Wie houdt uw bedrijfsnummers bij? Het is gemakkelijk om gewoon te zeggen:"Ik ben een vakman en ik ken mijn vak en dat is alles wat ik moet weten. Ik zal gewoon iemand inhuren om voor de cijfers te zorgen.” De waarheid is dat als u verantwoordelijk bent voor het nemen van beslissingen over uw bedrijf, u de basisprincipes van boekhouding moet begrijpen en wat elk van de financiële rapportageoverzichten die u als eigenaar van een klein bedrijf ontvangt, betekent. Met andere woorden, zelfs als u iemand anders de boeken voor u laat bewaren, moet u de betekenis achter de wiskunde begrijpen.

Hier zijn een paar redenen waarom je nauwkeurige boeken moet bijhouden; en u zult zien dat belastingaangifte onderaan de lijst staat.

Door nauwkeurige boeken bij te houden, kunt u:

• Prijs uw producten nauwkeurig.
• Weet of u geld verdient of verliest, in het algemeen en bij specifieke banen.
• Ken uw cashflow, zowel op korte als op lange termijn, en werk samen met bankiers en investeerders.
• Laat de belastingdienst weten hoe het met je gaat.

Het belangrijkste in de boekhouding is om u niet te laten intimideren door de voorwaarden en opmaak van de financiële informatie. Het enige dat u hoeft te onthouden, is dat u drie financiële basisoverzichten nodig heeft om uw geld bij te houden:

1. De balans toont uw bedrijf op een bepaald moment en schetst de activa die u heeft en wie ze bezit. Informatie over geldmiddelen en inkomsten die in de balans zijn opgenomen, is ontleend aan de andere twee overzichten.
2. Een resultatenrekening toont uw inkomsten over een bepaalde periode.
3. Het kasstroomoverzicht toont geld dat binnenkomt en uitgaat en wat het nettoresultaat is over een bepaalde periode.

Laten we hier eens naar kijken, opgesplitst in eenvoudige bewoordingen.

1. De balans

Zoals hierboven vermeld, schetst uw balans uw bedrijfsmiddelen, zowel lopend als vast. Vlottende activa zijn contanten of andere activa die binnen een jaar in contanten kunnen worden omgezet (dingen zoals debiteuren, voorraad, vooruitbetaalde kosten, enz.). Vaste activa zijn eigendommen en apparatuur die eigendom zijn van uw bedrijf - dingen die u niet van plan bent te verkopen (meubels, productieapparatuur, onroerend goed, enz.). Onthoud bij het creëren van uw balans dat de linkerkant altijd gelijk is aan de rechterkant. Als ze niet gelijk zijn, heb je een fout gemaakt. Zo simpel is het. Dit wordt de 'boekhoudvergelijking' genoemd. Het is wat uw balans altijd aan beide kanten gelijk maakt. De vergelijking is deze:Activa =Passiva + Eigen Vermogen Hier is een voorbeeldbalans:

Eigen vermogen dekt het aandeel van het bedrijf dat u of andere partners bezitten.

2. De resultatenrekening

Het tweede stuk essentiële boekhoudinformatie dat u nodig hebt, is een resultatenrekening (of winst- en verliesrekening), die wordt gebruikt om verkopen en uitgaven bij te houden. Het verschil tussen deze twee is uw nettowinst. De formule om dit te berekenen is:het inkomen minus de kostprijs van de omzet is gelijk aan de brutomarge en de brutomarge minus de vaste bedrijfskosten is gelijk aan de nettowinst. Houd er rekening mee dat grotere activa kunnen worden afgeschreven, zodat die grotere uitgaven uw winstgevendheid niet scheeftrekken. Het is belangrijk om te onthouden dat uw resultatenrekening verkoop- en onkostenactiviteiten over een periode . weergeeft tijd in tegenstelling tot uw balans die uw financiële toestand op een punt . laat zien op tijd.

3. Het kasstroomoverzicht

Een kasstroomoverzicht is het financiële document dat de werkelijk ontvangen inkomsten en werkelijk betaalde uitgaven weergeeft. Dit overzicht (meestal aangepast voor een klein bedrijf) toont over het algemeen beginnende kassaldi, kasinstromen, uitgaande kasstromen en eindkassaldi. In zijn eenvoudigste vorm wordt een kasstroomoverzicht gepresenteerd in het volgende formaat:

• Begin kassaldo
• Plus instroom van geld
• Minus uitgaande kasstroom
• Is gelijk aan eindsaldo.

Voorbeeld kasstroomoverzicht voor een nieuw bedrijf (begin kassaldo is $ 0): Er zijn veel gratis bronnen beschikbaar om u te helpen uw financiële overzichten op te stellen en de basisprincipes van bedrijfsboekhouding te begrijpen. Voor een diepere duik in dit onderwerp biedt SBA een gratis online cursus aan:Inleiding tot boekhouding via het Small Business Learning Center. De cursus bevat ook sjablonen voor geautomatiseerde financiële overzichten. U kunt uw financiële overzichten en eventuele boekhoudkundige vragen ook bespreken met een bedrijfsmentor (zoals die beschikbaar zijn via SCORE) of hulp krijgen van uw plaatselijke Small Business Development Center.