Staat uw kleine onderneming vol met papieren documenten? Wanneer u op papier vertrouwt om de bedrijfsfinanciën bij te houden, verspilt u vaak tijd en middelen. Volg voor een efficiënt boekhoudproces onze tips om een papierloos kantoor te creëren.
Papierloze boekhouding kan uw kleine onderneming tijd en geld besparen. U kunt de hoeveelheid papier die u gebruikt verminderen door een paar eenvoudige wijzigingen aan te brengen. Hier zijn zes stappen om over te stappen naar een papierloos kantoor.
Het is een goed idee om meer dan één kopie van uw financiële documenten te hebben. U verkleint het risico dat u één document beschadigt en belangrijke informatie verliest. Maar het maken van meerdere papieren kopieën van uw financiële documenten kost geld. En u verdubbelt de hoeveelheid opslagruimte die nodig is voor administratief papierwerk.
In plaats van meer dan één papieren exemplaar te bewaren, maakt u een digitale back-up van documenten op uw computer. Door documenten elektronisch in te dienen, voorkomt u onnodig papierwerk. Dit is een van de vele voordelen van papierloos kantoor. U kunt nog steeds zoveel documenten afdrukken als u wilt wanneer u ze nodig hebt. Scan en bewaar ook klantbestellingen, ontvangstbewijzen en andere documenten op uw computer.
Een back-up maken van documenten op uw computer is een van de belangrijkste best practices voor papierloze boekhoudkantoren. Door dit te doen, wordt voorkomen dat informatie verloren gaat. Door documenten online op te slaan, voorkomt u dat u informatie verliest als uw computer crasht. U kunt ook een geheugenstick of externe harde schijf gebruiken om een back-up te maken van boekhoudpapier.
Als je er nog geen hebt, open dan een aparte zakelijke bankrekening. Een bankrekening die alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, scheidt persoonlijke en zakelijke fondsen. Zodra u uw zakelijke rekening heeft geopend, meldt u zich aan voor online bankieren.
Met online bankieren als onderdeel van uw papierloze boekhoudsysteem bent u minder tijd kwijt aan het rennen naar de bank en het uitschrijven van cheques. U kunt rekeningen betalen, geld overboeken naar verschillende rekeningen en uw bankafschrift bekijken met online bankieren. Met een online bankrekening heeft u 24 uur per dag toegang tot uw afschrift zonder dat u hoeft te wachten op een papieren exemplaar per post.
Als eigenaar van een klein bedrijf moet u alle transacties van uw bedrijf registreren. Als u geld met de hand bijhoudt, overweeg dan om over te stappen op online boekhoudsoftware. Dit is een van onze beste tips voor papierloos kantoor, omdat boekhoudsoftware de hoeveelheid papierwerk in uw bedrijf vermindert en tijd bespaart.
Cloud-boekhoudsoftware slaat financiële informatie op internet op. Je hebt toegang tot je boeken vanaf elk apparaat met een internetverbinding. Door uw transacties in de software in te voeren, berekent het programma automatisch de totalen voor u. Het softwarebedrijf moet veiligheid en nauwkeurigheid garanderen.
Financiële overzichten helpen u de voortgang bij te houden en beslissingen te nemen. Papieren verklaringen kunnen echter hinderlijk zijn. Handmatig verklaringen maken kost tijd en kan uw informatie vatbaar maken voor fouten.
Kies in plaats daarvan een softwareprogramma waarmee u financiële overzichten kunt maken. De software automatiseert de informatie die u invoert, waardoor u nauwkeurige eindsaldi krijgt. De tijdwinst bij het maken van digitale overzichten is een ander voorbeeld van de vele voordelen van papierloos kantoor. De overzichten zijn uniform, zodat u de financiële gezondheid van de ene maand gemakkelijk kunt vergelijken met de andere.
Als u een papieren exemplaar van de verklaring nodig heeft, kunt u deze afdrukken. Anders worden de afschriften online opgeslagen voor wanneer u ze nodig heeft.
Als u geen software gebruikt, kunt u online een applicatie gebruiken of er een op uw desktop installeren om overzichten te maken voor uw papierloze werkplek. U kunt bijvoorbeeld uitspraken maken in een Excel-spreadsheet. Door formules in te voeren, berekent de spreadsheet automatisch de totalen. De afschriften worden digitaal bewaard totdat u ze moet afdrukken.
Een effectief facturatiesysteem is van cruciaal belang voor uw kleine onderneming. U wilt geen tijd en geld verspillen aan het innen van het aan u verschuldigde geld vanwege slechte betalingsvoorwaarden voor facturen. Het verzenden van digitale facturen kan een oplossing zijn voor tijdrovende en dure factureringsproblemen.
Door facturen digitaal te verzenden, hoeft u geen papier, enveloppen of portokosten meer te kopen. U kunt klanten factureren via e-mail of een softwareprogramma met een factureringsfunctie gebruiken. Elektronische facturen bieden u een consistent factuursjabloon, zodat u niet elke factuur helemaal opnieuw hoeft te beginnen. Klanten ontvangen sneller elektronische facturen dan facturen per post, dus u wordt mogelijk eerder betaald door elektronische facturering op te nemen in uw papierloze boekhoudsysteem.
U moet federale belastingen betalen voor uw kleine onderneming. Belastingen kunnen onder meer inkomstenbelasting, belasting op zelfstandigen en omzetbelasting omvatten. Registreer u bij EFTPS voor een gemakkelijke manier om federale belastingen te betalen.
Het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) is een gratis service waarmee u online federale belastingen kunt betalen. U kunt de EFTPS gebruiken om alle federale belastingen te betalen. Meld u aan voor EFTPS via de IRS met behulp van uw belastingbetaleridentificatienummer, bankrekening- en routeringsnummers en naam en adres. Volg daarna de stapsgewijze instructies om federale belastingbetalingen te doen.
Heeft u een eenvoudige manier nodig om uw boeken voor kleine bedrijven op een papierloze werkplek te bewaren? Patriot's online boekhoudsoftware is gemakkelijk te gebruiken en gemaakt voor de niet-accountant. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.