onderzoek te doen en ervoor te zorgen dat je bedrijf voldoet aan de lokale wetten.

Drie stappen voor eenvoudigere personeelsplanning

Helaas is het toepassen van voorspellende planningswetten slechts het topje van de ijsberg voor personeelsplanning. Andere veelvoorkomende problemen met het plannen van ploegendiensten zijn onder meer het aannemen en behouden van werknemers, het vinden van werknemers om gemiste diensten op te vangen en het plannen van wekelijkse ploegenschema's. En dit zijn geen goedkope gedoe. Werkgevers verliezen alleen al door gemiste diensten gemiddeld $ 7.500 per jaar.

Dus hier zijn een paar tips om u te helpen geld te besparen en de stress te verminderen die gepaard gaat met personeelsplanning.

1. Bereid u voor op wetten die naar uw stad of staat komen .
Voorspelbare planningswetten overspoelen het hele land, dus het is belangrijk om te weten waar uw stad en staat staan ​​over deze kwestie. Als u nog geen arbeidsrechtadvocaat heeft, kunt u overwegen er een te zoeken of op zijn minst de wetgeving bij te houden met de hulp van de Society for Human Resource Management.

2. Automatiseer uw planningsprocessen.
Betere communicatie tussen u en uw medewerkers is de sleutel tot het verbeteren van de personeelsplanning. In plaats van planningen op papier of spreadsheets te schrijven en te herschrijven, kunt u uw proces automatiseren met een oplossing met realtime updates en meldingen voor aankomende en gewijzigde diensten. Automatisering maakt het niet alleen gemakkelijker om planningen te maken, te beheren en te delen, maar het kan ook de tijd verkorten die nodig is om sms-herinneringen te verzenden of voicemails achter te laten voor werknemers.

3. Houd rekening met de tijd die u besteedt aan het maken van planningen.
Door bij te houden hoeveel tijd u elke week besteedt aan het maken van ploegenroosters voor medewerkers, kunt u de uitdaging in perspectief plaatsen en kunt u betere doelen stellen voor de komende weken. Als u consequent een exorbitante hoeveelheid tijd besteedt aan planning, of als de tijd die u besteedt bij elke nieuwe aanwerving toeneemt, zou u nalaten niet naar alternatieven te zoeken.

Je hebt wel wat beters te doen dan 12 uur aan het schema van een enkele week te besteden. De tijd die nodig is om ploegenschema's te maken die zowel consistent zijn als op tijd worden geleverd, kan meer werk of aanzienlijk minder zijn, afhankelijk van hoe u de uitdaging benadert.

Aangezien 47 procent van de respondenten zegt dat ze niet zullen kunnen voldoen aan nieuwe planningswetten die hen verplichten om meer op de hoogte te stellen van wekelijkse schema's, moeten alle eigenaren van kleine bedrijven zo snel mogelijk een voorsprong nemen. Of er nu nieuwe wetgeving naar een district bij u in de buurt komt of dat er al wetten van kracht zijn, het is belangrijk om op de hoogte te blijven, uw planningsprocessen te automatiseren en rekening te houden met ieders tijd - die van u en die van uw medewerkers.