Als u een kleine ondernemer bent, weet u dat het nieuwe jaar het perfecte moment is om de activiteiten en plannen van uw bedrijf voor de toekomst te evalueren. Tijdens dit beoordelingsproces is het belangrijk om aandacht te besteden aan uw HR-procedures en ervoor te zorgen dat ze in overeenstemming zijn met best practices en de nieuwste arbeidswetten.
Op de hoogte blijven van complexe en voortdurend veranderende regelgeving is een uitdaging, maar een HR-zelfaudit kan u helpen kostbare rechtszaken of boetes wegens niet-naleving of wangedrag te voorkomen.
Zijn uw arbeidsrechtposters up-to-date? Elk jaar vinden er ongeveer 75 verplichte wijzigingen van de staatsposters plaats, en veel van deze updates vinden plaats van oktober tot het nieuwe jaar.
Het federale minimumloon is sinds 2009 hetzelfde gebleven, dus lokale en deelstaatregeringen werken hun minimumlonen regelmatig bij om gelijke tred te houden met de kosten van levensonderhoud in hun gebied. Meer dan een dozijn staten, naast verschillende steden, zullen op 1 januari 2018 nieuwe minimumlonen invoeren. Deze staten omvatten Alaska, Florida, Californië, Maine, Arizona, Montana, New Jersey, Rhode Island en Ohio. In de afgelopen twee jaar hebben 44 van de 50 staten ten minste één verplichte posterwisseling gehad.
Zoals u weet, zullen overheidsinstanties u niet op de hoogte stellen wanneer er wijzigingen optreden, en er is geen one-stop-shop voor overheidsaffiches. U kunt PosterTracker.com bezoeken om een gratis audit van berichten te voltooien en betaalbare posteroplossingen van ComplyRight te verkennen.
Werk je samen met freelancers, consultants en andere zzp'ers? Als dat het geval is, moet u een 1099-MISC-belastingformulier indienen voor elke betaling van meer dan $ 600 in het kalenderjaar 2017. De deadline voor het verstrekken van kopieën van dit formulier aan ontvangers is 31 januari 2018.
De 1099-MISC dekt inkomensbedragen en geeft ook aan dat u geen federale, staats- of andere belastingen van het inkomen hebt afgetrokken. In tegenstelling tot werknemers met W-2's, krijgen contractanten hun volledige loon zonder automatische inhoudingen. Ze zijn dus verantwoordelijk voor het bijhouden van hun belastingen en deze rechtstreeks aan de overheid te betalen.
Tegenwoordig maken bedrijven steeds meer gebruik van onafhankelijke contractanten en verschillende overheidsinstanties hebben er veel belang bij om ervoor te zorgen dat deze werknemers correct worden geclassificeerd. Een verkeerde classificatie van werknemers kan uw bedrijf blootstellen aan aanzienlijke boetes, zoals het moeten terugbetalen van belastingen of het krijgen van hoge boetes. Zorg ervoor dat u de criteria begrijpt voor het classificeren van werknemers als onafhankelijke contractanten, naast het indienen van 1099's zoals vereist door de IRS.
Wanneer heeft u voor het laatst een training ter voorkoming van intimidatie gegeven aan uw personeel? Met beschuldigingen van seksuele intimidatie die tegenwoordig de krantenkoppen domineren, kan het belang van training tegen intimidatie niet genoeg worden benadrukt.
De Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) beveelt aan om periodiek preventietrainingen te geven om intimidatie op de werkplek te voorkomen. Werknemers moeten de verschillende vormen van intimidatie begrijpen - en het feit dat uw bedrijf dergelijk gedrag niet tolereert. Dit geldt voor alle werknemers, dus managers en supervisors moeten een aparte training krijgen over het voorkomen van en reageren op intimidatie.
De kwaliteit van uw trainingsprogramma bepaalt de effectiviteit ervan, dus zorg ervoor dat u uw medewerkers betrekt met zinvol materiaal. Het programma moet essentiële informatie bieden waarmee ze kunnen omgaan en die ze kunnen integreren in hun dagelijkse werk. Het moet ook interactief en actueel zijn om hun interesse vast te houden.
Het is slim om elke trainingssessie die u geeft te documenteren, inclusief een logboek van de aanwezigheid van werknemers. Deze bestanden moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor referentie en beslissingen met betrekking tot aanvullende training. Houd er ook rekening mee dat documentatie essentieel is om uw bedrijf te beschermen in het geval van juridische geschillen.
Een objectieve en grondige evaluatie van uw HR-praktijken moet een hoge prioriteit hebben, gezien de belangrijke rol ervan in uw bedrijf. Het uitvoeren van een zelfcontrole voor het nieuwe jaar kan uw bedrijf een solide juridische basis geven en het risico op boetes en rechtszaken verkleinen. Het zal uw bedrijf ook positioneren voor meer succes in de toekomst.
Bezoek het ComplyRight Knowledge Center voor meer informatie en gratis bronnen over deze HR-compliance-onderwerpen en nog veel meer.