Kwaliteitscontroleprocessen opzetten

Als u aan kwaliteitscontrole denkt, denkt u waarschijnlijk aan productiebedrijven die producten inspecteren op gebreken. In werkelijkheid kunnen kwaliteitscontroleprocessen worden gebruikt in alle soorten bedrijven, of ze nu product- of servicegericht zijn, B2B of B2C.

Kwaliteitscontrole is een belangrijk onderdeel van een goed lopend bedrijf. Een kwaliteitscontroleprogramma helpt ervoor te zorgen dat uw kleine bedrijf een consistent product, service en klantervaring levert. Door kwaliteitscontroleprocessen te ontwikkelen, kan uw bedrijf zonder u opereren, waardoor het gemakkelijker wordt om uit te breiden naar nieuwe locaties, taken te delegeren en zelfs uw bedrijf te verkopen als de tijd daar is.

Bedrijfsgroei vereist zorgvuldige aandacht voor zowel dollars als mensen, en kwaliteitscontrole helpt ervoor te zorgen dat u beide controleert. Als uw producten of diensten van slechte kwaliteit zijn, besteedt u veel tijd en geld om ze opnieuw te maken en uw winstmarges te verkleinen. Als klanten niet tevreden zijn met de kwaliteit van uw producten en diensten, zullen ze geen zaken meer met u doen. Naarmate het nieuws zich verspreidt, krijgt u een reputatie van slechte kwaliteit, waardoor het moeilijker wordt om klanten en werknemers aan te trekken en te behouden.

Hier zijn 6 stappen om een ​​kwaliteitscontroleproces te ontwikkelen:

1. Stel uw kwaliteitsnormen in.

In sommige bedrijfstakken moet u mogelijk voldoen aan kwaliteitsnormen die zijn vastgesteld door een externe instantie, zoals een branchevereniging, de plaatselijke gezondheids- en veiligheidsinspecteur of een regelgevende instantie van de overheid. In andere zijn er geen officiële kwaliteitsnormen, dus u moet uw eigen normen instellen.

Elke afdeling van uw bedrijf heeft verschillende normen voor kwaliteitscontrole. Ze moeten echter allemaal objectief meetbaar zijn. Als u bijvoorbeeld normen voor kwaliteitscontrole voor uw klantenserviceteam ontwikkelt, is 'vriendelijk klinken aan de telefoon' geen meetbare norm. Meetbare normen kunnen zijn:

  • Alle oproepen van klanten beantwoorden bij de tweede bel
  • Binnen vier uur reageren op alle e-mails van de klantenservice
  • Klantenserviceproblemen binnen vijf minuten of minder oplossen

2. Bepaal op welke kwaliteitsnormen u zich moet concentreren.

Natuurlijk wilt u kwaliteit waarborgen in alle aspecten van uw bedrijfsvoering. Begin echter met te focussen op de belangrijkste maatregelen:de maatregelen die het grootste effect hebben op uw winst en uw klantervaring. Hierdoor kunt u snel resultaten behalen en worden u en uw team ook niet overweldigd.

Als u bijvoorbeeld een restaurant heeft, is het schoonhouden van de toiletten zeker iets om te controleren in uw kwaliteitscontroleprogramma, maar niet het belangrijkste. Bestellingen snel en nauwkeurig naar klanten sturen is een belangrijkere norm omdat dit een directer effect heeft op de kwaliteit van de ervaring en de klanttevredenheid.

3. Creëer operationele processen om kwaliteit te leveren.

W. Edwards Deming, de grondlegger van de moderne kwaliteitscontrole, geloofde dat goed ontworpen processen leiden tot hoogwaardige producten en diensten. Als je goede processen creëert, continu de resultaten van de processen meet en werkt om het proces consequent te verbeteren, wordt je product of dienst steeds beter.

Begin met uw kritieke activiteiten en maak stapsgewijze processen met benchmarks. Op de boekhoudafdeling van een B2B-bedrijf kunnen operationele processen bijvoorbeeld vereisen dat facturen binnen 24 uur nadat een taak is voltooid of een product is geleverd, worden voorbereid en bezorgd. In een restaurant kunnen voor operationele processen servers nodig zijn om het eten binnen twee minuten na de bereiding op te halen voor bezorging aan de tafel van de klant.

4. Bekijk uw resultaten.

Met de meeste bedrijfssoftware, van financiële en boekhoudapps tot klantrelatiebeheer of klantenservicetools, kunt u de informatie die u verzamelt aanpassen en dashboards gebruiken om deze in één oogopslag te bekijken. Controleer uw gegevens regelmatig om te zien hoe goed uw bedrijf voldoet aan de kwaliteitsnormen.

5. Feedback krijgen.

Gebruik meetbare feedback van externe bronnen, zoals klantonderzoeken, online beoordelingen en recensies en net promoter scores (NPS), om een ​​vollediger beeld te krijgen van de product- en servicekwaliteit. Krijg ook regelmatig feedback van medewerkers. Hoe goed werken de bedrijfsprocessen om kwaliteit te leveren? Hoe kunnen ze worden verbeterd?

6. Breng verbeteringen aan.

Als u eenmaal aan uw kwaliteitscontrolenormen voldoet, houdt u daar niet meer op. Als u bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf voor woningen bezit en u de tijd die uw dienstmeisjes nodig hebben om een ​​huis schoon te maken met 25 procent kunt verkorten, kunt u 25 procent meer zaken afhandelen zonder extra werknemers in dienst te nemen. Dat zal uw bedrijfsresultaten echt een boost geven.

Hoe goed uw processen ook lopen, kwaliteitscontrole laat zien dat er altijd ruimte is voor verbetering, en het aanbrengen van kleine veranderingen kan grote voordelen opleveren.


Bedrijf
  1. boekhouding
  2. Bedrijfsstrategie
  3. Bedrijf
  4. Klantrelatiebeheer
  5. financiën
  6. Aandelen beheer
  7. Persoonlijke financiën
  8. investeren
  9. Bedrijfsfinanciering
  10. begroting
  11. Besparingen
  12. verzekering
  13. schuld
  14. met pensioen gaan