Uw bedrijf leeft en sterft door uw vermogen om producten te kopen en verkopen met een concurrerende marge. Maar u mag als vanzelfsprekend aannemen waarom boekhouden belangrijk is voor de gezondheid van uw bedrijf. Verschillende fouten, zoals weglatingen, kunnen het bijhouden van nauwkeurige boeken in de weg staan

Onnauwkeurige financiële gegevens maken het meten van winstgevendheid en het indienen van belastingen voor kleine bedrijven veel moeilijker dan nodig is.

Lees verder voor een overzicht van boekhoudfouten, uitleg van gedeeltelijke en volledige weglatingen en handige voorbeelden zodat u deze fouten kunt vermijden en uw boeken op orde kunt houden.

Wat is een boekhoudfout?

Een boekhoudkundige fout is elk type fout dat van invloed is op boekhoudkundige boekingen. Boekhoudfouten zijn niet opzettelijk en kunnen gemakkelijk worden verholpen als ze op tijd worden opgemerkt.

Je moet oppassen voor fouten van:

• Originele inzending: Het verkeerde bedrag is op een rekening geboekt
• Duplicatie: De boeking wordt twee keer gedebiteerd of gecrediteerd
• Invoer omkering: Het debet wordt ingevoerd als een credit en vice versa
• Commissie: De af- of bijschrijvingen worden op de juiste rekening geboekt, maar in het verkeerde grootboek
• Omissie: De transactie vindt plaats, maar een invoer wordt slechts gedeeltelijk gedaan of wordt volledig weggelaten

Over het algemeen treden deze fouten op vanwege een ongeorganiseerde werkruimte, een gebrek aan interne controles (bijvoorbeeld regels en voorschriften voor het omgaan met financiële informatie) of een overwerkte boekhouder.

Er zijn eenvoudige manieren om de meeste fouten te vermijden, die we hieronder zullen bespreken. Maar laten we eerst fouten van weglating definiëren.

Wat zijn weglatingsfouten?

Er zijn twee soorten weglatingsfouten, een gedeeltelijke fout en een volledige fout. Beide hebben iets gemeen:er is een item uit het grootboek weggelaten. Maar de twee fouten komen over het algemeen op verschillende plaatsen in de boekhoudcyclus voor. De boekhoudcyclus bestaat uit acht stappen:

1. Transacties identificeren
2. Transacties registreren als journaalboekingen
3. Boeken in het grootboek boeken
4. Een niet-gecorrigeerde proefbalans voorbereiden
5. Op zoek naar redenen voor een onbalans
6. Aanpassingen maken
7. Financiële overzichten maken
8. Uw boeken sluiten

Deelfouten treden op wanneer u transacties registreert als journaalboekingen (#2) of wanneer u boekingen boekt in het grootboek (#3). Dit zijn schrijffouten. Als u of uw accountants overwerkt of ongeorganiseerd zijn of geen interne controle hebben, zult u waarschijnlijk ergens in het jaar enkele gedeeltelijke fouten aantreffen.

Volledige fouten gebeuren vaak bij het identificeren van transacties (#1) omdat de transactie en het bijbehorende papieren spoor volledig over het hoofd wordt gezien, misplaatst of verloren gaat. Hier gelden dezelfde redenen voor een gedeeltelijke fout:overwerkte boekhouders, ongeorganiseerde processen en werkruimte en een gebrek aan interne controles.

Wat is een gedeeltelijke weglatingsfout?

Een gedeeltelijke weglatingsfout treedt op wanneer slechts één deel van de transactie wordt geregistreerd, ofwel debet of credit, maar niet beide.

Een verkooptransactie op krediet wordt bijvoorbeeld geregistreerd voor Cheers Bar in het verkoopboek, maar wordt weggelaten uit het account van Sam Malone (de eigenaar). Met één vermelding die ontbreekt, houden de twee elkaar niet in evenwicht. Dit heeft gevolgen voor de proefbalans.

Wat is een volledige fout van weglating?

Een volledige weglatingsfout treedt op wanneer een transactie helemaal niet wordt geregistreerd. Deze fouten komen vaak voor als u niet voorzichtig bent met uw bonnen. Een complete fout is moeilijk te herkennen. Alles lijkt correct in evenwicht te zijn, aangezien er geen registratie is van tegoeden of afschrijvingen om in evenwicht te brengen.

Laten we nog eens kijken naar ons voorbeeld van Cheers Bar. Nadat de verkooptransactie op krediet heeft plaatsgevonden, verdwijnen de bon en alle herinneringen aan de verkoop. Meneer Malone heeft nog steeds de goederen die hij op krediet heeft gekocht, maar omdat hij vergeten is deze te noteren, herinnert hij zich niets van de verkoop of van de krediettermijn. Volledige fouten bij het weglaten zijn moeilijk te herkennen. Meestal zullen uw schuldeisers of debiteuren u op de hoogte stellen van het probleem.

Invoer corrigeren:de fout goedmaken

Het maken van een fout of omissie is niet het einde van de wereld voor uw boekhoudteam. Er zijn een paar eenvoudige manieren om een ​​corrigerende invoer te gebruiken om deze fouten te herstellen.

Voor gedeeltelijke fouten of weglatingen, voegt u gewoon de bijbehorende boeking toe en zorgt u ervoor dat uw debet- en creditboekingen in evenwicht zijn.

Voor fouten van volledige weglating hangt de corrigerende invoer af van wanneer u de fout opmerkt. Als u de fout opmerkt voordat u uw boeken sluit, kunt u de boeking eenvoudig toevoegen aan uw grootboek. Maar als u de fout te laat opmerkt, moet u deze terugdraaien en een verhaal achterlaten waarin de fout wordt uitgelegd.

Hoe fouten te voorkomen

Maak je geen zorgen als je je zorgen maakt over boekhoudfouten. Er zijn een paar dingen die je kunt doen om deze fouten te voorkomen:

• Zorg voor orde. Maak een gedetailleerd proces voor het verwerken en invoeren van uw bonnen. Ga digitaal als het moet en leer hoe u bonnen elektronisch kunt ordenen. Denk ook na over het maken van een schema voor het invoeren van uw bonnen.
• Verbeter uw interne controles . Zorg ervoor dat uw bedieningselementen gedetailleerd en duidelijk genoeg zijn om te begrijpen.
• Bekijk transacties regelmatig. Houd maandelijkse of zelfs wekelijkse beoordelingen. Hoe vaker u uw transacties controleert, hoe eerder u fouten opmerkt (en helpt voorkomen).
• Maak een proefbalans voordat u uw balans definitief maakt. Een proefbalans is als een oefenrun - het heeft geen invloed op uw algehele status als er iets misgaat. Als u zich realiseert dat uw afschrijvingen en tegoeden niet overeenkomen, is dat geen probleem. Het enige wat u hoeft te doen is de fouten te vinden en deze op te lossen, zodat uw aangepaste proefbalans overeenkomt.