Langlopende huurovereenkomsten met betrekking tot terreinen of gebouwen bevatten vaak opnamebepalingen. Dit geldt met name in de context van commerciële leasing. De opnamebepaling stelt beide partijen in staat om de huurovereenkomst of een kennisgeving van de huurovereenkomst met de provincie vast te leggen. Het algemene doel van het laten vastleggen van een huurovereenkomst is het creëren van een prioritair belang in de openbare registers met betrekking tot het gehuurde.
Elke provincie heeft een landregistratiefunctionaris aangesteld, vaak een county recorder genoemd, om openbare registers bij te houden met betrekking tot het eigendom en de titel van al het onroerend goed dat zich in die provincie bevindt. Het landregistratiekantoor van de provincie bewaart kopieën van alle geregistreerde documenten die betrekking hebben op elk type interesse in onroerend goed, en deze geregistreerde documenten zijn beschikbaar voor openbare inspectie en onderzoek.
Het vastleggen van een huurovereenkomst betekent een kopie van de huurovereenkomst indienen bij het plaatselijke landregistratiekantoor. Het landregistratiekantoor zal een kleine registratievergoeding in rekening brengen en zal de bovenkant van de huurovereenkomst afstempelen met een registratiestempel die de datum, tijd en het invoernummer van het geregistreerde document aangeeft. De provincie houdt vervolgens een index bij van alle geregistreerde documenten, zodat het grote publiek deze documenten kan doorzoeken en beoordelen.
Veel staatsstatuten bepalen dat opname nodig is om onroerend goed op lange termijn te creëren. Bepaalde belangen in land kunnen ongeldig zijn als ze niet zijn geschreven in een document dat bij de provincie is geregistreerd. Bovendien, als de eigenaar van het onroerend goed het onroerend goed verkoopt en de huurovereenkomst niet is vastgelegd, is de toekomstige eigenaar van het onroerend goed niet gebonden aan de voorwaarden van de huurovereenkomst. Opname stelt alle toekomstige onroerendgoedaankopen op de hoogte dat de huurovereenkomst bestaat, waardoor alle toekomstige kopers van onroerend goed gebonden zijn aan de voorwaarden van de huurovereenkomst als zij het gehuurde onroerend goed van de verhuurder kopen.
Sommige verhuurders of huurders willen niet dat alle voorwaarden van de huurovereenkomst openbaar worden gemaakt. De huurovereenkomst kan vertrouwelijke informatie bevatten die de verhuurder of huurder privé wil houden. Dienovereenkomstig is het gebruikelijk om een kennisgeving van een huurovereenkomst op te nemen die de huurovereenkomst in het algemeen identificeert, maar niet de huurovereenkomst zelf. Het opnemen van een kennisgeving beschermt het prioritaire belang van de huurovereenkomst zonder de privévoorwaarden van de huurovereenkomst bekend te maken.