Als ondernemer krijgt u waarschijnlijk regelmatig te maken met facturen. Misschien stuurt u ze naar uw klanten. Of misschien heb je ze in het verleden ontvangen voor het doen van aankopen. Hoe dan ook, als u van plan bent uw klanten te factureren, moet u solide betalingsvoorwaarden voor facturen bedenken.

Wat zijn betalingsvoorwaarden voor facturen?

Een factuur is een document dat een transactie tussen een koper en een verkoper vastlegt. En wanneer u een factuur voor een klant maakt, stelt u betalingsvoorwaarden in zodat de persoon die de factuur ontvangt weet:

• Wanneer de factuur moet worden betaald
• Betalingsvormen (bijv. creditcard, cheque, enz.)
• Hoe te betalen
• Als er boetes of kosten zijn voor te late betalingen
• Andere factuurvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden voor facturen geven de klant informatie over de factuur om hem te laten weten wanneer en hoe hij moet betalen en of er gevolgen zijn voor te late betaling. In wezen zijn betalingsvoorwaarden de richtlijnen die klanten gebruiken om u te betalen voor uw goederen of diensten.

Wat zijn standaard betalingstermijnen voor facturen? Veel bedrijven hebben een termijn van 30 dagen waarbij de betaling 30 dagen na de factuurdatum moet worden voldaan. Uw bedrijf kan echter de voorwaarden kiezen die u wilt.

Belang van factuurvoorwaarden in het bedrijfsleven

Het uiteindelijke doel van elk bedrijf is om betaald te worden. Maar u kunt niet verwachten dat u wordt betaald als uw factuurvoorwaarden laks zijn.

Uw voorwaarden beschrijven de details van de betaling voor uw klanten. Hoe sterk uw voorwaarden zijn, kan van invloed zijn op:

• Betalingstijdstip
• Cashflow
• Werkkapitaal

Als u de betalingsvoorwaarden van uw facturen niet voor uw klanten op tafel legt, kan het gebeuren dat uw bedrijf moeite heeft om het hoofd boven water te houden. Om nog maar te zwijgen van het feit dat u waarschijnlijk klanten moet achtervolgen voor betaling, wat geen enkel bedrijf wil doen.

Het niet strikt zijn met uw betalingsvoorwaarden en het bedenken van een solide plan kan veel problemen veroorzaken voor uw bedrijf. Het is dus het beste om uw voorwaarden te verfijnen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf wordt betaald.

8 Tips voor de betalingsvoorwaarden van facturen

Wilt u de betalingsvoorwaarden van uw kleine onderneming voor facturen perfectioneren? Bekijk enkele tips om uw voorwaarden te verbeteren.

1. Bespreek de betalingsvoorwaarden vroeg

Het laatste wat u wilt doen, is uw klanten in het ongewisse laten over de betalingsvoorwaarden voor facturen. Dus in plaats van vragen over betalingstermijnen als de pest te vermijden, wees transparant over uw algemene voorwaarden.

Wanneer u een nieuwe klantrelatie start, wees dan open en eerlijk over uw voorwaarden, vooral als de klant daarom vraagt. Wees tijdens het proces duidelijk over uw betalingsvoorwaarden en wacht niet tot u de factuur verstuurt om deze te bespreken.

2. Zorg ervoor dat uw factuur de essentiële zaken vermeldt

Uw factuur moet duidelijk zijn voor uw klanten. Als een klant uw factuur moeilijk kan begrijpen, kan het langer duren voordat u de betaling ontvangt. Zorg ervoor dat u alle essentiële details opsomt voordat u facturen verstuurt:

• Factuurdatum
• Factuurnummer, indien van toepassing
• Vervaldatum
• Product- of service-informatie (bijv. hoeveelheid en prijs van elk)
• Omzetbelasting, indien van toepassing
• Kortingen, indien van toepassing
• Eventuele aanvullende opmerkingen en opmerkingen
• Uw contactgegevens
• Betalingsinformatie (bijvoorbeeld hoe te betalen, betalingstypes die u accepteert, enz.)
• Vergoedingen voor te late betaling als de factuur niet op tijd wordt betaald, indien van toepassing
• Kortingsinformatie voor vroege betaling, indien van toepassing

Controleer voordat u elke factuur verzendt of ze juist zijn om er zeker van te zijn dat u geen fouten maakt.

3. Factureer zo snel mogelijk

Om ervoor te zorgen dat u snel wordt betaald, moet u uw klanten zo snel mogelijk factureren. Hoe eerder uw klant een factuur ontvangt, hoe eerder u uitbetaald kunt worden.

Stuur een factuur zodra je een klus hebt afgerond of een product hebt afgeleverd. Gebruik online boekhoudsoftware om facturen te maken en te volgen om het proces te versnellen.

4. Bied een verscheidenheid aan betalingsopties

Hoe moeilijker het is voor een klant om u te betalen, hoe moeilijker het zal zijn om betaald te worden. Om het u en uw klanten gemakkelijk te maken, biedt u, indien mogelijk, verschillende betalingsopties voor facturen aan.

U kunt klanten de mogelijkheid geven om online met een creditcard of bankpas te betalen of door een cheque te sturen. En als u software gebruikt (bijv. boekhoudsoftware), kunt u klanten mogelijk met een klik op de knop een directe link sturen om u te betalen (bijv. e-mail).

Als u uw betalingsopties wilt stroomlijnen, kunt u software aanschaffen om het betalen van facturen voor uw klanten gemakkelijk te maken. En kijk of u een manier kunt instellen waarop klanten automatische betalingen kunnen doen.

5. Bied kortingen bij vroege betaling

Overweeg om vroegbetalingskortingen aan te bieden om klanten aan te moedigen sneller te betalen. U kunt bijvoorbeeld een korting van 2% aanbieden als de klant de factuur binnen 10 dagen betaalt (d.w.z. 2/10 netto 30 dagen).

Klanten factuurkortingen aanbieden voor vroege betalingen kan ook:

• Klantrelaties versterken
• Help bij het opbouwen van loyaliteit bij de klant

Als u van plan bent een korting aan te bieden, neem dan even de tijd om veelvoorkomende kortingsbedragen te onderzoeken om te bepalen welke vroegbetalingskorting ideaal is voor uw klanten en bedrijf.

6. Achterstallige betalingen volgen

Wat u ook doet, zorg ervoor dat u achterstallige betalingen bijhoudt. Anders kunnen laatbetalers door de kieren glippen en loopt u mogelijk betalingen mis.

U kunt late betalingen handmatig volgen (bijvoorbeeld een spreadsheet) of met behulp van boekhoudsoftware. Als u boekhoudsoftware gebruikt, kunt u over het algemeen een rapport opvragen, zoals een ouderdomsrapport van debiteuren, om te zien welke facturen achterstallig zijn.

Analyseer uw rapport en bepaal welke facturen achterstallig zijn en neem contact op met de klant voor betaling.

7. Maak een plan wanneer klanten niet betalen

Dus, wat gaat u doen als een klant niet betaalt voor diensten of producten? Bedenk een solide spelplan voor het geval dit gebeurt.

Om klanten achterstallige facturen te laten betalen, kunt u:

• Stuur betalingsherinneringen voor facturen (of koop software die het duwtje in de rug voor u doet)
• Neem rechtstreeks contact op met laatbetalers via telefoon, e-mail, enz.
• Bied achterstallige betalers een betalingsplan om factuurbetalingen op te splitsen
• Een incassobureau inhuren

Wat je ook doet, zorg ervoor dat je plan professioneel en begripvol is. Je weet nooit waarom een ​​klant niet betaalt (hint:misschien zijn ze het gewoon vergeten). Werk samen met uw laat betalende klanten om een ​​oplossing te vinden die zowel voor u als voor hen werkt, zodat u de relatie niet vervuilt.

8. Houd gedetailleerde gegevens bij

Zoals met alles in de boekhouding, houdt u gedetailleerde gegevens bij van schattingen, facturen, factuurbetalingen en informatie over te late betalingen. Op die manier kunt u, als er iets gebeurt of als u een factuur moet controleren, eenvoudig toegang krijgen tot de details via uw administratie.

Voorbeeld betalingsvoorwaarden factuur

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van een factuur met betalingsvoorwaarden, zullen we?

Bekijk hieronder een voorbeeld factuur. Daarop ziet u de betalingstermijn 'Net 60'. Dit betekent dat de klant 60 dagen heeft om de factuur te betalen vanaf de factuurdatum. Hoe hoger de voorwaarden, hoe langer de klant de factuur moet betalen.

Dit artikel is bijgewerkt vanaf de oorspronkelijke publicatiedatum van 27 september 2016.