Zevenenvijftig miljoen Amerikaanse werknemers zijn freelancers, wat een verschuiving naar zelfstandig ondernemerschap betekent. Maar de vrijheid van freelancen komt met één grote disclaimer:je bent verantwoordelijk voor alles, inclusief je boekhouding. Boekhouden voor freelancers lijkt misschien overweldigend, maar het is te doen met de juiste kennis en tools.

Georganiseerde en nauwkeurige gegevens kunnen u helpen IRS-boetes en -audits te voorkomen. Dus, wat zijn uw freelance boekhoudtaken?

Wat is freelance boekhouden?

Als zelfstandige moet u transactiegegevens vastleggen, klanten of klanten factureren, belasting betalen en belastingaangiften voor kleine bedrijven indienen. Boekhouding maakt deze taken mogelijk.

Boekhouding is het proces van het bijhouden van uw financiën en het bijhouden van uw financiën. Als freelancer ben je verantwoordelijk voor het opnemen van:

• Aankopen
• Verkoop
• Debiteuren
• Te betalen rekeningen

U kunt boekhoudgegevens gebruiken om financiële overzichten te genereren, zakelijke beslissingen te nemen, uw belastingschuld te berekenen en aangiften in te dienen.

Waarom boekhouden voor freelancers belangrijk is

Zelfs als u een accountant gebruikt om uw belastingen in te dienen, is de boekhouding van cruciaal belang. Hier zijn drie redenen waarom freelance boekhouden een prioriteit zou moeten zijn.

1. Het bespaart u geld

Boekhouding zorgt ervoor dat uw administratie netjes en georganiseerd is. Dit maakt het gemakkelijk om ofwel uw eigen belastingaangiften af ​​te handelen of ze door te geven aan uw accountant tijdens het belastingseizoen.

Tijd is geld. Wanneer u records heeft georganiseerd, hoeft u geen kostbare tijd te verspillen aan het doorzoeken van verwarde records. En als u een accountant gebruikt, kunt u uw uurrekening verkleinen door alles van tevoren te regelen.

2. U zult niet klauteren in het geval van een audit

Audits zijn voor velen angstaanjagend. Wat nog zenuwslopender is, is onvoorbereid zijn wanneer een audit toeslaat.

Audits zijn niet per se slecht. Als je records hebt georganiseerd, verloopt het proces veel soepeler.

Wanneer u regelmatig transacties registreert, beschikt u over de documentatie om belastingaftrek of -kredieten, gerapporteerde inkomsten en meer te ondersteunen.

3. U kunt weloverwogen beslissingen nemen

Zelfstandigheid is niet voor iedereen gratis. De keuzes die u maakt, hebben direct invloed op uw inkomen. Als u uw uitgaven en inkomsten niet kent, kunt u een negatieve cashflow krijgen.

Boekhouden kan verwarring voorkomen over hoeveel u heeft. Met boekhouding weet u hoeveel geld u heeft, verschuldigd bent en verschuldigd bent. Op die manier kunt u weloverwogen aankoopbeslissingen nemen en onkosten terugbellen.

Boekhoudtips voor freelancers

Lees de onderstaande tips voor een effectieve boekhouding.

Beslis over een boekhoudmethode

Een boekhoudmethode bepaalt hoe en wanneer u transacties vastlegt. Er zijn drie soorten boekhoudmethoden waaruit kleine bedrijven kunnen kiezen:

• Kasboekhouding
• Accrual accounting
• Aangepaste kasbasis of hybride boekhouding

Als freelancer kun je over het algemeen voor elk van deze boekhoudmethoden kiezen. Bedrijven moeten echter de boekhoudmethode op transactiebasis gebruiken als ze meer dan $ 5 miljoen aan jaarlijkse bruto-omzet of $ 1 miljoen aan bruto-ontvangsten voor voorraadverkopen verdienen.

De boekhoudmethode op kasbasis is de eenvoudigste optie. U registreert transacties wanneer geld daadwerkelijk van eigenaar verandert.

Bij transactieboekhouding legt u transacties vast wanneer ze plaatsvinden, ook als u niet direct betaalt of geld ontvangt.

Hybride boekhouding is een combinatie van de methodes op kasbasis en op transactiebasis. U gebruikt overlopende rekeningen, maar u hoeft alleen transacties vast te leggen wanneer contant geld fysiek van eigenaar wisselt. Gewijzigde kasbasis is gemakkelijker te gebruiken dan toerekening, maar ingewikkelder dan boekhouding op kasbasis.

Kies een archiveringssysteem

Vervolgens moet u beslissen welk systeem u gaat gebruiken om transacties vast te leggen. Over het algemeen zijn er drie waaruit u kunt kiezen:

• Handmatige registratie van transacties (d.w.z. een spreadsheet)
• Een boekhouder inhuren
• Software gebruiken

Handmatig registreren van transacties is de minst dure maar ook tijdrovende methode. Het inhuren van een boekhouder is de duurste maar minst tijdrovende methode. Basis boekhoudsoftware is een gulden middenweg die de boekhouding voor freelancers stroomlijnt.

Welk systeem u ook gebruikt, zorg ervoor dat u het geld dat u verschuldigd bent bijhoudt. Anders zou u de betalingen voor uw harde werk kunnen vergeten.

Uw rekeningschema maken en bijwerken

Een rekeningschema (COA) maakt het eenvoudig om uw financiële rekeningen te inventariseren. COA's doen precies wat hun naam aangeeft:ze geven een overzicht van al uw accounts.

Gebruik deze boekhoudtool om inkomend en uitgaand geld te beheren. U kunt ook een COA gebruiken om u te helpen bij het budgetteren.

Sommige rekeningen in een COA omvatten rekeningen voor cheques, debiteuren, inventaris en crediteuren.

Bewaar gegevens ten minste drie jaar

Volgens de IRS moet u inkomsten- en uitgavenondersteunende documenten over het algemeen minimaal drie jaar bewaren. Maar het kan zijn dat u gegevens langer moet bewaren.

De IRS zegt dat je in bepaalde situaties gegevens voor onbepaalde tijd moet bewaren.

Hier is een lijst met IRS-regels voor het bijhouden van gegevens:

• 3 jaar als de onderstaande situaties niet op u van toepassing zijn
• 3 jaar vanaf de datum waarop u uw aangifte heeft ingediend of 2 jaar vanaf het moment waarop u de belasting heeft betaald (afhankelijk van wat later is) als u na het indienen een claim voor krediet of teruggave indient
• 7 jaar als u een claim indient voor een verlies van waardeloze zekerheden of aftrek van oninbare vorderingen
• 6 jaar als u geen inkomen meldt, en dat inkomen is meer dan 25% van uw bruto-inkomen
• Voor onbepaalde tijd als u geen frauduleuze belastingaangifte indient of indient

Laat uw harde werk bij het vastleggen van transacties niet tevergeefs zijn. Bewaar gegevens op een veilige locatie, zoals in een beveiligde cloud-boekhoudsoftware of een afgesloten archiefkast.

Vereenvoudig uw boekhoudtaken met software. Gebruik Patriot-software om uw boeken te beheren, rapporten te genereren en meer. Test vandaag nog de wateren met uw zelfgeleide demo!