Dubbele boekhouding is een boekhoudmethode die de rekeningen van een bedrijf in evenwicht houdt en een getrouw financieel beeld geeft van de financiën van het bedrijf. Deze methode is gebaseerd op het gebruik van de boekhoudkundige vergelijking Activa =Passiva + Eigen vermogen.
Tegoeden op de ene rekening moeten gelijk zijn aan de afschrijvingen op een andere om de vergelijking in stand te houden evenwicht. Accountants gebruiken debet- en creditboekingen om transacties op elke rekening vast te leggen, en elk van de rekeningen in deze vergelijking wordt weergegeven op de balans van een bedrijf.
Dubbele boekhouding is al honderden, zo niet duizenden in gebruik , van jaren; het werd voor het eerst gedocumenteerd in een boek van Luca Pacioli in Italië in 1494.
Trouw aan zijn naam is dubbele boekhouding een standaard boekhoudmethode dat houdt in dat elke transactie op ten minste twee rekeningen wordt geregistreerd, wat resulteert in een debet op een of meer rekeningen en een bijschrijving op een of meer rekeningen.
Het totale bedrag van de transacties moet in elk geval in evenwicht zijn, zodat dat alle dollars worden verantwoord. Afschrijvingen worden meestal aan de linkerkant van het grootboek genoteerd, terwijl tegoeden meestal aan de rechterkant worden genoteerd.
Overheidsbedrijven moeten de boekhoudregels en -methoden volgen die worden voorgeschreven door algemeen aanvaarde boekhouding principes (GAAP), die worden gecontroleerd door een niet-gouvernementele entiteit genaamd de Financial Accounting Standards Board (FASB).
Dubbele boekhouding is ook de meest efficiënte manier voor een bedrijf om de financiële groei te volgen, vooral naarmate de omvang van het bedrijf groeit.
Naarmate het bedrijf van een bedrijf groeit, neemt de kans op administratieve fouten toe. Hoewel dubbele boekhouding fouten niet volledig voorkomt, beperkt het het effect dat eventuele fouten hebben op de algemene rekeningen.
Omdat de rekeningen zijn ingesteld om elke transactie te controleren om er zeker van te zijn uitbalanceert, worden fouten snel naar accountants gesignaleerd, voordat de fout volgende fouten in een domino-effect veroorzaakt. Bovendien maakt de aard van de accountstructuur het gemakkelijker om boekingen te traceren om erachter te komen waar een fout is ontstaan.
Als u dubbele boekhouding gebruikt, moet u meerdere soorten rekeningen. Enkele belangrijke accounttypen zijn:
Het systeem met dubbele invoer vereist een rekeningschema, dat bestaat uit alle balans- en resultatenrekeningen waarin accountants boekingen maken. Een bepaald bedrijf kan accounts toevoegen en deze afstemmen op de behoeften van het bedrijf op het gebied van activiteiten, boekhouding en rapportage.
De meeste boekhoudsoftware voor bedrijven maakt gebruik van dubbele boekhouding; zonder die functie zou een accountant moeite hebben met het bijhouden van informatie zoals voorraad en te betalen rekeningen en het opstellen van jaarafsluitingen en belastinggegevens. De basisstructuur voor dubbele boekhouding wordt geleverd met boekhoudsoftwarepakketten voor bedrijven. Bij het instellen van de software zou een bedrijf zijn generieke rekeningschema configureren om de daadwerkelijke rekeningen weer te geven die al door het bedrijf worden gebruikt.
Boekhoudsoftware produceert daarnaast meestal verschillende soorten financiële en boekhoudkundige rapporten naar de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht. Een veelgebruikt rapport, de 'proefbalans' genoemd, vermeldt alle rekeningen in het grootboek die enige activiteit hebben.
Het proefsaldo labelt alle rekeningen met een normaal debetsaldo en die met een normaal tegoed. Het totaal van het proefsaldo moet altijd nul zijn en de totale afschrijvingen moeten exact gelijk zijn aan de totale tegoeden.
Als voorbeeld van dubbel boekhouden, als u verkoopopbrengst van $ 500 registreert, moet u twee boekingen maken:een debetboeking van $ 500 om de balansrekening met de naam "Cash" te verhogen en een creditboeking van $ 500 om de resultatenrekening met de naam "Omzet" te verhogen.
Een ander voorbeeld is de aankoop van een nieuwe computer voor $1.000. U moet een afschrijving van $ 1.000 invoeren om uw "Technologie" -kostenrekening te verhogen en een tegoed van $ 1.000 om uw "Cash"-balansrekening te verlagen.
Het tegenovergestelde geldt ook:als uw bedrijf geld leent van een bank , neemt uw vermogen toe, maar ook uw verplichtingen nemen met hetzelfde bedrag toe. De dubbele boekhouding controleert op juistheid, omdat na het voltooien van uw boekingen de som van de rekeningen met debetsaldi gelijk moet zijn aan de som van de creditsaldirekeningen, zodat u zeker weet dat u beide delen van de transactie hebt vastgelegd.
Kredieten voegen geld toe aan rekeningen, terwijl afschrijvingen geld van rekeningen opnemen. Als je wordt betaald, is dat een tegoed. Als je iemand anders betaalt, is dat een afschrijving.
De 15e-eeuwse franciscaan Luca Pacioli wordt vaak gezien als de eerst om te schrijven over moderne boekhoudmethoden zoals dubbele boekhouding. Hij heeft echter geen dubbele boekhouding uitgevonden. Hij was gewoon de eerste die de boekhoudmethoden beschreef die al gebruikelijk waren bij kooplieden in Venetië.