Het runnen van uw bedrijf is veel werk. Het laatste waar u zich zorgen over wilt maken, is een kostbare fout van een loongerelateerde misstap. In feite krijgt 40% van de kleine bedrijven een boete van gemiddeld $ 850 per jaar voor het onjuist betalen van hun loongerelateerde belastingen, dus dit is geen kleine zorg.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende fouten in de salarisadministratie die een bedrijfseigenaar kan maken.

1. Je vergeet het hele jaar door belasting te betalen

Voor veel beginnende ondernemers is het gebruikelijk om zakelijke belastingen te beschouwen als inkomstenbelasting. Met andere woorden, ik betaal mijn belastingen aan het einde van het jaar (of in april!).

Maar wist u dat u waarschijnlijk het hele jaar door belasting moet betalen? De IRS en het bestuursorgaan van elke staat regelen uw belastingbetalingsschema en het schema verschilt per staat. De frequentie van uw belastingbetalingen hangt ook af van uw loonfrequentie (bijvoorbeeld maandelijks, tweewekelijks).

Een andere fout is dat de belastingbetalingen niet overeenkomen met de loonschema's van uw werknemers. Als uw bedrijf bijvoorbeeld de meeste van uw werknemers maandelijks betaalt en voor anderen halfmaandelijks. In plaats van belasting te betalen volgens de loonperiode van de werknemer, betaalt u maandelijks belasting voor iedereen. Omdat u uw belastingen niet afstemt op de betalingsperiode, loopt u mogelijk het risico op fiscale boetes. Om uw bedrijf te beschermen, kunt u uw salarisadministratie uitbesteden aan een externe dienstverlener of accountant.

2. U classificeert uw werknemers en aannemers verkeerd

U begint uw bedrijf en een vriend helpt met wat ontwerpwerk. In het begin komt en gaat ze wanneer ze wil, maar uw bedrijf komt op gang. Nu komt ze regelmatiger en gebruikt ze de werkruimte die je voor haar hebt gemaakt en op een werkcomputer. Is uw vriend een werknemer of aannemer?

Het verkeerd classificeren van uw werknemer kan op meerdere fronten een kostbare fout zijn. Als uw aannemer daadwerkelijk een werknemer is, betaalt u mogelijk te weinig loonheffingen. Gemiddeld kunnen werknemers 25-30% meer kosten dan aannemers.

Bovendien wordt bijna 30% van de werknemers verkeerd geclassificeerd als aannemers. Het ministerie van Arbeid pakt werkgevers aan die werknemers ten onrechte als contractanten beschouwen. Gebruik deze handige checklist om te zien of uw werknemer een werknemer of aannemer is.

3. U bent vergeten belangrijke rapporten op te slaan

Een goede rapportage kan u helpen uw bedrijf te beheren of dure juridische boetes te voorkomen. Voor loonadministratie bent u wettelijk verplicht om bepaalde documenten in uw dossier te bewaren:

Formulier I-9 :Elke werknemer moet formulier I-9 invullen om te verifiëren dat hij of zij wettelijk in aanmerking komt om in de VS te werken. U hoeft het formulier niet in te dienen, maar u moet het wel bewaren (een digitale kopie werkt prima) gedurende het gehele dienstverband van de werknemer, en minimaal 3 jaar vanaf de datum van indiensttreding of 1 jaar vanaf de termijn datum, welke langer is.

Optioneel kunt u ervoor kiezen om de werkstatus van de werknemer online te verifiëren met e-Verify.

Formulier W-4 :Uw werknemer moet ook formulier W-4 invullen om zijn belastinginhouding te bepalen (Opmerking:u kunt dit niet namens hen doen). De W-4 hoeft nergens te worden ingediend, maar elk bedrijf is wettelijk verplicht om de W-4 van elke werknemer minimaal vier jaar te bewaren.

Alleen moderne payroll providers zoals Gusto beheren uw bronbelasting namens u en uw werknemer.

Rapportage voor nieuwe medewerkers voor staten :Elke staat heeft een afdeling om uw nieuwe aanwervingen te melden. Meestal geeft u de naam, het adres en het burgerservicenummer van de werknemer op. Afhankelijk van de staat heb je tussen enkele dagen en 90 dagen de tijd om deze informatie bij de staat in te dienen. Raadpleeg uw lokale belasting-, arbeids- en personeelswebsite voor meer informatie. In Californië moet een werknemer bijvoorbeeld een DE-34 indienen. Gelukkig zou uw salarisadministratie automatisch namens u documenten zoals de DE-34 moeten kunnen archiveren.

U bent bezig met het runnen van uw bedrijf, maar een fiscale boete kan uw bedrijf behoorlijk op een zijspoor zetten. Om hulp te krijgen, raden we aan om samen te werken met een full-service online payroll provider.