Als u werknemers heeft, is onkostendeclaratie een belangrijk onderdeel van uw boekhoudproces. Onkostendeclaraties bieden flexibiliteit en maken het voor werknemers gemakkelijker om hun werk te doen. Maak een beleid voor uitgavenrapporten om uw bedrijf tijd en geld te besparen.
Onkostendeclaraties worden gebruikt om aankopen bij te houden die werknemers voor uw bedrijf doen. Zodra de werknemer de aankoop heeft gedaan, moet hij een zakelijke onkostendeclaratie invullen en bij u indienen. Veelvoorkomende zakelijke kosten op een onkostennota zijn onder meer:
Werknemers zijn niet verantwoordelijk voor het uit eigen zak betalen van uw bedrijfskosten. Wanneer een werknemer een zakelijke aankoop doet, zoals zakelijke reizen en entertainment, betaal dan een vergoeding of geef een voorschot.
Bij een vergoeding gebruikt de werknemer zijn geld om de aankoop te doen, en jij betaalt ze terug. Bij een voorschot geeft u de werknemer geld. Vervolgens doen ze de aankoop. Het voorschot wordt afgetrokken van het aankoopbedrag op de onkostennota.
Aankopen op onkostennota's zijn zakelijke uitgaven, geen onderdeel van de loonlijst. Zijn vergoede kosten belastbaar? U houdt of betaalt geen loonbelasting over een werknemersvergoeding. U betaalt het bedrag van de vergoeding aan de werknemer en boekt dit als beroepskost in uw boekhouding.
Er is geen standaard manier om een zakelijke onkostennota in te vullen. U kunt het rapport aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Maar u moet de volgende informatie opnemen voor het nauwkeurig volgen en vergoeden van onkosten voor kleine bedrijven:
U kunt een formulier of sjabloon verstrekken dat werknemers kunnen indienen. Werknemers kunnen een onkostenoverzicht op papier of online invullen.
Het gebruik van een standaardformulier maakt vergoedingen eenvoudiger voor u en uw medewerkers. Probeer dit voorbeeld van een onkostendeclaratie voor uw kleine bedrijf.
Maak een beleid voor zakelijke onkostendeclaraties om nauwkeurig en compliant te blijven. Werknemers dienen de procedures in de polis te volgen bij het aanvragen van vergoedingen. Het beleid moet de volgende informatie bevatten:
Maak vergoedingen gemakkelijk voor medewerkers en uzelf. Een ingewikkeld systeem verspilt tijd en put de productiviteit van uw bedrijf uit. Voorkom kopzorgen en fouten met een eenvoudig, gestroomlijnd proces voor onkostendeclaraties. Neem de volgende secties op in uw polis.
Onkostenrichtlijnen brengen in kaart welke aankopen u wel en niet vergoedt. En het verklaart de situaties waarin een werknemersvergoeding nodig is.
In de rubriek onkostenrichtlijnen wordt duidelijk weergegeven wat voor vergoeding in aanmerking komt. U kunt bijvoorbeeld eisen dat werknemers de goedkoopste reisoptie kiezen. Of je zou kunnen zeggen dat je werknemers alcoholische dranken niet vergoedt.
U hoeft niet elk item op te sommen dat werknemers wel en niet vergoed kunnen krijgen. Maar u moet belangrijke beperkingen en details opnemen over wat u bereid bent terug te betalen.
Het tijdsbestek laat zien hoe snel medewerkers onkostendeclaraties moeten indienen. En het legt uit hoe snel u werknemers vergoedt nadat ze rapporten hebben ingediend.
Houd onkostendeclaraties in beweging voor een effectief terugbetalingsproces. Hoe sneller u de rapporten ontvangt, hoe gezonder de cashflow van uw kleine onderneming. En medewerkers willen snel worden vergoed. Neem redelijke tijdlijnen op in uw beleid om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit.
Laat werknemers voor grote uitgaven uw goedkeuring vragen voordat ze artikelen kopen. Op die manier kunt u de vergoedingen controleren en ervoor zorgen dat werknemers niet te veel uitgeven. U wilt bijvoorbeeld het bedrag van een vliegticket goedkeuren, aangezien deze over het algemeen duur zijn. Laat werknemers goedkeuringen toevoegen aan hun onkostendeclaraties.
Voor een succesvol onkostendeclaratiesysteem is een goede administratie essentieel. Werknemers moeten bewijsstukken voor aankopen bewaren, zoals zakelijke bonnen en facturen. Laat ze notities op bonnen schrijven, zoals hun naam en de reden voor de uitgave of het taaknummer. Wanneer een werknemer een uitgavenrapport indient, moet hij er bewijsstukken aan toevoegen.
Een eenvoudige manier nodig om uw zakelijke uitgaven vast te leggen? De online boekhoudsoftware van Patriot is gebruiksvriendelijk en gemaakt voor de niet-accountant. We bieden gratis, in de VS gevestigde ondersteuning. Probeer het vandaag nog gratis.
Onkostenbeheer doen voor een startup of een klein bedrijf
10 tips voor het starten van een klein bedrijf
4 seizoensgebonden boekhoudtips voor eigenaren van kleine bedrijven
Bijhouden van kleine bedrijven voor seizoensbedrijven
Boekhouding voor eigenaren van kleine bedrijven
7 tips voor uw kredietaanvraag voor kleine bedrijven
Verkoopprognoses voor eigenaren van kleine bedrijven