Als u ooit een fout hebt gemaakt in de financiële overzichten van uw kleine bedrijf, weet u hoe tijdrovend en duur fouten in de boekhouding kunnen zijn. U moet uw kleine bedrijfsboeken beschermen tegen veelvoorkomende boekhoudfouten.

Verschillende soorten boekhoudfouten

Fouten in de boekhouding overkomen iedereen. Maar je moet proberen ze waar mogelijk te vermijden. Er zijn verschillende dingen die u kunt doen om te voorkomen dat u boekhoudkundige fouten in uw boeken maakt. Let op deze vijf soorten boekhoudfouten.

#1. Fouten van weglating in de boekhouding

Of u nu klantbetalingen incasseert of voorraad koopt, u ​​handelt voortdurend transacties af. Door de in- en uitstroom van geld glippen bedrijfsactiviteiten soms door de kieren. Wanneer u transacties vergeet te noteren, zijn dit weglatingen.

Niet-geboekte algemene zakelijke uitgaven kunnen grote problemen veroorzaken, zoals het weggooien van uw boeken. Onnauwkeurige financiële gegevens zorgen voor problemen met het meten van winstgevendheid en het indienen van belastingen voor kleine bedrijven.

Het is belangrijk om elke zakelijke transactie vast te leggen, zelfs schijnbaar onbeduidende. Organiseer kleine uitgaven op de juiste rekeningen en bewaar de bonnetjes.

Kleingeld is bijvoorbeeld een klein bedrag dat u bij de hand heeft. De meeste bedrijven gebruiken het kleine kasfonds om goedkope artikelen te betalen. Als je iets koopt met kleingeld, noteer het dan in je boekhoudkundige grootboek. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot boekhoudkundige fouten.

#2. Nettowinst en cashflow gelijk behandelen

Nettowinst en cashflow hebben beide te maken met baten en lasten. Maar er is een groot verschil in hoe nettowinst en cashflow geld meten.

Nettowinst kijkt of u geld verdient na het betalen van kosten. Om de nettowinst te vinden, trekt u uw uitgaven af ​​van de verkoopdollars. De nettowinst meet een specifiek tijdsbestek en weerspiegelt de hoeveelheid geld die uw bedrijf tijdens een bepaalde periode heeft verdiend.

Cashflow meet hoe snel u geld verplaatst. Uw kasstroomoverzicht laat zien hoeveel geld uw bedrijf binnenkomt en uitgaat. Door de cashflow van uw bedrijf te projecteren, kunt u de liquiditeit van uw geld zien.

Dit is een van de meest voorkomende boekhoudfouten van kleine bedrijven. Waarom is het verschil tussen nettowinst en cashflow zo belangrijk?

Stel dat u een verkoop van $ 500 doet. Je factureert de klant, maar je krijgt niet meteen betaald. Uw boeken weerspiegelen de verdiende nettowinst. Maar er is weinig geld beschikbaar omdat je het geld niet meteen bij de hand hebt (als gevolg van cashflow).

#3. Uw boeken niet afstemmen

Stem uw boeken regelmatig af op uw bankrekening om te controleren op juistheid. Zorg ervoor dat de saldi van uw bankafschrift en boekhoudkundige gegevens overeenkomen. Door niet met elkaar in overeenstemming te komen, kunnen de meest voorkomende boekhoudfouten lange tijd onopgemerkt blijven in uw boeken, waardoor ze moeilijker te vinden zijn in het belastingseizoen.

Door rekeningen op elkaar af te stemmen, kunt u vroegtijdig een fout bij de oorspronkelijke invoer opsporen. Als u bijvoorbeeld de boeken maandelijks sluit, merkt u misschien dat u een '7' hebt ingevoerd in plaats van een '9'. U ziet dat uw bankrekeningsaldo $ 2 meer is dan het saldo in uw boeken. Dit staat bekend als een oorspronkelijke invoerfout. Op dat moment is de boekhoudfout een eenvoudige oplossing.

Stel je voor dat je je rekeningen niet hebt afgestemd. Het duurt zes maanden om de fout op te merken wanneer u belastingaangifte doet. U moet zes of meer maanden aan records doorzoeken om kleine boekhoudfouten te vinden die voorkomen hadden kunnen worden.

#4. Geen budget gebruiken

Als u net als de meeste kleine bedrijven bent, werkt u met beperkte middelen. Om overbesteding te voorkomen, heb je een strategie nodig. U kunt inkomsten en uitgaven plannen met een zakelijk budget.

Een budget helpt u uw geld op de rails te houden. Wanneer u een zakelijk budget maakt, hoeft u een deel van het giswerk bij de financiële planning weg te nemen. Gebruik boekhoudkundige gegevens uit het verleden om toekomstige inkomsten en uitgaven te voorspellen. Probeer je aan je budget te houden als je het eenmaal hebt ingevoerd.

Als u materialen voor individuele klanten koopt, begroot dan elk project dat u doet. Gebruik het budget om klanten kosten in rekening te brengen en zorg ervoor dat u een gezonde winstmarge behaalt. Praat met klanten over het budget voordat u een project start.

#5. Te veel tijd besteed aan boekhouding

Als eigenaar van een klein bedrijf heb je misschien het gevoel dat je alles moet doen. Het schip in je eentje drijvend houden is een eervolle gedachte. Maar het is prima om wat stress weg te nemen van taken die geen inkomsten opleveren.

Het beheren van uw boeken is tijdrovend en levert geen geld op. U hebt een effectieve manier nodig om met boekhouding om te gaan, zodat u uw bedrijf weer kunt runnen zonder boekhoudfouten te veroorzaken.

Overweeg alleen een accountant voor kleine bedrijven te vinden als u er een nodig heeft. Het belastingseizoen en wanneer u uw bedrijf uitbreidt, zijn bijvoorbeeld geweldige tijden om met een accountant samen te werken. Accountants begrijpen de details in uw boeken en kunnen u adviseren bij belangrijke beslissingen.

Als het gaat om de boekhouding voor kleine bedrijven, wees dan niet bang voor online automatisering. Gebruik boekhoudsoftware om uw boeken te stroomlijnen. De software berekent rekeningsaldi voor u, zodat u transacties snel kunt vastleggen.

U kunt in een paar eenvoudige stappen geld bijhouden met de online boekhoudsoftware van Patriot. Krijg geautomatiseerde en nauwkeurige gegevens met gratis, in de VS gebaseerde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.