Als ondernemer zijn er veel zaken waar u op moet letten bij het runnen van uw bedrijf. Payroll, aanwerving, boekhouding … de lijst gaat maar door. En die lijst omvat het bewaken van al uw bedrijfsgegevens. Dus, wat zijn de belangrijkste bedrijfsgegevens om bij te houden?
De IRS vereist dat u een aantal gegevens voor een bepaalde tijd bijhoudt (bijvoorbeeld belastinggegevens). Maar wat zijn de soorten administratie die u in de gaten moet houden, zelfs als u niet verplicht bent om ze te houden? Er zijn zes bedrijfsgegevens om te controleren:
U documenteert alle transacties van uw bedrijf in uw boekhouding. De noodzakelijke boekhoudkundige gegevens voor bedrijven bevatten alle informatie over uw inkomsten, eigen vermogen en uitgaven. Vanuit uw financiële boekhouding kunt u de gegevens samenvoegen tot financiële overzichten en de ratio's van kleine bedrijven berekenen.
U moet uw boekhouding bijhouden om:
Controleer uw financiële gegevens met regelmatige tussenpozen (bijvoorbeeld maandelijks of driemaandelijks). En controleer of u alle uitgaven en inkomstenbronnen bijhoudt. Zonder alle boekhoudgegevens zijn uw administratie onvolledig en geven ze onnauwkeurige informatie. Bewaar alle bonnen en kopieën van facturen om een back-up van uw administratie te maken.
De federale overheid vereist dat u financiële documenten bewaart die uw inkomsten en uitgaven aantonen. Gebruik uw boekhouding om uw aangiften inkomstenbelasting in te dienen.
Bewaar uw belastingaangifte nadat u uw belastingaangifte hebt ingediend. Waarom? Omdat de IRS vereist dat u deze gegevens voor een bepaalde tijd bewaart. Als u geen aangifte doet, moet u de belastingaangifte voor onbepaalde tijd bewaren. Neem contact op met uw accountant, staat of de IRS om te bevestigen hoe lang u individuele gegevens moet bewaren.
| Op zoek naar een eenvoudige oplossing voor het maken en opslaan van uw boekhouding? Patriot is online boekhoudsoftware Met kunt u uw financiële gegevens altijd en overal opslaan en openen. Probeer het 30 dagen gratis! |
Op uw bankafschriften staan al uw rekeningen bij de bank vermeld. De rekeningen kunnen uw controle-, spaar-, investerings- en creditcardgegevens bevatten. En u kunt uw bankrekeningen afstemmen op de boekhouding die u moet bijhouden.
Vergelijk uw bankafschriften met uw financiële gegevens en controleer ze op mogelijke fouten. Als uw bankafschriften niet overeenkomen met uw boekhouding, staat er mogelijk een fout in uw boeken.
Met bankafschriften kunt u ook de voortgang van uw bedrijf volgen. En u gebruikt uw bankafschriften om uw belastingen in te dienen.
Heeft u een zakelijke lening? Als dat zo is, is het volgen van uw lening cruciaal. U wilt dingen volgen zoals:
Bewaar alle documenten voor de lening ergens waar u ze gemakkelijk kunt raadplegen. Als u besluit de lening eerder af te lossen of een verlenging nodig heeft, geeft u de documentatie aan de leningverstrekker.
Volg de terugbetalingen van zakelijke leningen in uw boeken. Debiteer de leningsrekening om de aansprakelijkheid in uw boeken te verminderen en crediteer de geldrekening voor de betalingen.
Het doel van het volgen van uw zakelijke lening is om ervoor te zorgen dat u geen betalingen misloopt en om risico's te beheersen. En u kunt uw kansen op het ontvangen van leningen in de toekomst vergroten door middel van verantwoorde aflossingsplannen voor leningen. Door geen betalingen te missen en de volledige lening af te betalen, zoals beschreven in de leningsovereenkomst, kunt u uw zakelijke kredietscore verhogen. En een hogere zakelijke kredietscore vertelt kredietverstrekkers dat u een verantwoordelijke kredietnemer bent met een lager risico.
Welke juridische documenten uw bedrijf heeft, hangt af van uw bedrijfsstructuur. Zo moeten vennootschappen met rechtspersoonlijkheid (bijv. C Corporation) hun statuten behouden. Andere juridische documenten zijn onder meer partnerschapsovereenkomsten voor partnerschappen of een DBA (ook bekend als zakendoen als) voor eenmanszaken.
U moet alle juridische documenten bijhouden waaruit blijkt dat u eigenaar bent van uw bedrijf. Bewaar deze documenten op een veilige plek voor het geval u een eigendomsbewijs moet overleggen.
Onthoud dat het bijhouden van uw juridische documenten anders is dan het bijhouden van financiële gegevens. U moet weten waar u uw documenten opslaat, zodat u ze gemakkelijk kunt ophalen wanneer u ze nodig hebt.
Staats- en lokale overheden kunnen van u eisen dat u verschillende vergunningen of licenties verkrijgt om uw bedrijf te runnen. En afhankelijk van de branche van uw bedrijf, moet u mogelijk branchespecifieke vergunningen of licenties aanvragen en ontvangen.
Bedrijven die eten of drinken verkopen, hebben bijvoorbeeld mogelijk een gezondheidsvergunning nodig om die artikelen te verkopen. En als u besluit alcohol te verkopen in uw bedrijf, moet u een drankvergunning aanvragen.
Houd uw vergunningen en licenties bij, want u moet ze mogelijk periodiek vernieuwen. En houd eventuele veranderende wetten in de gaten voor de vergunningen of licenties die uw bedrijf heeft. Als een wet verandert waar je moet posten of hoe vaak je een vergunning of licentie moet vernieuwen, volg dan onmiddellijk om boetes of boetes te voorkomen.
Er zijn verschillende soorten verzekeringen die u mogelijk moet afsluiten bij het runnen van een bedrijf. Voorbeelden van de soorten verzekeringen die u kunt aanschaffen zijn:
Maar om gebruik te kunnen maken van uw verzekering, moet u een verzekeringsbewijs overleggen. Houd bij waar uw verzekeringen zijn. Op die manier kunt u uw verzekeringspolisnummer en andere identificerende informatie bij de hand hebben als u een claim moet indienen.
Verzekeringspolissen kunnen uw bedrijf helpen beschermen in het geval van:
Overweeg om kopieën van uw verzekeringspolissen op een plaats te bewaren waar ze niet kunnen worden beschadigd. U kunt records bijvoorbeeld digitaal opslaan in de cloud of fysiek in een brandveilige lockbox. Vraag ook aan uw verzekeringsmaatschappij of zij een digitale rekening voor u aanbieden om uw verzekering online te downloaden of te bekijken in plaats van papieren documenten.
Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 8 april 2016.
Waarom eigenaren van kleine bedrijven hun kilometers moeten bijhouden
SCORE helpt deze ondernemer een kampioen te worden
5 fouten die elke ondernemer moet maken
De basisprincipes van jezelf betalen als ondernemer
4 tips voor zakelijk succes van ondernemer Elon Musk
Welke zakelijke kosten moet u bijhouden?
Bijhouden van kleine bedrijven voor seizoensbedrijven