Heb je wel eens van Marie Kondo gehoord? De Japanse opruimexpert en auteur van de bestseller The Life-Changing Magic of Tidying Up geniet momenteel een hernieuwde populariteit in de VS. Haar populaire Netflix-show Tidying Up With Marie Kondo toont de opruimexpert die mensen helpt de rommel uit hun huis en hun hersenen op te ruimen.

Maar Kondo's benadering van opruimen, de KonMari-methode genaamd, kan ook voor uw bedrijf werken.

In plaats van te organiseren wat je al hebt, richt Kondo's methode zich op het wegwerken van wat je niet leuk vindt en niet nodig hebt, zodat je alleen wordt omringd door dingen die je leuk vindt en gebruikt. Op het eerste gezicht gaat het erom je huis op orde te krijgen, maar mensen die het hebben geprobeerd zeggen dat het ook helpt om stress te verminderen, de focus te vergroten en ze meer tijd te geven om zich te concentreren op wat er echt toe doet.

Stappen naar KonMari voor uw bedrijf

Op haar website deelt Kondo de zes basisprincipes van de KonMari-methode. U kunt ze als volgt toepassen op uw bedrijf.

1. Wees toegewijd.

Om KonMari te laten werken, moet u zich volledig inzetten om dit te doen. Idealiter voltooi je het hele proces in een weekend of een reeks dagen. Voor bedrijven is dat misschien niet realistisch, maar je moet je er nog steeds toe verbinden om af te maken wat je begint en elke categorie volledig door te werken voordat je stopt. Anders verlies je momentum. Reserveer bijvoorbeeld het weekend om je te concentreren op bestanden en documenten, zodat je alles in één klap kunt doen. Als je je hele bedrijf erbij betrekt, beschouw het dan als een externe vergadering en maak tijd vrij.

2. Stel je je ideale leven voor voordat je begint.

Voordat u begint met opruimen, moet u even de tijd nemen om na te denken over hoe u wilt dat uw bedrijf en leven eruitzien als u klaar bent. Wat wil je bereiken met opruimen? Wilt u dat uw bedrijf efficiënter, succesvoller, leuker en aantrekkelijker wordt voor medewerkers? De methode van Kondo hecht veel belang aan mindful, introspectief en toekomstgericht zijn. Als je nadenkt over waarom je aan dit project begint voordat je begint, kun je je beter concentreren wanneer je begint met opruimen.

3.Opgeruimd op categorie, niet op locatie.

Als u denkt aan het opruimen van uw kantoor, kunt u beginnen met het rechtzetten van uw bureau of het opruimen van een dossierlade. In plaats daarvan wil Marie Kondo dat je elke categorie opruimt alles in een keer. In huis betekent dit dat je al je kleding (uit de kast, de dressoirs, de gangkast, de opbergruimte onder het bed) eruit haalt en in één keer doorneemt. Voor uw bedrijf kan het betekenen dat u eerst al uw apparatuur doorneemt, daarna al uw papieren documenten, enz.  

4. Gooi weg voordat u opnieuw organiseert.

Nadat je je archiefkasten of je computer hebt opgeruimd, kun je meteen inspiratie opdoen om een ​​nieuw organisatiesysteem op te zetten. niet doen! Wacht tot je hele opruimproces is voltooid om te ordenen wat er nog over is.

5. Doe eerst de gemakkelijkste dingen.

Begin met opruimen met een categorie die u gemakkelijk kunt loslaten. Voor het opruimen van het huis raadt Kondo aan om eerst kleding te doen en sentimentele items als laatste, omdat deze het moeilijkst zijn om los te laten. Zoek uit wat voor u het gemakkelijkst is om mee te beginnen (zoals papieren documenten) voordat u doorgaat naar moeilijkere gebieden zoals bedrijfsprocessen. Dit helpt je om aan de methode te wennen en te voorkomen dat je op een zijspoor raakt, zodat je je momentum behoudt.

6. Behoud wat vreugde opwekt.

De KonMari-opruimingsmethode houdt in dat je elk item in je handen houdt en jezelf afvraagt:"Brengt dit vreugde?" Denk er niet te veel over na:volg je eerste instinct. Natuurlijk zal niet alles in je kantoor vreugde opwekken (ik kijk naar je, pak printerpapier). Vraag jezelf voor dergelijke items af of het nodig is om je te helpen een taak te volbrengen. Bewaar niet meer dan je nodig hebt:als je een hele lade vol met (noodzakelijke) dossiermappen hebt, bewaar degene die vreugde opwekken, zoals de kleurrijke, frisse, en gooi die weg die geen vreugde opwekken, zoals de oude, haveloze Manilla's.

Je zult ook dingen vinden die om de een of andere reden negatieve gevoelens oproepen. In dit geval is het belangrijk om jezelf af te vragen wat er werkelijk aan de hand is. Misschien herinnert het item u aan een taak die u niet graag doet in uw bedrijf, een klant die u gek maakt, of een zorg die u niet onder ogen wilt zien. Of misschien vindt u een noodzakelijk item (zoals een bepaalde software-app) geen vreugde. Misschien komt dat omdat het moeilijk te gebruiken is of niet echt doet wat je wilde. Doe het weg en zoek een vervanging die prettiger in het gebruik zal zijn.

Buiten kantoororganisatie

U kunt deze methode gebruiken voor een oppervlakkige opruiming, zoals het opschonen van uw e-mails, uw bestandsmappen en uw bonnen. Maar je kunt er ook veel meer uit halen als je het op een dieper niveau gebruikt. Stel jezelf deze vragen:

Wat zorgt voor vreugde in uw bedrijf? Klanten waarderen authenticiteit, en als je gepassioneerd bent over iets in je bedrijf, zullen ze dat weten. Als er een bepaald product, dienst of focus in je bedrijf is die je het meeste plezier geeft, zou je daar misschien meer energie in moeten steken.

Zoek naar dingen die vreugde opwekken en u in staat stellen waarde toe te voegen die niemand anders kan brengen. U kunt bijvoorbeeld genieten van het alfabetiseren van bestanden, maar dat is waarschijnlijk niet het beste gebruik van uw tijd. Mogelijk moet u deze taak loslaten en aan iemand anders delegeren.

Hoe zit het met taken die geen vreugde opwekken? Dit is uw kans om ze te delegeren aan werknemers of ze uit te besteden aan onafhankelijke contractanten.

Wat als er een heel element van uw bedrijf is dat geen vreugde oproept? Naarmate een klein bedrijf groeit, kan het soms een vorm aannemen die u niet had bedoeld. Misschien heb je een nieuw product, dienst, locatie of divisie toegevoegd omdat het goed leek om te doen, maar je hart ligt er echt niet bij. Als je ontdekt dat iets op dit niveau geen vreugde oproept, is het tijd om serieuze gesprekken te voeren en op zoek te gaan naar je ziel.

Even belangrijk is het focussen op uw klanten en wat hen blij maakt. Voer een aantal klantonderzoeken uit om te zien wat uw klanten wel en niet leuk vinden aan uw bedrijf. U kunt ook zien welke producten of diensten het beste verkopen, aan welke onderdelen van uw website klanten de meeste tijd besteden en met welke berichten mensen op sociale media reageren. Als u zich concentreert op wat uw klanten leuk vinden en hen daar meer van geeft, worden uw klanten gelukkiger en wordt uw bedrijf succesvoller.

Bedankt

Voordat je een item weggooit, zegt Marie Kondo, moet je het bedanken voor de service aan jou. (Ja, zelfs als je een oude nietmachine wegdoet.) Het proces helpt je om 'los te laten', zegt ze. Maar als je je bedrijf opruimt, denk ik dat je ook moet bedanken voor de dingen die je bewaart. Neem de tijd om uw waardering te voelen voor alle elementen die uw bedrijf helpen floreren, van uw medewerkers tot uw leveranciers en uw klanten. Ooit was uw bedrijf slechts een droom - en nu is het realiteit. Dat is het vieren waard.